销售合同评审及执行标准流程

一、适用情境与核心价值在企业日常经营中，销售合同作为明确供需双方权利义务的核心文件，其规范管理直接影响合作稳定性、风险控制及经营效益。本流程适用于企业与新客户签订首单合同、续签长期合作协议、大额订单（如金额超过10万元）及特殊条款（如定制化服务、分期付款）等场景，通过标准化操作保证合同内容合法合规、权责清晰，有效降低履约风险，保障企业及客户双方权益。二、标准流程操作步骤1.合同发起与资料准备操作主体：业务经理*根据客户需求及谈判结果，拟定销售合同草案，内容需包含合同编号、签订日期、供需双方基本信息（名称、地址、法定代表人等）、标的物名称/规格、数量、单价、总金额、质量标准、交付期限、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。收集并整理客户资质材料：营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明（如为授权代表，需提供授权委托书及授权代表证件号码复印件）、过往合作信用记录（如有）。填写《合同发起审批单》，注明合同金额、客户名称、预计交付日期及主要风险点（如客户账期较长、定制化条款复杂等）。输出成果：合同草案、客户资质材料、《合同发起审批单》。2.多部门联合评审操作主体：业务部门、法务部门、财务部门、供应链/生产部门（如涉及）评审要点：业务部门：审核客户需求匹配度（产品/服务是否符合客户要求）、交付可行性（产能/库存能否满足约定期限）、价格条款合理性（是否低于成本价或高于市场均价）、客户信用状况（过往回款记录是否良好）。法务部门：审核合同条款合法性（是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规）、违约责任是否明确且公平、知识产权归属（如涉及）、争议解决方式（约定管辖法院是否明确）。财务部门：审核付款方式（预付款比例、尾款支付节点是否合理）、账期是否符合企业资金规划、税费计算是否准确、客户应收账款风险（是否需追加担保措施）。供应链/生产部门（如涉及定制化产品或服务）：审核交付周期是否与生产计划匹配、原材料供应稳定性、质量验收标准是否可量化。评审输出：各部门填写《销售合同评审表》，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”意见，并附具体修改建议；业务部门汇总评审意见，形成《合同评审报告》。3.合同审批与定稿操作主体：部门负责人、销售总监、总经理（根据合同金额分级）审批权限：合同金额≤10万元：业务经理→部门负责人→销售总监10万元＜合同金额≤50万元：业务经理→部门负责人→销售总监→总经理*合同金额＞50万元：业务经理→部门负责人→销售总监→总经理*→董事会（如企业章程规定）审批人根据《合同评审报告》及合同草案，重点审核风险点是否已妥善解决、审批流程是否完整。若审批通过，业务部门根据评审意见修改合同草案，形成终稿；若审批不通过，退回业务部门重新谈判或调整条款。输出成果：审批通过的《合同审批单》、合同终稿（标注“合同编号”及“生效条件”）。4.合同签订与生效操作主体：业务经理*、客户方授权代表确认合同生效条件（如“双方签字盖章且收到预付款后生效”或“签字盖章即生效”）。纸质合同：由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（合同专用章），保证签字字迹清晰、印章完整；电子合同：通过符合《电子签名法》的第三方平台签署，保证身份认证及电子签名有效性。业务部门在合同签订后2个工作日内将原件移交行政专员*归档，同步扫描件发送至财务、法务部门备案。输出成果：签订完成的合同文本（原件+扫描件）、《合同签订登记表》。5.合同执行与进度监控操作主体：业务部门、供应链/生产部门、客户服务部门、财务部门执行节点：业务部门：签订合同后1个工作日内下达《订单执行指令》，明确交付日期、产品规格及特殊要求；每周跟踪生产/交付进度，向客户同步信息。供应链/生产部门：按《订单执行指令》组织生产/备货，保证交付期限；若遇延迟，提前2个工作日反馈业务部门，协调客户调整计划。