会议纪律与秩序维护制度

会议纪律与秩序维护制度会议纪律与秩序维护制度第一章总则第一条制度制定的政策依据为规范公司会议管理，提升会议效率，确保会议秩序，依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司《关于进一步规范企业内部管理制度的指导意见》等相关法律法规及行业准则，结合公司实际运营需求，特制定本制度。同时，为有效防控会议组织、参与过程中的专项风险，如决策失误风险、信息安全风险等，进一步规范业务流程，保障公司治理的合规性，现明确相关管理要求。第二条适用范围本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司各类会议，包括但不限于：（1）公司董事会、监事会、股东会等治理类会议；（2）总经理办公会、部门例会、专题研讨会等业务类会议；（3）外部合作会议、行业交流会议等外部活动。所有参与会议的人员均应严格遵守本制度规定，确保会议的严肃性、高效性与安全性。第三条核心术语定义（1）《XX专项管理》：指公司针对会议管理过程中的风险防控、流程优化、合规监督等系统性管理活动，旨在通过制度设计、技术手段及文化引导，实现会议管理的标准化、规范化与精细化。（2）《XX风险》：指在会议组织、召开及后续决策执行过程中可能出现的各类风险，包括但不限于：决策失误风险、信息安全风险、违规操作风险、资源浪费风险等。（3）《XX合规》：指会议管理活动必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度的要求，确保会议的合法性、合理性与合规性。第四条专项管理的核心原则（1）全面覆盖：所有会议类型及参与环节均纳入制度管理范围，确保无死角、无盲区；（2）责任到人：明确会议组织者、主持人、参会人员及记录人员的具体职责，实现权责统一；（3）风险导向：以风险防控为核心，提前识别、评估并处置会议过程中的潜在风险；（4）持续改进：定期评估会议管理效果，优化制度流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条决策层职责公司主要负责人对公司会议管理负总责，负责审批重大会议的议题、议程及决策结果；分管领导为公司会议管理的直接责任人，负责统筹协调各部门会议管理工作，监督制度执行情况，并对重大会议风险承担领导责任。第六条专项管理领导小组设立公司会议管理专项领导小组（以下简称“领导小组”），成员由公司主要负责人、分管领导及相关部门负责人组成，具体职责如下：（1）统筹协调公司会议管理工作，研究决策重大会议管理事项；（2）审批公司级会议管理制度及重大会议的议程方案；（3）监督各部门会议管理制度的执行情况，定期组织评估优化。第七条部门职责划分（1）《牵头部门》：由办公室（或综合管理部）担任，负责统筹公司会议管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等工作，确保制度有效落地；（2）《专责部门》：由法务部、内审部等部门承担，负责会议管理领域的业务合规审核、流程优化、风险处置及争议调解；（3）《业务部门/下属单位》：负责落实本领域会议管理要求，开展日常风险防控，确保会议决策的执行效率与合规性。第八条基层执行岗责任所有参与会议的基层执行岗人员应履行以下合规操作责任：（1）岗位合规承诺：签署《会议纪律承诺书》，明确个人在会议中的行为规范；（2）风险上报义务：及时向专责部门报告会议过程中发现的违规行为或潜在风险；（3）保密义务：严格遵守会议保密要求，不得泄露会议内容或敏感信息。第三章专项管理重点内容与要求第九条会议分类与审批公司会议分为以下类别，并按权限分级审批：（1）公司级会议：由总经理办公会、董事会等构成，需经分管领导及主要负责人审批；（2）部门级会议：由各部门自行组织，需经部门负责人审批；（3）专题会议：涉及跨部门协作或重大决策的会议，需经领导小组审批。未按规定审批的会议，不得擅自召开。第十条会议准备与通知（1）会议组织者应在会议召开前3个工作日完成以下工作：-拟定会议议程，明确会议目的、时间、地点及参会人员；-评估会议风险，制定应急预案；-通知参会人员，并提醒相关准备事项。（2）会议通知应包含以下要素：会议名称、时间、地点、议题、参会人员、资料预发等信息。