合同履行情况检查及风险评估工具

合同履行情况检查及风险评估工具一、工具定位与适用价值本工具旨在为企业合同管理提供标准化检查与风险评估通过系统化梳理合同履行全流程，识别潜在风险点，为合同履约监督、风险预警及争议解决提供依据。适用于企业法务、财务、业务及项目管理部门，在日常履约跟踪、阶段性综合审查、重大节点专项检查、纠纷应对前置分析等场景中使用，助力提升合同管理精细化水平，降低履约风险。二、操作流程与实施步骤（一）前期准备：明确检查范围与基础资料确定检查对象与范围根据管理需求明确检查的合同清单（如某季度所有采购合同、特定项目的服务合同等）；界定检查重点（如付款条款、交付义务、质量标准、违约责任等核心条款）；设定检查时间范围（如合同签订日至检查日、特定履约阶段等）。组建检查工作小组成员至少包括：法务（负责条款合规性审查）、业务部门负责人（负责履约实际情况核实）、财务人员（负责付款、发票等资金类条款核对）；明确分工：组长统筹协调，成员按职责分模块检查，保证责任到人。收集整理基础资料合同文本及附件（包括补充协议、技术附件、验收标准等）；履约过程文件（如付款凭证、验收单、交付记录、沟通函件、会议纪要等）；相关外部资料（如行业政策、对方履约能力证明、同类合同案例等）。（二）实施检查：逐条款核对与问题记录条款履行状态核对按合同章节顺序（如“合同主体”“标的物”“履行期限”“付款方式”“违约责任”等），逐项检查条款实际履行情况；示例：针对“付款条款”，需核对付款金额、时间节点、账户信息是否与合同约定一致，财务人员需提供银行转账记录作为证据；针对“交付条款”，需核对交付时间、数量、质量是否满足合同约定，业务部门需提供签收单及验收报告。履行差异标注与原因分析对“已完全履行”“部分履行”“未履行”“存在瑕疵履行”等状态进行分类标注；对存在差异的条款，详细记录差异表现（如“逾期付款10天”“交付数量短缺5%”），并初步分析原因（如“内部资金审批延迟”“对方生产产能不足”“条款表述歧义”等）。潜在风险初步识别结合条款履行差异，标记风险点：对方风险：如逾期交付、质量不达标、付款能力不足等；我方风险：如逾期付款、验收延迟、资料缺失等；外部风险：如政策变化、不可抗力（自然灾害、疫情等）对履约的影响。（三）风险分析与评估：量化风险等级风险等级划分标准高风险：可能导致合同目的无法实现，或造成直接经济损失≥10万元/严重影响企业声誉（如对方核心违约、我方重大违约被起诉）；中风险：可能影响部分合同权益，需及时处理避免升级，造成直接经济损失5万-10万元/（如部分逾期交付、质量瑕疵需返工）；低风险：轻微履约偏差，可限期整改，造成直接经济损失＜5万元/（如单据填写不规范、沟通函件延迟发送）。风险成因与影响深度分析对识别的风险点，从“内部管理流程”“对方履约能力”“外部环境变化”三个维度分析根本原因；评估风险对企业的具体影响（如经济损失、供应链中断、品牌声誉损害、法律诉讼风险等）。形成风险清单汇总所有风险点，明确风险描述、等级、成因及初步影响，为后续整改提供依据。（四）报告输出与整改跟踪编制检查报告报告内容应包括：检查概况（范围、时间、参与人员）、合同履行总体情况、问题清单（条款编号、问题描述、责任方）、风险评估结果（高风险项重点说明）、整改建议（具体措施、责任部门、完成时限）。示例：“针对合同XX-001项下‘逾期交付’高风险问题，建议采购部于3个工作日内向对方发送《催告函》，要求5日内交付；同时协调生产部调整生产计划，降低延迟影响。”制定整改计划与跟踪针对问题清单，明确整改责任部门/人（如“付款延迟”由财务部负责，“质量问题”由质量部负责）；设定整改时限（高风险问题≤3个工作日，中风险问题≤7个工作日，低风险问题≤15个工作日）；建立整改台账，定期跟踪整改进度，完成后由检查小组验证效果，形成“检查-整改-验证”闭环管理。三、核心工具表格模板表1：合同履行情况检查表合同编号合同名称合同相对方检查日期检查条款（条款号/内容）履行状态（已完成/部分完成/未完成/存在瑕疵）履行情况说明（差异描述、原因）责任方（我方/对方）证据材料（凭证编号/文件名称）备注XX-001采购合同A公司2023-10-203.1条：“交货时间：2023-10-15前”未完成逾期5天交付，对方称生产设备故障对方A公司交付单（NO.20231020）需评估是否构成违约XX-002服务合同B公司2023-10-205.2条：“付款节点：验收合格后10个工作日内”部分完成已付款80%，剩余20%待验收后支付，验收报告未完成我方财务付款凭证（NO.20231015）需催促业务部完成验收表2：合同风险评估矩阵表风险编号风险描述（如“对方逾期交付货物”）可能性（高/中/低）影响程度（高/中/低）风险值（可能性×影响程度）风险等级（高/中/低）应对措施责任部门/人F1-001A公司逾期交付，影响生产计划中高中高高1.发送催告函；2.协商违约金；3.评估是否更换供应商采购部/*经理F2-001B公司服务成果未达验收标准低中低中中1.要求对方返工；2.验收标准书面确认业务部/*主管表3：合同问题整改跟踪表问题编号所属合同编号问题描述（具体条款、履约偏差）责任部门/人整改措施计划完成时限实际完成时限整改状态（未开始/进行中/已完成/逾期）验证结果（验证人/日期/是否达标）备注I1-001XX-0013.1条：逾期5天交付采购部/*经理1.发催告函；2.协调物流加急2023-10-252023-10-24已完成验收人：*主管；2023-10-24，货物已签收对方承诺违约金3000元I2-001XX-0025.2条：剩余20%未支付财务部/*会计完成验收后付款2023-10-272023-10-26已完成验收报告编号：YY-20231026；已付款无四、关键注意事项与风险规避资料真实性核查检查时需核对原件或加盖公章的复印件，避免仅依赖电子文档（如未加密邮件），保证证据材料的真实性与合法性。条款理解一致性对合同条款存在歧义时，应结合签订背景、谈判纪要及行业惯例综合判断，必要时由法务部门出具书面解释，避免因理解偏差导致误判。沟通留痕管理与对方沟通履约问题时，优先采用书面形式（如函件、邮件），明确沟通内容及时间，避免口头承诺导致责任不清；内部沟通需同步抄送检查小组，保证信息对称。动态跟踪机制合同履行周期较长时（如1年以上），应建立月度/季度跟踪机制，更新履约状态与风险等级，避免因信息滞后导致