客户服务部门：产品/服务交付后，协助客户完成验收（按合同约定的质量标准），填写《验收确认单》，由客户签字盖章。财务部门：根据合同约定开具发票（如“预付款到账后开票”或“验收合格后开票”），跟踪回款情况，超期未收款项启动催收程序。监控工具：《合同执行进度跟踪表》（含合同编号、执行阶段、计划日期、实际日期、负责人、备注）。6.合同变更与终止操作主体：业务经理*、客户方代表、法务部门变更流程：因客户需求变化、不可抗力（如自然灾害导致无法交付）等原因需变更合同时由业务部门提出《合同变更申请》，说明变更原因、具体条款调整内容及影响。双方协商一致后，签订《合同补充协议》，明确变更后的条款及生效时间；补充协议需经原审批流程审批。终止流程：合同到期自然终止，业务部门提前1个月与客户确认续签意向。因一方违约（如延迟交付、逾期付款超30日）需终止合同时守约方发出《合同终止通知书》，明确违约事实及终止依据；双方协商处理善后事宜（如已交付部分货款结算、违约金支付）。输出成果：《合同变更申请表》、《合同补充协议》、《合同终止通知书》、善后处理协议。7.合同归档操作主体：行政专员*合同终止或履行完毕后10个工作日内，行政专员*收集合同原件、评审报告、审批单、补充协议、验收单、付款凭证等全部材料，按合同编号分类归档。电子档备份至企业合同管理系统，纸质档存入专用档案柜，保存期限不少于合同终止后5年；涉密合同需加密存储，查阅需经部门负责人及以上级别审批。输出成果：完整的合同档案、《合同归档清单》。三、关键工具模板表1：销售合同评审表合同编号客户名称合同金额签订日期评审部门评审意见评审人评审日期业务部门（填写需求匹配度、交付可行性、价格合理性、客户信用等意见）业务经理*年/月/日法务部门（填写条款合法性、违约责任、争议解决等意见）法务专员*年/月/日财务部门（填写付款方式、账期、税费、应收风险等意见）财务主管*年/月/日供应链/生产部门（填写交付周期、生产可行性、质量标准等意见）供应链经理*年/月/日综合结论□同意□修改后同意□不同意（说明原因：________________________）汇总人业务经理*审批人意见□同意按评审意见修改□不同意（说明原因：________________________）审批人销售总监*表2：合同执行进度跟踪表合同编号客户名称标的物名称计划交付日期实际交付日期执行阶段计划日期实际日期负责人备注（如延迟原因、客户反馈）下达订单指令年/月/日年/月/日业务经理*-生产/备货完成年/月/日年/月/日供应链经理*-产品/服务交付年/月/日年/月/日客户服务专员*-客户验收确认年/月/日年/月/日客户服务专员*□合格□不合格（说明：_________）尾款到账年/月/日年/月/日财务专员*-表3：合同变更申请表合同编号原合同签订日期客户名称变更原因变更条款原内容变更后内容变更影响（如成本、交付期调整）________________________________________________________________________审批意见□同意变更□需补充材料□不同意（说明：________________________）审批人部门负责人*客户确认□同意□需协商□不同意（客户签字/盖章：_________）日期年/月/日四、关键风险提示与操作要点条款完整性：合同中必须包含标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决等核心条款，避免因表述模糊（如“尽快交付”“质量良好”）导致争议。客户资质核实：签订前务必查验客户营业执照原件（复印件需加盖公章），保证其经营范围与合同标的匹配，避免与无经营资质的客户合作。评审时效控制：各部门需在收到合同草案后2个工作日内完成评审，紧急合同（如客户要求3天内交付）可缩短至1个工作日，保证流程不延误交付。交付与验收规范：明确验收标准（如“按GB/T19001-2016标准执行”）及验收时限（如“交付后5个工作日内验收”），避免客户以“质量不达标”为由拒付尾款。回款风险监控：财务部门建立《应收账款台账》，对超期30天未回款款