2026年生物科技服务公司应付账款管理制度

2026年生物科技服务公司应付账款管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司应付账款的确认、核算、支付、对账与清理等全流程管理工作，保障公司资金安全与运营稳定，提高资金使用效率，防范付款风险与财务损失，维护公司与供应商的良好合作关系，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《中华人民共和国票据法》等相关法律法规，结合生物科技服务行业采购频繁（实验试剂、耗材、设备等）、技术服务外包较多的业务特性及公司实际运营需求，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有应付账款的管理工作，涵盖因采购货物（实验试剂、耗材、仪器设备、办公用品等）、接受劳务（技术服务、检测服务、运维服务等）、租赁资产等经营活动产生的，应向供应商、服务商、出租方等支付的款项；同时适用于所有参与应付账款管理的部门及员工，包括财务部门、采购部门、各业务部门、仓储部门及相关管理人员、经办人员。第三条核心原则合规合法原则：严格遵守国家相关法律法规及公司财务管理制度，确保应付账款确认、核算、支付等全流程操作合规，付款凭证真实、完整、有效。权责清晰原则：明确各部门及人员在应付账款管理中的职责权限，做到“谁经办、谁负责，谁审核、谁担责”，确保各项管理工作有序落地。精准高效原则：建立规范的应付账款确认与核算机制，确保账务处理及时、准确；优化付款审批流程，在保障风险可控的前提下提升付款效率，维护合作关系。风险可控原则：加强应付账款全流程风险管控，严格审核付款依据，防范虚假付款、重复付款、超额付款等风险，保障公司资金安全。动态管理原则：定期开展应付账款对账与清理工作，及时跟踪款项支付进度与逾期情况，动态更新应付账款信息，确保账实相符、账账核对。第四条职责分工财务部门：作为应付账款管理的归口管理部门，负责应付账款的确认、核算、账务处理；负责审核付款申请材料的完整性、合规性；负责组织付款执行、资金调度；负责开展应付账款对账工作，编制对账报告；负责应付账款台账的建立与维护；负责监督各部门应付账款管理工作的执行情况。采购部门：负责采购业务的发起、供应商筛选与管理；负责签订采购合同，明确付款条款；负责跟踪采购货物/服务的交付进度；负责收集采购相关凭证（采购合同、订单、验收单等），提交付款申请；负责配合财务部门开展对账工作，协调处理与供应商的款项争议。各业务部门：负责根据业务需求提出采购或服务需求，参与供应商评估；负责对接受的货物/服务进行验收，出具验收证明；负责提供业务相关的付款依据，配合财务部门与采购部门审核付款申请；负责跟踪本部门相关应付账款的支付进度，及时反馈业务需求。仓储部门：负责对采购入库的货物（实验试剂、耗材、设备等）进行数量核对、质量检验，出具入库单；负责维护库存台账，配合采购部门与财务部门核实货物验收情况。管理层：负责按照权限审批应付账款付款申请，对重大付款事项进行决策；负责监督应付账款管理制度的执行效果，协调解决管理过程中的重大问题。第二章应付账款的确认与核算第五条确认依据与条件应付账款的确认需以真实的交易为基础，同时满足以下条件：采购的货物已验收合格并入库（或已实际使用）、接受的劳务已完成并验收合格；相关采购合同、订单、验收单、发票等凭证齐全且真实有效；付款义务已明确，金额能够可靠计量。不同业务类型应付账款的确认依据：（1）货物采购：需提供采购合同、采购订单、入库单、验收单、供应商开具的合法有效发票等凭证；（2）劳务接受：需提供服务合同、服务订单、服务验收单、服务商开具的合法有效发票等凭证；（3）资产租赁：需提供租赁合同、租赁费用结算单、出租方开具的合法有效发票等凭证。第六条核算规范财务部门应在收到完整、合规的付款依据后，及时进行应付账款的账务处理，按照供应商名称、业务类型、付款期限等设置明细科目，确保核算精准、清晰，便于后续对账与查询。对于已确认的应付账款，财务部门需建立应付账款台账，详细记录供应商名称、业务内容、金额、付款期限、已付款金额、未付款金额、发票号码、合同编号等信息，确保台账信息与账务系统一致。应付账款金额发生调整（如折扣、折让、退货、索赔等）时，财务部门需根据相关协议、证明材料及时调整账务与台账信息，并留存调整依据，确保调整合规、可追溯。