会议参与人员选拔与邀请制度

会议参与人员选拔与邀请制度会议参与人员选拔与邀请制度第一章总则第一条制度制定的政策依据为规范公司会议参与人员的选拔与邀请管理，防范潜在的组织风险与决策失误，提升会议效率与决策质量，依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及公司章程相关规定，结合集团母公司关于“强化内部治理、防控专项风险”的管理要求，同时满足公司提升运营规范性、优化资源配置的内部需求，特制定本制度。本制度旨在通过明确会议参与人员的选拔标准、邀请流程与监督机制，确保会议决策的科学性、合规性与可追溯性，为公司战略目标的实现提供组织保障。第二条适用范围本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司层面及各部门组织的各类会议，包括但不限于董事会、监事会、总经理办公会、专项工作会、部门例会、外部合作会议等。具体场景包括但不限于：1.决策类会议：涉及重大经营决策、财务预算、资本运作、人事任免等会议；2.管理类会议：涉及业务流程优化、风险防控、合规审查等会议；3.合作类会议：涉及与外部机构、供应商、客户等第三方组织的会议；4.培训类会议：涉及员工培训、技能提升等内部会议。第三条核心术语定义1.“会议参与人员专项管理”：指公司针对会议参与人员的选拔资格、职责权限、选拔流程、邀请规范等进行的系统性管控，旨在确保会议决策的代表性、专业性与合规性。其外延包括参与人员的身份认定、资质审查、回避机制、会议纪律等全流程管理。2.“会议参与风险”：指因参与人员选拔不当或邀请不规范导致会议决策失误、资源浪费、合规事件等潜在风险，如关键信息不对称、利益冲突未披露、专业能力不足等。3.“合规性审查”：指对会议参与人员的资质、回避关系、履职能力等进行的事前审查，确保其参与会议的合法性、合理性及必要性。4.“责任到人”原则：指明确会议组织方、参与方及监督方的管理责任，确保每项工作均有对应的职责主体，形成闭环管理。第四条专项管理的核心原则1.全面覆盖：所有会议参与人员的选拔与邀请均须遵循本制度，无例外情形；2.责任到人：明确各级管理主体的决策责任、执行责任及监督责任，避免责任推诿；3.风险导向：重点关注可能影响会议决策质量的风险点，如利益冲突、信息不对称等，优先防控高风险场景；4.持续改进：根据内外部环境变化及管理实践，定期优化制度流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条决策层职责公司主要负责人对公司会议参与人员选拔与邀请管理负总责，承担全面领导责任；分管领导对专项管理工作的直接实施负直接责任，负责组织制定实施细则、协调跨部门资源、监督制度执行效果。决策层需定期审议专项管理制度，审批重大争议事项的解决方案。第六条专项管理领导小组设立“会议参与人员专项管理领导小组”（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括人力资源部、办公室、法务合规部、财务部等关键部门负责人。领导小组主要履行以下职能：1.统筹协调：统筹公司会议参与人员选拔与邀请的顶层设计，协调各部门职责分工；2.决策审批：对涉及重大风险的会议参与方案进行集体审议，作出最终决策；3.监督评价：定期评估专项管理制度执行情况，提出优化建议。第七条部门职责划分1.牵头部门（人力资源部）：-统筹专项管理制度建设，制定及修订相关流程；-负责参与人员的资格认证、背景审查及回避机制管理；-组织专项培训，提升员工对制度要求的认知。2.专责部门（办公室、法务合规部）：-办公室：负责会议通知、议程安排及参与人员邀请的执行监督；-法务合规部：负责参与人员的合规性审查，出具法律风险意见，指导合规争议处理。3.业务部门/下属单位：-负责本领域会议参与人员的初步选拔，确保专业能力匹配；-落实回避要求，及时报告潜在利益冲突；-承担日常管理责任，确保会议参与人员履职到位。4.基层执行岗：-严格遵守选拔与邀请流程，不得擅自变更参与人员名单；-对自身职责范围内的风险点保持警惕，及时上报异常情况。第八条职责协同机制各部门需建立信息共享与协同机制，确保会议参与人员的选拔、审查、邀请等环节无缝衔接。例如：人力资源部提供参与人员资质库，办公室依据议程协调邀请，法务合规部提供合规背书，业务部门确认实际需求。第九条专项管理责任清单制定《会议参与人员专项管理责任清单》，明确各部门及岗位的具体任务、时限及考核标准，如：-人力资源部：每月更新参与人员资格库，3日内完成回避审查；-办公室：会议前2日完成邀请确认，1日内反馈缺勤情况；-业务部门：会议前1日提交参与人员名单及理由说明。第十条责任追究机制对未履行或不规范履行职责的行为，按照公司《责任追究制度》进行处理，包括但不限于：-未经审查擅自邀请人员，给予警告或通报批评；-因责任不清导致重大风险事件，追究相关领导及责任人。第三章专项管理重点内容与要求第十一条参与人员资格标准1.决策类会议：参与人员须具备以下条件：-职位对应权责，如董事会成员需为董事或独立董事；-专业能力匹配，如财务预算会议需包含财务负责人、业务骨干；-信息知情权，如重大经营决策会议须包含相关业务部门负责人。2.管理类会议：参与人员须符合以下要求：-熟悉议题背景，如流程优化会议需包含流程相关业务人员；-具备决策建议能力，如风险防控会议须包含风控专员或合规人员。3.外部合作会议：参与人员须确保：-无利益冲突，如涉及供应商会议需排除采购部门关键决策人；-形象符合公司利益，如高管出席需提前进行形象评估。