企业商务合作流程规范制度

企业商务合作流程规范制度企业商务合作流程规范制度企业商务合作是公司获取资源、拓展市场、实现战略目标的重要途径。为规范商务合作行为，防范经营风险，确保合作过程合规、高效，维护公司合法权益，特制定本制度。本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家相关法律法规，参照行业准则及集团母公司相关规定，结合公司实际需求，旨在防控专项风险，规范业务流程，提升合作质量。第一章总则第一条制度制定的政策依据本制度依据以下政策依据制定：1.国家法律法规：严格遵守《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国对外贸易法》等相关法律法规，确保商务合作活动合法合规。2.行业准则：参照国家及行业关于商务合作、风险防控、合规管理的相关标准和规范，提升合作过程的规范化水平。3.集团母公司规定：遵循集团母公司关于商务合作、风险管理、合规管理等方面的总体要求和具体规定，确保公司业务与集团战略保持一致。4.企业内部需求：为防控商务合作过程中的专项风险，规范业务流程，提升合作效率，保障公司合法权益，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。具体适用范围包括但不限于以下场景：1.公司各部门：市场部、销售部、采购部、技术部、财务部等所有涉及商务合作的部门。2.下属单位：公司所有下属单位，包括子公司、分公司、合资企业等。3.全体员工：公司所有在职员工，包括正式员工、派遣员工、实习生等。4.业务覆盖场景：包括但不限于采购、销售、技术合作、投资并购、咨询服务、市场推广、品牌合作等各类商务合作场景。第三条核心术语定义1.XX专项管理：指公司为防控商务合作过程中的专项风险，对合作过程进行系统性、规范化的管理活动。包括但不限于风险识别、风险评估、风险控制、风险处置等环节。2.XX风险：指在商务合作过程中可能发生的各种风险，包括但不限于法律风险、合规风险、财务风险、经营风险、安全风险等。3.XX合规：指公司在商务合作过程中遵守国家法律法规、行业准则、集团母公司规定及公司内部管理制度的行为。合规管理包括但不限于合规审查、合规培训、合规监督、合规举报等。4.XX合作：指公司与外部单位或个人进行的各类合作活动，包括但不限于采购、销售、技术合作、投资并购、咨询服务、市场推广、品牌合作等。第四条专项管理的核心原则专项管理应遵循以下核心原则：1.全面覆盖：确保所有商务合作活动均纳入专项管理范围，实现全过程、全方位的风险防控。2.责任到人：明确各层级、各部门、各岗位在专项管理中的责任，确保责任落实到位。3.风险导向：以风险防控为核心，根据风险等级采取相应的控制措施，确保风险可控。4.持续改进：定期对专项管理体系进行评估，根据评估结果持续优化管理流程，提升管理效能。5.合法合规：确保所有商务合作活动符合国家法律法规、行业准则、集团母公司规定及公司内部管理制度。第二章管理组织机构与职责第五条决策层职责公司主要负责人为公司商务合作专项管理第一责任人，对专项管理工作负总责。主要负责人应：1.主持公司商务合作专项管理工作会议，研究决定专项管理重大事项。2.审批专项管理制度、重大风险防控方案、重大风险处置方案。3.督促检查专项管理工作的落实情况，确保各项措施有效执行。4.对专项管理工作负最终责任。公司分管领导为公司商务合作专项管理直接责任人，对专项管理工作负直接责任。分管领导应：1.组织实施专项管理制度，协调解决专项管理中的重大问题。2.审批专项管理年度工作计划、专项风险排查报告、专项管理评估报告。3.督促检查各部门、各下属单位专项管理工作的落实情况。4.对专项管理工作的执行情况负直接责任。第六条设立专项管理领导小组公司设立商务合作专项管理领导小组，负责统筹协调、决策审批、监督评价公司商务合作专项管理工作。领导小组由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组主要职能包括：1.统筹协调：统筹协调公司各部门、各下属单位商务合作专项管理工作，确保各项工作有序开展。2.决策审批：审批专项管理制度、重大风险防控方案、重大风险处置方案等。3.监督评价：定期对专项管理工作进行监督评价，确保各项措施有效执行。第七条划分三类主体职责1.牵头部门：市场部为公司商务合作专项管理的牵头部门，负责统筹专项管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等工作。牵头部门主要职责包括：-制定和完善专项管理制度，组织开展专项管理培训。-定期开展专项风险排查，评估风险等级，制定风险防控方案。-对各部门、各下属单位的专项管理工作进行监督考核，提出改进意见。-负责专项管理信息的收集、整理、分析和上报。2.