合同审查与签订流程指南

合同审查与签订流程指南一、适用范围与典型应用场景本指南适用于各类主体在商业合作、服务提供、物品采购、人事管理等场景中涉及的合同审查与签订流程，具体包括但不限于：企业与供应商/采购方的采购合同、供货协议；服务提供方与委托方的服务合同、合作协议；用人单位与员工的劳动合同、保密协议；项目合作方间的联合开发合同、工程承包合同；其他涉及权利义务明确、需书面约定的合作场景。二、全流程操作步骤详解（一）合同发起前：需求梳理与资料准备明确合作需求业务部门根据合作内容，梳理合同核心要素：合作标的（物品/服务/项目）、数量、质量标准、价款或报酬、履行期限与地点、双方主要权利义务等。确定合作方背景：若为新合作方，需通过公开渠道核实其主体资格（如企业营业执照、相关资质证书），避免与无民事行为能力或限制民事行为能力的主体签订合同。收集基础资料合作方主体信息：企业需提供营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明；个人需提供证件号码复印件及联系方式。特殊行业资质：若合作涉及医疗、建筑、食品等特殊行业，需核实合作方是否具备相关行政许可资质（如安全生产许可证、卫生许可证）。内部审批文件：根据公司制度，需提前获得部门负责人或上级主管的立项/审批意见（如采购申请单、项目立项书）。（二）合同文本起草与初步审核文本起草优先使用公司标准合同模板，若模板不适用，可参考行业示范文本或根据合作需求拟定新文本。合同内容应包含《_________民法典》规定的必备条款：当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方法等。内部初步审核业务部门负责人审核：核对合同内容是否与业务需求一致，价款、数量等关键数据是否准确，双方权利义务是否对等。法务/合规部门审核（若设有）：重点审查条款合法性、合规性，是否存在法律风险（如格式条款是否排除对方主要权利、违约责任是否明确等）。（三）合同审查：核心风险点把控1.主体资格审查企业主体：核查营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同标的，是否存在被吊销、注销等异常状态（可通过“国家企业信用信息公示系统”查询）。个人主体：核实证件号码真实有效性，确认是否具备完全民事行为能力（如无精神疾病、未处于限制行为能力状态）。授权代表：若签字人非法定代表人，需提供有效的《授权委托书》（载明授权范围、权限及期限），并核对授权委托书是否加盖合作方公章。2.合同条款审查标的条款：明确物品名称、规格型号、服务内容或项目范围，避免模糊表述（如“相关产品”“优质服务”需补充具体标准）。质量条款：约定质量标准（国家标准、行业标准或双方约定标准），明确验收方法、期限及质量异议处理方式。价款与支付：明确金额（大小写一致）、币种、支付方式（银行转账/现金/承兑汇票）、支付节点（如预付款比例到货款、验收款、质保金比例及支付条件）。履行条款：约定履行期限（具体日期或时间段）、履行地点（如交货地、服务提供地）、运输方式及费用承担。违约责任：明确违约情形（如逾期交货、质量不达标、逾期付款）对应的违约金计算方式或损失赔偿范围，避免约定“过高”或“不明”的违约责任（违约金一般不超过实际损失的30%）。争议解决：约定协商、仲裁（明确仲裁机构）或诉讼（明确管辖法院，如被告住所地、合同履行地法院），避免同时约定仲裁和诉讼。保密条款：明保证密信息范围、保密期限及违约责任，涉及商业秘密的需单独约定保密措施。不可抗力：定义不可抗力情形（如自然灾害、战争等），约定通知义务、证明提供及法律后果（如部分或全部免除责任）。3.附件完整性审查核对合同附件是否齐全（如技术参数表、图纸、验收标准、廉洁承诺书等），附件内容是否与主合同一致，附件签字盖章是否规范。（四）合同谈判与修改谈判准备内部明确谈判底线（如可接受的价格调整范围、履行期限弹性区间），指定主谈人（业务负责人+法务人员），避免多人表态导致混乱。