文档管理流程及文件归档规范模板

一、适用范围与背景说明本规范模板适用于各类企业、事业单位及项目团队的文档管理工作，旨在通过标准化流程解决文档创建、流转、归档及查询过程中的混乱问题，保证文档信息的完整性、安全性和可追溯性。无论是日常行政文件、项目资料还是合同协议，均需遵循此规范，以提升组织内部协作效率，降低信息管理风险。二、文档管理全流程操作指引（一）文档创建与分类文档创建文档创建人需根据内容明确文档类型（如“制度文件”“会议纪要”“项目资料”“合同协议”等），并使用统一命名格式：[部门/项目]-[日期]-[类型]-[序号]（示例：行政部-20240520-会议纪要-001）。涉及多部门协作的文档，需注明主要责任部门及协办部门，避免职责模糊。文档分类文档分为一级分类（如“综合管理”“项目管理”“财务管理”“人力资源”）和二级分类（如“综合管理”下分“制度流程”“会议资料”“固定资产”）。分类需根据组织架构及业务特点动态调整，调整需经部门负责人*审批后更新至《文档分类目录》。（二）审批与流转审批流程设定普通文档（如部门内部通知）：由部门负责人*审批。重要文档（如项目计划、制度文件）：由部门负责人初审后，提交分管领导审批。涉密文档（如合同、财务数据）：需经总经理*审批，并标注“秘密”密级。流转操作电子文档通过OA系统或指定协作平台流转，审批人需在2个工作日内完成审批，逾期未回复视为默认通过。纸质文档需填写《文件审批单》，随文档逐级传递，审批完成后返回创建人归档。（三）归档准备归档条件文档审批流程已完成，内容最终版确认无误。电子文档需为PDF或Office标准格式（禁止使用临时格式），纸质文档需为清晰打印件，无缺页、涂改。信息整理创建人填写《文件归档登记表》，内容包括：文档编号、文件名称、分类、密级、页数、归档人、关联项目/部门、归档日期等。涉及多份附件的文档，需在登记表中注明附件数量及名称。（四）档案存储电子档案存储按分类路径存入服务器指定文件夹（如服务器/档案/综合管理/制度流程/2024年/），禁止跨文件夹随意存放。每月最后一个工作日，由档案管理员*对电子档案进行备份，备份介质需异地存放（如移动硬盘+云存储）。纸质档案存储纸质档案需使用档案盒存放，盒面标注“一级分类-二级分类-文档名称-年度”（示例：综合管理-会议资料-2024年度行政会议纪要）。档案盒按分类编号顺序排列于档案柜，柜体张贴分类索引标签，便于查找。（五）借阅与归还借阅申请借阅人填写《文件借阅申请表》，注明文档编号、借阅原因、借阅期限（最长不超过7个工作日），经部门负责人审批后提交档案管理员。涉密文档借阅需额外分管领导*签字，且借阅范围仅限与工作直接相关的内容。归还与登记借阅到期后，档案管理员*需核对文档完整性（纸质档无缺页、污损，电子档未私自复制），确认无误后在《文件借阅登记表》记录归还日期。借阅后需续期的，需在到期前1天重新申请，续期不超过3个工作日。（六）清理与销毁定期清理每年12月，档案管理员联合各部门负责人对档案进行鉴定，保管期限届满的文档（如普通会议纪保管3年、合同保管10年）列出《待销毁文档清单》。销毁流程《待销毁文档清单》需经分管领导审批后，由2人以上（含档案管理员、部门代表*）共同监销，保证信息无法恢复。销毁过程需填写《文档销毁记录表》，注明销毁日期、监销人、销毁方式（如碎纸机销毁、数据格式化），记录表存档备查。三、标准化表格模板（一）文档分类及编码规则表一级分类二级分类编码规则示例综合管理制度流程ZL-ZD-2024-001综合管理会议资料ZL-HY-2024-002项目管理项目立项XM-LX-2024-003项目管理项目验收XM-YS-2024-004财务管理预算报表CW-YB-2024-005人力资源培训记录RL-PX-2024-006（二）文件归档登记表归档日期文档编号文件名称分类密级页数归档人关联部门存放位置（电子/纸质）备注20240520ZL-HY-2024-0022024年5月行政部周例会纪要综合管理-会议资料普通5张三行政部服务器/综合管理/会议资料/2024年/含附件2份（三）文件借阅申请表借阅人部门联系方式文档编号文件名称借阅原因借阅期限审批人（部门）审批人（分管）档案管理员借阅日期归还日期李四项目部XM-LX-2024-003XX项目立项申请表项目进度跟进2024.05.27-2024.06.03王五*赵六*周七*2024.05.27-四、执行过程中的关键要点命名规范统一：文档名称需简洁明确，避免使用“最新版”“最终版”等模糊词汇，如需修改版本号，按“V1.0、V1.1”递增标注。密级管理严格：涉密文档需在封面标注“秘密”字样，电子档加密存储，纸质档单独存放，借阅权限最小化控制。定期备份机制：电子档案每月备份，纸质档案每季度检查防潮、防火情况，保证存储环境符合要求（温度14-24℃，湿度45-60%）。责任到人原则：文档创建人对