专责部门：法律部为公司商务合作专项管理的专责部门，负责专项领域的业务合规审核、流程优化、风险处置等工作。专责部门主要职责包括：-对商务合作合同进行合规审核，确保合同条款合法合规。-优化商务合作流程，提升合作效率。-负责专项风险处置，制定风险处置方案，组织实施风险处置工作。-负责专项管理法律咨询，提供法律支持。3.业务部门/下属单位：各业务部门、各下属单位负责落实本领域商务合作专项管理要求，开展日常风险防控。主要职责包括：-负责本部门、本单位的商务合作专项管理工作，制定本部门、本单位的专项管理实施细则。-开展本部门、本单位的专项风险排查，评估风险等级，制定风险防控方案。-负责本部门、本单位的专项管理培训，提升员工合规意识。-负责本部门、本单位的专项管理信息收集、整理、分析和上报。第八条基层执行岗的合规操作责任公司所有基层执行岗员工对公司商务合作专项管理负合规操作责任。主要职责包括：1.岗位合规承诺：员工应认真学习并遵守公司商务合作专项管理制度，承诺在岗位工作中依法合规操作。2.风险上报义务：员工在商务合作过程中发现任何风险或疑点，应立即向部门负责人或牵头部门报告。3.合规操作：员工在商务合作过程中应严格按照制度要求进行操作，确保所有行为合法合规。4.参与培训：员工应积极参加公司组织的商务合作专项管理培训，提升合规意识和操作能力。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商尽职调查1.业务操作的合规标准：采购部门在选择供应商时，应进行充分的尽职调查，包括但不限于供应商的资质、信誉、财务状况、法律合规性等。尽职调查应形成书面记录，并经相关部门审核确认。2.禁止性行为内容：严禁采购部门与供应商进行利益输送，严禁采购部门与供应商串通投标，严禁采购部门接受供应商的贿赂或回扣。3.专项风险的重点防控点：重点防控供应商资质造假、信誉不良、财务风险等风险，确保采购过程合法合规，防范采购风险。第十条招标流程规范1.业务操作的合规标准：采购部门在组织招标活动时，应严格按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规进行操作。招标流程应包括但不限于招标公告发布、投标文件接收、开标、评标、中标公示、合同签订等环节。2.禁止性行为内容：严禁采购部门与投标人进行利益输送，严禁采购部门操纵评标结果，严禁采购部门泄露招标信息。3.专项风险的重点防控点：重点防控招标过程中的舞弊行为、评标不公等风险，确保招标活动公平、公正、公开。第十一条资金审批权限1.业务操作的合规标准：财务部门在审批资金时，应严格按照公司制定的资金审批权限制度进行操作。资金审批权限应明确各级审批人员的审批权限和审批流程。2.禁止性行为内容：严禁财务部门超越审批权限审批资金，严禁财务部门违规使用资金，严禁财务部门与业务部门串通骗取资金。3.专项风险的重点防控点：重点防控资金审批不规范、资金使用不合规等风险，确保资金安全，防范财务风险。第十二条税务合规要求1.业务操作的合规标准：财务部门在处理税务事务时，应严格按照国家税收法律法规进行操作。财务部门应按时足额申报纳税，确保税务合规。2.禁止性行为内容：严禁财务部门偷税漏税，严禁财务部门虚开发票，严禁财务部门与税务部门串通骗取税收优惠。3.专项风险的重点防控点：重点防控税务合规风险，确保公司税务处理合法合规，避免税务纠纷。第十三条信息安全保护1.业务操作的合规标准：信息技术部门在处理商务合作信息时，应严格按照公司制定的信息安全管理制度进行操作。信息技术部门应采取必要的技术措施，确保信息安全。2.禁止性行为内容：严禁信息技术部门泄露商务合作信息，严禁信息技术部门违规使用商务合作信息，严禁信息技术部门与外部单位或个人串通窃取商务合作信息。3.专项风险的重点防控点：重点防控信息泄露风险，确保商务合作信息安全，维护公司商业秘密。第十四条合作协议签订1.业务操作的合规标准：法律部在审核商务合作协议时，应严格按照国家法律法规、行业准则、集团母公司规定及公司内部管理制度进行操作。法律部应确保协议条款合法合规，并保护公司合法权益。2.禁止性行为内容：严禁法律部在审核协议过程中徇私舞弊，严禁法律部在审核协议过程中泄露公司商业秘密，严禁法律部在审核协议过程中违反职业道德。3.专项风险的重点防控点：重点防控协议条款不合规、协议内容不完整等风险，确保协议签订合法合规，避免法律纠纷。第十五条合作过程监控1.业务操作的合规标准：业务部门在合作过程中应严格按照商务合作协议进行操作。业务部门应定期向牵头部门报告合作进展情况，并接受牵头部门的监督。2.禁止性行为内容：严禁业务部门在合作过程中违规操作，严禁业务部门在合作过程中损害公司利益，严禁业务部门在合作过程中与外部单位或个人串通作弊。3.专项风险的重点防控点：重点防控合作过程不规范、合作结果不达标等风险，确保合作过程合法合规，提升合作质量。第十六条合作终止与评估1.