月末、年末，财务部门需对各应付账款明细科目进行汇总核对，编制应付账款余额表，确保账账相符、账实相符；对逾期未付的应付账款，需单独标注并分析原因，及时反馈给相关部门与管理层。第三章付款申请与审批第七条付款申请条件申请付款需同时满足以下条件：应付账款已确认，相关货物/服务已验收合格；供应商已按合同约定开具合法有效、信息完整的发票；付款申请材料齐全、规范；付款期限已到（或符合合同约定的付款条件）。特殊情况下（如紧急采购、预付款项等）需提前付款的，需提供充分的理由说明及相关证明材料，经严格审批后执行；预付款项需在合同中明确约定支付比例、支付条件及后续发票开具要求，避免资金风险。第八条申请材料要求经办人员申请付款时，需提交《付款申请表》，详细填写供应商名称、开户银行、银行账号、付款金额、付款用途、合同编号、发票号码、申请部门、申请人等信息。同时需附以下证明材料（复印件需加盖申请部门公章并注明“与原件一致”）：（1）采购业务：采购合同、采购订单、入库单、验收单、供应商发票；（2）服务业务：服务合同、服务验收单、服务商发票；（3）租赁业务：租赁合同、费用结算单、出租方发票；（4）预付款业务：采购/服务合同、预付款申请说明、供应商收款账户信息；（5）其他业务：相关合同协议、费用结算凭证、合法有效发票等。申请材料需确保真实、完整、清晰，关键信息（金额、日期、供应商名称等）无涂改、无遗漏；对材料不齐全或不符合要求的，财务部门有权退回，要求经办人员补充完善。第九条审批流程与权限应付账款付款审批流程：经办人员提交付款申请及相关材料→部门负责人审核（审核业务真实性、材料完整性）→采购部门审核（采购业务相关，审核合同履行情况、价格合规性）→财务部门审核（审核账务准确性、发票合规性、付款金额准确性）→管理层审批（按付款金额分级审批）→财务部门执行付款。分级审批权限（可根据公司实际情况调整）：（1）单笔付款金额在规定小额标准以下的，经部门负责人、财务部门负责人审批同意后执行；（2）单笔付款金额在小额标准以上、重大金额标准以下的，经部门负责人、采购部门负责人（采购业务）、财务部门负责人、分管管理层审批同意后执行；（3）单笔付款金额在重大金额标准以上的，经部门负责人、采购部门负责人（采购业务）、财务部门负责人、分管管理层、公司主要负责人审批同意后执行。审批人员需严格审核付款申请材料，对业务真实性、合规性、付款必要性进行判断，发现问题及时提出，严禁违规审批；对审批通过的付款申请，需签署明确的审批意见，承担审批责任。第四章付款执行与管理第十条付款计划与资金调度财务部门根据已审批的付款申请、公司资金状况及经营需求，制定月度付款计划，合理调度资金，优先保障重要供应商、紧急款项的支付，确保资金使用高效、有序。付款计划需经财务部门负责人审核、分管管理层审批同意后执行；执行过程中如需调整，需说明调整原因，按原审批流程审批后调整。第十一条付款方式选择付款方式包括银行转账、银行承兑汇票、商业承兑汇票等，财务部门根据合同约定、供应商需求及公司资金管理要求选择合适的付款方式。采用银行转账方式付款的，需严格核对供应商开户银行、银行账号、户名等信息，确保信息准确无误；采用票据方式付款的，需严格遵守票据管理相关规定，规范票据的开具、背书、交付流程，建立票据台账，跟踪票据到期情况。第十二条付款执行规范财务部门付款经办人员根据审批通过的付款申请及付款计划，在财务系统中录入付款信息，经财务部门负责人复核确认后，办理付款手续；付款完成后，及时打印付款凭证，作为账务处理的依据。付款过程中如发现供应商账户信息错误、无法付款等问题，需及时通知经办人员与供应商核实更正，待信息确认无误后重新办理付款；因供应商原因导致付款延迟的，需留存相关沟通记录。付款完成后，财务部门需及时更新应付账款台账，记录付款金额、付款日期、付款方式、付款凭证号等信息，并进行账务处理，冲减相应的应付账款科目。第十三条预付款与质保金管理预付款管理：预付款需严格按照合同约定的比例和条件支付，经办人员申请预付款时，需明确预付款的抵扣方式、抵扣时间及后续发票开具要求；财务部门需跟踪预付款的使用情况，待货物/服务验收合格、收到全额发票后，及时抵扣预付款，办理剩余款项的支付手续。质保金管理：涉及质保金的采购业务（如设备采购），需在合同中明确质保金比例、质保期限、支付条件；质保期内，业务部门需跟踪货物/服务质量，质保期满且无质量问题的，由业务部门出具质保合格证明，经办人员凭证明申请支付质保金；财务部门审核相关材料后，按审批流程办理质保金支付手续。