谈判沟通就合同中的争议条款（如价款、违约责任、履行期限）与对方平等协商，清晰表达我方诉求，同时听取对方意见，记录谈判要点（可使用《合同谈判记录表》，见附件1）。文本修改谈判达成一致的条款，需在合同文本中修改完善；未达成一致的，可补充附件或签订补充协议。修改后的文本需经双方确认，保证最终版本与谈判结果一致。（五）合同签订与生效最终审核签订前由业务部门、法务部门（若有）再次核对合同文本，保证无遗漏、无歧义，签字盖章页信息完整（双方名称、法定代表人/授权代表签字、盖章日期）。签字盖章规范企业：需加盖合同专用章或公章（优先使用合同专用章），法定代表人或授权代表签字，骑缝章加盖（多页合同需在每页侧面加盖，防止拆换）。个人：需亲笔签名并按手印，注明证件号码号码及签订日期。合同生效约定生效条件：如“双方签字盖章后生效”“支付预付款后生效”等；无需特殊约定的，签字盖章即生效。（六）合同归档与履行管理归档保存合同签订后，原件至少一式两份（双方各执一份），复印件交财务、业务部门备案。按“合同编号-名称-签订日期”规则归档，电子版同步存档（加密存储，避免泄露）。履行跟踪业务部门负责跟踪合同履行情况（如交货进度、服务质量、付款节点），发觉对方违约（如逾期交货、质量不达标）需及时书面催告，并保留沟通记录（邮件、函件等）。变更与解除履行过程中需变更合同的，双方应签订《补充协议》，明确变更内容；需解除合同的，协商一致可签订《解除协议》，若因一方违约导致解除，需保留违约证据并追究责任。三、实用工具模板附件1：合同谈判记录表谈判时间年月日时分至时分谈判地点参与方甲方：经理（业务负责人）、律师（法务）乙方：总监（业务负责人）、专员（法务）谈判合同名称《采购合同》（合同编号：）讨论条款甲方意见标的物价格原报价10万元，要求降至9.5万元履行期限要求30日内交货违约责任逾期交货按日0.5%支付违约金后续行动3日内提供最终报价及确认的履行期限，双方修订合同文本并再次审核签字确认甲方代表：__________乙方代表：__________附件2：合同审查清单表审查项目审查标准审查结果（通过/需修改/不通过）处理意见主体信息企业营业执照有效、经营范围涵盖标的；个人身份真实有效标的条款名称、规格、内容明确，无模糊表述质量标准约定具体标准（国标/行标/约定标准），明确验收方法价款与支付金额大小写一致，支付节点、方式明确履行期限地点期限具体，地点明确（含运输方式及费用承担）违约责任违约情形明确，违约金合理（不超过实际损失30%）争议解决约定仲裁或诉讼（唯一），机构/法院明确附件完整性附件齐全（技术参数、图纸等），与主合同一致，签字盖章规范授权代表签字非法定代表人签字时，提供有效《授权委托书》附件3：合同签订信息表合同编号年-部门-序号（如2023-采-001）合同名称《服务合同》签订日期年月日签订地点市区路号甲方信息名称*有限公司统一社会信用代码地址省市区街道法定代表人*先生联系方式5678乙方信息名称*技术服务公司统一社会信用代码YYYYYYYYYYYYYYYY地址省市区路*号法定代表人*女士联系方式139合同金额人民币（大写）：玖万捌仟元整（小写）：¥98,000.00履行期限自合同签订之日起60日内完成服务主要权利义务摘要甲方：支付服务费、提供必要资料；乙方：按技术参数提供服务、交付成果签订份数一式肆份（甲乙双方各贰份）归档编号-备注附件：《技术服务方案》一份四、关键风险提示与操作建议主体资格风险：避免与无资质主体合作（如建筑企业无施工资质），签订前务必核实营业执照、许可证原件，留存复印件加盖公章。条款歧义风险：关键条款（如履行期限、质量标准）避免使用“尽快”“合理”等模糊词汇，需量化明确（如“7日内交货”“符合GB/T19001-2016标准”）。盖章签字风险：公章需与名称一致，避免使用“财务专用章”“部门章”代替合同章/公章；个人签字需本人亲笔，严禁代签。口头约定风险：所有承诺需写入合同文本，避免“口头补充”“事后说明”等无约定内容，防止纠纷时无据可依。履