人事档案管理系统使用操作指南

人事档案管理系统使用操作指南一、系统应用场景与适用对象本系统适用于企业人力资源部门对员工全生命周期档案的规范化管理，覆盖员工从入职到离职的全流程信息记录与维护。主要应用场景包括：新员工入职档案建立、在职员工信息变更（如岗位调整、联系方式更新）、员工档案查询与统计分析、离职档案归档等。适用对象为企业HR专员、部门负责人及经授权的管理人员，不同角色根据权限分配可操作相应模块。二、核心操作步骤详解（一）员工档案新增（适用于新员工入职）系统登录HR专员使用分配的账号密码登录系统，选择“人事档案管理”模块。进入新增界面“档案管理”菜单下的“新增员工档案”，进入信息填写页面。填写基础信息按要求录入员工基本信息，包括：姓名（某）、性别、出生日期、证件号码号（示例：110，用*号代替部分数字）、民族、政治面貌、学历学位、毕业院校及专业、入职日期、用工形式（如劳动合同制、劳务派遣）、所属部门、岗位名称、薪资标准（基本工资、岗位工资等）。填写合同信息录入劳动合同关键信息：合同编号、合同类型（固定期限/无固定期限）、签订日期、到期日期、试用期起止日期、合同版本号。附件材料“附件”按钮，添加员工证件号码复印件、学历证书、体检报告、离职证明（如有）等材料的扫描件或照片（支持PDF、JPG格式，单个文件不超过5MB）。提交审核确认信息无误后，“提交审核”，系统自动将档案推送至部门负责人或HR主管审核流程。审核通过归档审核人员登录系统，在“待办审核”模块查看档案信息，确认无误后“通过”，档案正式生效并归档；若信息有误，“驳回”并填写原因，HR专员根据原因修改后重新提交。（二）员工信息变更（适用于在职员工信息调整）发起变更申请HR专员或部门负责人登录系统，选择“档案查询”模块搜索目标员工（可按工号、姓名*某等条件检索），“信息变更”按钮。填写变更内容系统展示员工当前信息，修改需变更的字段（如岗位调整、薪资变动、联系方式更新等），变更原因需填写具体说明（如“因部门架构调整，岗位由‘专员’变更为‘主管’”）。变更证明材料如岗位调整需提供《岗位变更审批单》，薪资变动需提供《薪资调整审批表》，扫描后作为附件。提交审批确认变更信息及材料无误后提交，根据企业流程流转至相关负责人审批（如HR总监、分管领导）。更新档案审批通过后，系统自动更新员工档案信息，原历史信息以“变更记录”形式保留，可追溯变更时间、操作人及原因。（三）档案查询与统计单档案查询在“档案查询”模块输入查询条件（员工姓名*某、工号、部门等），“搜索”，系统显示符合条件的员工档案列表，详情可查看完整信息（含历史变更记录）。批量导出在查询结果页面勾选需导出的员工档案，“批量导出”，选择导出格式（Excel/CSV），系统自动文件并，导出内容包含基础信息及合同关键字段（可根据需求自定义导出字段）。统计分析进入“统计分析”模块，选择统计维度（如部门、学历、用工形式、合同到期时间等），系统可视化图表（柱状图、饼图等），支持数据导出为报表，用于人力资源规划（如合同到期预警、学历结构分析）。（四）员工离职办理发起离职流程HR专员在“离职管理”模块录入离职员工信息（姓名*某、工号、离职日期、离职类型如主动离职/合同到期不续签）。更新档案状态系统自动将员工档案状态变更为“离职”，并记录离职原因、交接人、工作交接完成时间等信息。归档离职材料上签《离职证明》《工作交接清单》等材料扫描件，关联至员工档案，离职档案转入“离职人员档案库”，保留查阅权限。三、档案信息模板参考（一）员工基本信息表（系统内嵌模板字段）序号字段名称示例内容备注1工号HR2024001系统自动2姓名*某用*号代替真实姓名3性别男/女下拉选择4出生日期1990-05-15格式：YYYY-MM-DD5证件号码号110*用*号代替部分数字6联系方式5678用*号代替中间4位数字7现居住地址北京市朝阳区XX路XX号详细地址8紧急联系人*某某员工紧急联系人姓名9紧急联系人电话1398765用*号代替中间4位数字10入职日期2024-01-01格式：YYYY-MM-DD11所属部门人力资源部下拉选择部门12岗位名称招聘专员下拉选择岗位13用工形式劳动合同制固定期限/无固定期限/劳务派遣14转正日期2024-04-01格式：YYYY-MM-DD（二）劳动合同信息表（系统内嵌模板字段）序号字段名称示例内容备注1合同编号HT2024001规则：年份+部门缩写+序号2合同类型固定期限合同固定期限/无固定期限/以完成一定任务为期限3签订日期2024-01-01格式：YYYY-MM-DD4到期日期2027-01-01格式：YYYY-MM-DD5试用期起止日期2024-01-01-2024-03-31格式：YYYY-MM-DD至YYYY-MM-DD6岗位名称招聘专员与员工基本信息一致7薪资标准（元/月）8000含基本工资+岗位工资8社保公积金缴纳基数8000按薪资标准申报四、操作规范与常见问题提示（一）操作规范信息准确性：录入员工信息前需核对原件（证件号码、学历证书等），保证姓名、证件号码号、日期等关键信息与材料一致，避免因信息错误导致社保、公积金等业务办理受阻。权限管理：严格使用个人账号登录，不得转借或共用账号；HR专员仅可操作权限范围内的员工档案，部门负责人可查询本部门员工信息，禁止越权操作。数据安全：涉及员工隐私信息（如证件号码号、联系方式、薪资数据）需严格保密，禁止导出无关人员信息或向外部泄露；定期修改系统密码，密码长度不少于8位且包含字母、数字及特殊字符。变更及时性：员工信息（如岗位、薪资、联系方式）变更后，需在3个工作日内完成系统更新，保证档案信息与实际情况同步。附件规范：附件需清晰完整，文件命名规范（如“某_证件号码复印件”“某_学历证书”），便于后续查阅。（二）常见问题处理问题：提交审核后显示“流程节点异常，无法流转”。处理：检查审批人是否已开通系统权限，或联系系统管理员重新配置审批流程。问题：导出的档案信息不完整（如缺少附件）。处理：导出时勾选“包含附件”选项，或重新导出并保证附件已至系统。问题：员工姓名输入错误（如误将“某”录为“某”）。处理：通过“信息变更”模块提交修改申请，证件号码复印件等证明材料，经审批后更正。问题：系统提示“证件号码号重复”。处理：检查是否为重复入职员工，或联系IT部门核实系统内是否存