第十一条会议纪律规范（1）参会人员应准时参会，不得无故缺席、迟到或早退；（2）会议期间应关闭手机或调至静音状态，不得随意走动或讨论与会议无关事项；（3）会议记录人员应完整记录会议内容，确保决策可追溯；（4）涉及敏感信息的会议，应设置物理隔离或技术防护措施，严格控制参会范围。第十二条决策程序与记录（1）会议决策应遵循民主集中制原则，重大决策需经三分之二以上参会人员同意；（2）会议记录应包含会议时间、地点、参会人员、议题、讨论过程、决策结果及责任分工等内容，并经主持人签字确认；（3）会议决议应形成正式文件，并按权限分发至相关部门执行。第十三条会议资源管理（1）会议场所、设备（如投影仪、麦克风等）应由专人管理，确保正常使用；（2）会议资料应提前准备，并按需分发给参会人员，避免浪费；（3）会议结束后应清理会场，关闭设备，并做好节能降耗工作。第十四条信息安全管控（1）涉及商业机密或客户隐私的会议，应采取加密传输、物理隔离等技术手段保障信息安全；（2）会议记录及资料应按规定销毁或归档，不得外泄；（3）参会人员应签署《信息安全承诺书》，明确保密责任。第十五条违规行为处理（1）严禁参会人员未经批准擅自发布会议内容；（2）严禁会议组织者未按规定履行审批程序；（3）对违反会议纪律的行为，视情节轻重给予警告、通报批评、绩效扣减等处理。第十六条专项风险防控（1）会议组织者应提前识别潜在风险，如参会人员冲突、设备故障、信息安全泄露等，并制定应对措施；（2）涉及重大决策的会议，应进行风险评估，必要时邀请外部专家参与论证；（3）会议结束后应开展复盘，总结经验教训，优化风险防控机制。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制办公室（或综合管理部）应每年对会议管理制度进行评估，根据国家法律法规变化、业务调整及实际运行情况及时修订，确保制度的有效性。第十八条风险识别预警机制（1）定期开展会议管理风险排查，包括但不限于：会议审批不规范、参会人员管理混乱、信息安全措施不足等；（2）对排查出的风险进行分级评估，发布预警通知，并要求相关部门整改；（3）建立风险台账，跟踪整改落实情况。第十九条合规审查机制（1）将会议合规审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点；（2）未经合规审查的会议，不得召开；（3）法务部、内审部等部门应定期抽查会议合规情况，并出具审查报告。第二十条风险应对机制（1）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组统筹协调；（2）制定应急预案，明确风险发生时的处置流程、责任分工及上报要求；（3）风险处置完成后应形成报告，并纳入档案管理。第二十一条责任追究机制（1）明确违规情形及处罚标准，包括但不限于：会议组织者未履行职责、参会人员泄露会议信息、会议决策执行不力等；（2）违规行为应联动绩效考核、纪律处分，并追究相关责任人的责任；（3）对典型违规案例进行通报，警示全体员工。第二十二条评估改进机制（1）每年对会议管理制度的有效性进行评估，包括制度执行情况、风险防控效果等；（2）评估结果应形成报告，并提交领导小组审议；（3）根据评估结果优化制度流程，提升管理效能。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障各层级领导应切实履行会议管理职责，定期检查制度执行情况，确保责任落实到位。第二十四条考核激励机制（1）将会议管理合规情况纳入部门及个人年度考核，与绩效、评优挂钩；（2）对会议管理优秀的部门和个人给予奖励，对违规行为进行处罚。第二十五条培训宣传机制（1）分层级开展会议管理培训，包括管理层合规履职培训、一线员工操作规范培训等；（2）通过内部刊物、宣传栏等方式，普及会议管理知识，营造合规氛围。第二十六条信息化支撑（1）开发会议管理系统，实现会议申请、审批、通知、记录等流程自动化；（2）通过系统工具实时监控会议风险，如参会人员异常、信息安全事件等。第二十七条文化建设（1）发布《会议合规手册》，明确会议管理规范及行为准则；（2）组织全体员工签订《会议纪律承诺书》，强化合规意识；（3）开展“合规会议”评选活动，树立正面典型，营造全员合规氛围。第二十八条报告制度（1）风险事件报告：及时上报会议过程中发生的违规行为或潜在风险，包括事件描述、责任认定、处置措施等；（2）年度管理情况报告：每年12月31日前提交《会议管理年度报告》，内容包括制度执行情况、风险防控效果、改进建议等。