第五章应付账款对账与清理第十四条对账频率与方式财务部门需定期与供应商开展应付账款对账工作，月度对账至少开展一次，年度对账需全面覆盖所有供应商；对交易频繁、金额较大的核心供应商，可根据需求增加对账频率。对账方式包括发送对账函、线上对账、现场对账等，财务部门需根据供应商情况选择合适的对账方式；对账函需明确对账期间、应付金额、已付金额、未付金额等核心信息，经财务部门负责人审核后发送给供应商。第十五条对账流程财务部门每月末整理应付账款明细台账，编制《应付账款对账表》，提交给各供应商进行核对；供应商核对无误后，需在对账表上加盖公章（或财务专用章）确认；供应商对账目有异议的，需在规定时间内提出，并提供相关证明材料。对供应商提出的异议，财务部门需联合采购部门、业务部门开展核实工作，核对合同、订单、验收单、发票、付款凭证等相关材料，明确异议原因；经核实需调整应付账款金额的，财务部门及时调整账务与台账，并将调整结果反馈给供应商。对账工作完成后，财务部门需将加盖供应商公章的对账表、异议处理说明等材料整理归档，作为应付账款管理的依据；年度对账完成后，编制《应付账款年度对账报告》，报财务部门负责人、分管管理层审批备案。第十六条应付账款清理财务部门需定期对逾期未付的应付账款进行清理，每月梳理逾期款项明细，分析逾期原因（如资金不足、材料不全、争议未解决等），编制《逾期应付账款清理表》，明确清理责任部门、责任人及清理期限。对因资金不足导致逾期的，财务部门需纳入后续付款计划，优先调度资金支付；对因材料不全导致逾期的，督促经办人员补充完善材料，及时办理付款审批；对因争议未解决导致逾期的，协调采购部门、业务部门与供应商沟通协商，尽快解决争议，推进付款。对长期挂账的应付账款（如超过两年无交易往来、供应商失联等），财务部门需联合采购部门开展专项清理，核实款项真实性与支付必要性；经核实确实无法支付的应付账款，需按相关会计准则规定进行账务处理，报公司管理层审批后，转入营业外收入。业务部门需配合财务部门开展应付账款清理工作，及时反馈业务进展，提供相关证明材料，确保清理工作顺利推进。第六章票据与凭证管理第十七条发票管理供应商提供的发票需符合国家税收法律法规要求，票面信息完整、准确，包括供应商名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、商品名称/服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息，发票专用章清晰、有效。经办人员收到发票后，需在规定时间内提交给财务部门进行审核；财务部门审核发票的真实性、合规性、完整性，对不符合要求的发票，退回经办人员要求供应商重新开具；对虚假发票、无效发票，坚决不予受理，并及时向管理层汇报。财务部门需建立发票管理台账，记录发票号码、供应商名称、发票金额、开票日期、入账日期、对应应付账款金额等信息，确保发票与应付账款一一对应；发票原件需妥善保管，按会计档案管理规定归档。第十八条合同与其他凭证管理采购合同、服务合同等相关合同协议需由采购部门、业务部门妥善保管，建立合同台账，记录合同编号、供应商名称、合同金额、付款条款、履行情况等信息；合同原件需归档留存，复印件需加盖相关部门公章，作为付款申请的依据。入库单、验收单、服务确认单等凭证需由仓储部门、业务部门规范填写，确保信息完整、准确，签字盖章齐全；相关凭证需及时提交给财务部门，作为应付账款确认与付款审核的依据，按会计档案管理规定归档。付款凭证（银行回单、票据存根等）由财务部门妥善保管，建立付款凭证台账，与应付账款账务处理、付款申请材料一一对应，确保付款流程可追溯。第七章监督与责任追究第十九条监督检查财务部门负责对公司应付账款管理工作开展日常监督检查，重点核查应付账款确认的合规性、付款申请材料的完整性、审批流程的规范性、付款执行的准确性、对账与清理的及时性等，建立监督检查台账，记录检查情况与发现的问题。公司管理层定期组织开展应付账款管理专项监督检查，每年至少开展两次，针对日常监督检查中发现的突出问题、员工反馈的重点问题开展深度核查，评估制度执行效果，提出优化改进建议。建立举报机制，员工发现违反本制度的行为（如虚假付款、重复付款、违规审批、伪造凭证等）时，可向财务部门或公司管理层举报；相关部门接到举报后，需及时开展调查核实，依法依规处理。第二十条责任追究对违反本制度规定，导致公司资金损失、账务混乱、合规风险的部门或个人，公司将根据情节轻重给予相应处理；构成违法犯罪的，依法追究法律责任：经办人员存在以下行为之一的，给予通报批评；造成公司损失的，依法追究赔偿