2026年资源回收公司办公设备全生命周期管理制度

2026年资源回收公司办公设备全生命周期管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范[公司名称]办公设备的管理，提高设备使用效率，降低运营成本，保障公司业务的持续发展，依据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于[公司名称]及所属各单位所有办公设备的采购、验收、使用、维护、报废等全生命周期管理活动。第三条管理原则办公设备管理遵循统一规划、分级负责、全程管控、绿色高效的原则。第四条管理部门及职责行政部：作为办公设备的归口管理部门，负责制定办公设备管理制度和采购计划，组织设备的采购、验收、登记、调配、报废等工作，监督设备的使用和维护情况，定期对设备进行盘点。财务部：负责办公设备采购资金的审核和支付，对设备的资产价值进行核算和管理，参与设备的报废评估工作。各使用部门：负责本部门办公设备的日常使用、保管和维护，建立设备使用台账，及时上报设备故障和损坏情况，配合行政部进行设备的盘点和报废工作。第二章设备采购与验收第五条采购计划编制各部门根据业务需求和实际情况，于每年年底向行政部提交下一年度办公设备采购申请。行政部对各部门的采购申请进行汇总、审核，并结合公司发展规划和预算情况，编制年度办公设备采购计划，报公司领导审批后执行。第六条采购实施办公设备采购应当遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价等方式选择合适的供应商。行政部负责组织办公设备的采购工作，与供应商签订采购合同，明确设备的规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订后，行政部应当及时通知财务部安排资金支付。第七条验收与入库办公设备到货后，行政部应当组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括设备的外观、规格、型号、数量、性能指标等是否符合采购合同的要求。验收合格的设备，由行政部办理入库手续，建立设备台账，登记设备的名称、规格、型号、数量、采购日期、供应商、使用部门、使用人等信息。验收不合格的设备，行政部应当及时与供应商联系，要求其更换或退货，并重新组织验收。第三章设备使用与维护第八条使用规范各部门应当指定专人负责本部门办公设备的使用和管理，建立设备使用台账，记录设备的使用情况。设备使用人应当严格按照设备操作规程进行操作，爱护设备，保持设备的清洁和完好。禁止在办公设备上安装、使用未经授权的软件和硬件，禁止利用办公设备从事与工作无关的活动。设备使用过程中如发现故障或异常情况，应当及时停止使用，并向本部门负责人和行政部报告。第九条日常维护行政部应当建立办公设备维护档案，记录设备的维护情况。设备使用人应当定期对设备进行清洁和保养，如擦拭设备表面、清理设备内部灰尘等。行政部应当定期对办公设备进行检查和维护，及时发现和解决设备故障。对于需要专业维修的设备，应当及时联系供应商或专业维修机构进行维修。第十条故障报修设备使用人发现设备故障后，应当及时向本部门负责人和行政部报告，并填写《设备故障报修单》。行政部接到报修后，应当及时安排人员进行维修。对于无法当场解决的故障，应当向设备使用人说明情况，并告知维修进度。设备维修完成后，设备使用人应当对设备进行验收，确认设备正常运行后，在《设备故障报修单》上签字确认。第十一条设备调拨因工作需要，办公设备在公司内部各部门之间进行调拨时，由调入部门提出申请，经调出部门同意后，报行政部审核，公司领导审批后执行。行政部应当及时更新设备台账，调整设备的使用部门和使用人信息。设备调拨过程中，应当确保设备的完好和安全，避免设备损坏和丢失。第十二条信息安全管理办公设备使用过程中，应当加强信息安全管理，防止信息泄露。设备使用人应当设置设备密码，定期更换密码，禁止将密码告知他人。禁止在办公设备上存储、处理涉密信息和敏感信息。设备维修、报废前，应当对设备中的数据进行备份和清理，确保数据安全。第四章设备报废与处置第十三条报废标准办公设备符合下列条件之一的，可以申请报废：达到规定使用年限，且性能严重下降，无法正常使用的；因损坏无法修复，或修复费用过高，不具有修复价值的；技术落后，能耗过高，不符合环保要求的；其他符合报废条件的。第十四条报废审批设备使用部门根据设备的实际情况，填写《办公设备报废申请表》，经部门负责人签字后，报行政部审核。行政部对《办公设备报废申请表》进行审核，并组织相关部门和人员对设备进行评估，提出评估意见。行政部将审核意见和评估报告报公司领导审批。第十五条报废处置经批准报废的办公设备，由行政部统一进行处置。对于有残值的报废设备，行政部应当通过拍卖、变卖等方式进行处置，处置收入上缴公司财务。对于无残值的报废设备，行政部应当按照国家相关规定进行环保处理，如回收、拆解等。设备报废处置完成后，行政部应当及时更新设备台账，注销设备的资产信息。第五章监督与考核第十六条监督检查行政部应当定期对办公设备的采购、验收、使用、维护、报废等情况进行监督检查，发现问题及时整改。第十七条反馈机制各部门和员工对办公设备管理工作有意见和建议的，可以向行政部反馈。行政部应当及时处理反馈意见，并将处理结果告知反馈人。第十八条考核与奖惩公司将办公设备管理工作纳入各部门的绩效考核范围，对管理工作