业务操作的合规标准：业务部门在合作终止时，应严格按照商务合作协议进行操作。业务部门应进行合作评估，总结经验教训，优化合作流程。2.禁止性行为内容：严禁业务部门在合作终止时违规操作，严禁业务部门在合作终止时损害公司利益，严禁业务部门在合作终止时隐瞒问题。3.专项风险的重点防控点：重点防控合作终止不规范、合作评估不全面等风险，确保合作终止合法合规，提升合作效果。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制公司应定期对商务合作专项管理制度进行评估，根据法规变化、业务调整及时修订专项制度。制度更新应经过以下流程：1.牵头部门提出制度修订建议。2.专项管理领导小组审核制度修订建议。3.公司主要负责人审批制度修订建议。4.牵头部门组织修订制度。5.专责部门审核修订后的制度。6.公司主要负责人签发制度。第十八条风险识别预警机制公司应定期开展专项风险排查，对商务合作过程中的风险进行分级评估，并发布预警通知。风险识别预警机制应包括以下环节：1.风险识别：牵头部门组织各部门、各下属单位开展风险识别，识别出商务合作过程中的各类风险。2.风险评估：专责部门对识别出的风险进行评估，确定风险等级。3.风险预警：牵头部门根据风险评估结果，发布风险预警通知，通知相关部门、各下属单位采取相应的风险防控措施。第十九条合规审查机制公司将专项审查嵌入商务合作业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，明确“未经审查不得实施”的原则。合规审查机制应包括以下环节：1.业务决策审查：在商务合作业务决策前，牵头部门对决策方案进行合规审查，确保决策方案合法合规。2.合同签订审查：在商务合作合同签订前，专责部门对合同条款进行合规审查，确保合同条款合法合规。3.项目启动审查：在商务合作项目启动前，牵头部门对项目方案进行合规审查，确保项目方案合法合规。第二十条风险应对机制公司应根据风险等级，分级处置一般/重大风险事件。风险应对机制应包括以下环节：1.一般风险处置：牵头部门负责处置一般风险事件，制定风险处置方案，并组织实施风险处置工作。2.重大风险处置：牵头部门负责制定重大风险处置方案，报专项管理领导小组审批后，组织实施风险处置工作。3.应急流程：公司应制定风险应急处置预案，明确应急处置流程、责任协同及上报要求。4.责任协同：在风险处置过程中，各部门、各下属单位应协同配合，共同处置风险。5.上报要求：在风险处置过程中，牵头部门应及时向上级领导报告风险处置情况。第二十一条责任追究机制公司对违规行为进行界定、处罚，联动绩效考核、纪律处分。责任追究机制应包括以下环节：1.违规情形界定：公司应明确违规情形，包括但不限于违反国家法律法规、行业准则、集团母公司规定及公司内部管理制度的行为。2.处罚标准：公司应制定违规行为处罚标准，明确不同违规情形的处罚措施。3.联动考核：公司将违规行为纳入绩效考核，对违规人员进行考核。4.纪律处分：公司对违规人员进行纪律处分，包括警告、记过、降级、撤职等。第二十二条评估改进机制公司应定期对专项管理体系有效性开展评估，优化流程漏洞。评估改进机制应包括以下环节：1.评估周期：公司每年对专项管理体系进行评估。2.评估内容：评估内容包括但不限于专项管理制度、风险防控措施、风险处置效果等。3.评估方法：公司采用问卷调查、访谈、实地考察等方法进行评估。4.优化流程：根据评估结果，公司优化专项管理流程，提升管理效能。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障公司应明确各层级领导对专项管理的推进责任。各层级领导应：1.定期研究专项管理工作，解决专项管理中的重大问题。2.督促检查各部门、各下属单位专项管理工作的落实情况。3.为专项管理工作提供必要的资源支持。第二十四条考核激励机制公司将专项合规情况纳入部门/个人年度考核，与绩效、评优挂钩。考核激励机制应包括以下环节：1.考核内容：考核内容包括但不限于专项管理制度执行情况、风险防控措施落实情况、风险处置效果等。2.考核方法：公司采用定期考核、不定期抽查等方法进行考核。3.绩效挂钩：公司将考核结果与绩效挂钩，考核优秀的部门和个人给予奖励，考核不合格的部门和个人进行处罚。4.评优挂钩：公司将考核结果与评优挂钩，考核优秀的部门和个人优先评优。第二十五条培训宣传机制公司分层级开展专项培训，提升员工合规意识。培训宣传机制应包括以下环节：1.管理层合规履职培训：公司定期对管理层进行合规履职培训，提升管理层的合规意识和管理能力。2.一线员工操作规范培训：公司定期对一线员工进行操作规范培训，提升一线员工的合规意识和操作能力。3.宣传材料制作：公司制作专项合规宣传材料，包括宣传册、宣传海报、宣传视频等，在公司内部进行宣传。第二十六条信息化支撑公司通过系统工具实现流程自动化、风险实时监控。信息化支撑应包括以下环节