第十二条合规标准1.供应商尽职调查：涉及采购或合作的会议，须对第三方参与人员进行背景调查，核查是否存在关联交易或利益输送风险；2.招标流程规范：涉及招标决策的会议，须确保参与人员符合回避规定，如与投标人存在亲属关系需主动声明；3.资金审批权限：财务类会议的参与人员须严格遵循《资金审批权限管理办法》，超出权限的事项需逐级上报；4.税务合规要求：涉及税务政策的会议须包含财务或税务部门人员，确保决策符合最新法规。第十三条禁止性行为1.严禁利益冲突未披露：参与人员存在与议题直接相关的经济利益时，须主动向会议组织方声明，并由领导小组评估是否回避；2.严禁违规转包分包：涉及工程类会议的参与人员须确保分包商资质合法，不得存在违规操作行为；3.严禁信息泄露：参与人员须签署保密承诺，不得擅自对外透露会议内容，除非经授权公开；4.严禁专业能力不足：不得安排对议题完全不了解的人员参与决策类会议，除非作为列席观察员。第十四条专项风险防控点1.数据领域：会议参与人员需签署数据安全承诺书，避免因操作不当导致敏感信息泄露；2.安全领域：涉及生产安全的会议须包含安全部门人员，确保决策符合安全规范；3.合规领域：法律风险事项的会议须邀请法务合规部列席，防止决策违法；4.组织领域：跨部门会议须提前协调参与人员，避免因职责冲突导致决策混乱。第十五条避免机制1.亲属回避：参与人员不得与议题直接相关的第三方存在近亲属关系，如配偶、父母、子女等；2.利益回避：参与人员不得与议题存在直接经济利益，如持有供应商股份、接受其馈赠等；3.角色回避：同一议题的决策层与执行层不得同时参与，避免决策受制于执行压力。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制1.定期评估：每年由领导小组组织对制度执行情况及适用性进行评估，结合内外部变化及时修订；2.即时调整：如遇重大政策调整或风险事件，领导小组需在1个月内完成制度修订，并通知各部门执行。第十七条风险识别预警机制1.定期排查：每季度由人力资源部牵头，联合各部门开展参与人员风险排查，识别潜在问题；2.分级评估：对高风险场景（如涉及重大投资、关联交易）的参与人员进行重点评估，出具风险报告；3.预警发布：对发现的风险点，由领导小组发布预警通知，要求相关部门限期整改。第十八条合规审查机制1.嵌入流程：将参与人员合规审查嵌入会议组织全流程，包括：-会议前：人力资源部审查资格，法务合规部审查回避关系；-会议中：组织方确认参与人员身份；-会议后：记录审查结果，存档备查；2.“未经审查不得实施”原则：任何会议不得以“情况紧急”为由跳过审查环节，否则将追究责任。第十九条风险应对机制1.一般风险处置：由业务部门提出解决方案，领导小组审批后执行；2.重大风险处置：启动应急预案，立即暂停会议，由领导小组成立专项小组处理；3.责任协同：风险处置过程中，相关部门需协同配合，确保问题彻底解决；4.上报要求：重大风险事件须在24小时内上报至领导小组，3日内提交处置报告。第二十条责任追究机制1.违规情形界定：包括但不限于：-未经审查邀请人员；-故意隐瞒利益冲突；-因履职不力导致决策失误；2.处罚标准：-警告：首次违规，给予口头警告；-通报批评：多次违规，全公司通报；-纪律处分：重大风险事件，按《员工手册》进行处理；3.联动考核：违规行为纳入绩效考核，直接影响年度评优。第二十一条评估改进机制1.定期评估：每年12月由领导小组组织对制度有效性进行评估，包括：-审查执行率、问题发现率、整改完成率等指标；-收集各部门反馈，形成改进建议；2.持续优化：评估结果作为制度修订的重要依据，确保持续改进。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障1.领导推进责任：各级领导干部须亲自部署专项管理工作，纳入年度述职内容；2.专项经费保障：公司设立专项管理经费，用于制度推广、培训、系统建设等；3.跨部门协作机制：建立联席会议制度，定期讨论管理难题，协同推进工作。第二十三条考核激励机制1.部门考核：将专项合规情况纳入部门年度考核，占比不低于5%；2.个人考核：将履职表现纳入员工绩效考核，优秀者予以奖励；3.评优挂钩：将合规表现作为评优评先的重要参考，优先支持合规意识强的团队。第二十四条培训宣传机制1.管理层培训：每年组织高管合规履职培训，内容涵盖制度解读、风险案例剖析；2.一线员工培训：每月开展操作规范培训，如会议记录、风险上报等；3.宣传渠道：通过内网、公告栏、培训手册等载体，强化全员合规意识。第二十五条信息化支撑1.系统建设：开发“会议参与人员管理系统”，实现以下功能：-自动化审查：系统根据预设规则自动校验参与人员资格与回避关系；-风险监控：实时监控高风险场景，自动预警；-数据分析：生成管理报告，支持决策优化。2.系统推广：2024年6前完成系统上线，覆盖公司90%以上会议场景。第二十六条文化建设1.合规手册：编制《会议参与人员专项合规手册》，明确行为规范；2.承诺书制度：要求参与人员签署合规承诺书，存档备查；3.氛围营造：设立合规文化月，通过知识竞赛、案例分享等形式强化意识。第二十七条报告制度1.风险事件报告：重大风险事件须在24小时内提交书面报告，内容包括：-事件描述、影响范围、处置措施、改进建议；-涉及人员处理意见；2.年度管理报告：每年1月31日前提交年度管理报告，包括：-制度执行情况、问题分析、改进措施；-各部门考核结果。第六章附则