合同管理审批与归档工具

合同管理审批与归档工具使用指南一、适用业务场景本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，具体场景包括但不限于：新合同签订：当业务部门需与外部单位（如供应商、客户、合作方）签署采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同时通过工具发起审批流程；合同变更与续签：对已生效合同履行过程中需修改条款（如金额、履行期限、服务范围）或到期后续签的情况，发起变更/续签审批；合同归档查询：合同审批完成后，将纸质合同及电子扫描件统一归档，支持按合同类型、签订日期、合作方等多维度检索；到期风险预警：对临近履行期限、保修期或续签期的合同，自动提醒相关负责人跟进处理。二、操作流程详解（一）合同发起与信息录入发起申请：由业务经办人（如采购专员、销售经理）登录系统，选择“合同发起”模块，填写《合同审批申请表》（见“核心表单模板”），合同草案（Word/PDF格式）及相关附件（如需求说明、报价单、资质证明等）。信息核对：保证合同基本信息完整准确，包括合同名称、编号（若已有）、合作方全称、统一社会信用代码、签约主体（我方/对方）、合同金额（大写/小写）、履行期限、主要权利义务条款、附件清单等。（二）部门初审流转至部门负责人：系统自动将申请表及附件推送给业务部门负责人（如采购部经理某、销售部总监某）进行初审。初审内容：重点审核合同的业务必要性（是否符合部门年度计划/项目需求）、条款完整性（是否明确标的、数量、质量、价款、违约责任等）、合作方资质（是否在合格供应商名录内，营业执照、相关许可证是否有效）及附件是否齐全。初审反馈：部门负责人在2个工作日内完成审核，通过系统填写“初审意见”（如“同意提交法务审核”“补充合作方业绩证明材料后重新提交”），不同意则需注明原因并退回业务经办人修改。（三）法务审核流转至法务部门：初审通过后，申请自动进入法务审核环节，由法务专员*某负责。审核内容：重点审查合同合法性（是否符合法律法规及行业监管要求）、条款合规性（如格式条款是否公平、知识产权归属是否明确、争议解决方式是否约定明确）、法律风险点（如违约责任是否对等、不可抗力条款是否完善）及与我方现有合同的冲突情况。审核反馈：法务专员在3个工作日内反馈审核意见，通过系统标注“审核通过”“需修改后重审”或“不予通过”（附法律依据及修改建议）。若涉及法律风险，需组织业务部门、法务部门联合沟通确认。（四）财务审核流转至财务部门：法务审核通过后，系统推送至财务部主管*某进行财务条款审核。审核内容：重点审核合同金额的准确性（是否与预算匹配、付款条件是否合理）、资金安排（如付款节点、支付方式、发票要求是否符合财务制度）、税务处理（如税率、发票类型是否合规）及履约保证金、质保金等条款约定。审核反馈：财务主管在2个工作日内反馈意见，通过系统填写“财务审核意见”（如“同意付款条款”“建议将分期付款节点调整为验收后30日内”）。（五）领导审批确定审批层级：根据合同金额及重要性，自动匹配审批权限（如：10万元以下由部门总监审批；10万-50万元由分管副总某审批；50万元以上由总经理某审批）。审批内容：领导重点审核合同的商业价值、资源投入是否符合公司战略、审批流程是否合规及前置环节审核意见是否落实。审批结果：领导在1-3个工作日内通过系统审批，选择“批准”“附条件批准”（如“增加对方违约赔偿条款后批准”）或“否决”（附否决理由），审批结果同步至所有相关环节。（六）用印与签署用印申请：审批通过后，业务经办人登录“用印管理”模块，提交《合同用印申请表》，已审批的合同终稿，注明用印份数（如一式三份）、用印类型（公章、合同专用章等）。用印登记：行政部/综合管理部用印管理员*某核对申请信息与审批结果一致后，安排用印，并在系统中登记用印日期、用印人、合同归档编号等信息。合同签署：用印后的合同由业务经办人与合作方双方签署，保证签字/盖章清晰、骑缝章完整（多页合同），签署完成后1个工作日内将纸质合同原件交至归档管理员。（七）归档管理材料整理：归档管理员*某收到纸质合同后，核对合同正本、附件、审批流程单（系统打印版）、用印登记表是否齐全，保证与电子版内容一致。分类编号：按合同类型（如采购、销售、服务）、签订年度进行分类，编制唯一归档编号（规则：[年份]-[合同类型代码]-[流水号]，如“2024-CG-001”），并将编号标注在合同首页及骑缝处。电子化存储：将合同扫描件（PDF格式，含签字盖章页）、审批流程电子记录、附件电子版统一至系统“合同归档库”，关联归档编号，支持关键词检索。纸质归档：将纸质合同正本、附件、审批单等装入档案袋，标注归档编号、合同名称、签订日期、保管期限（如一般合同保管5年，重要合同保管10年以上），存放至指定档案柜，建立《合同归档登记表》（见“核心表单模板”）便于查阅。（八）到期提醒与跟踪系统预警：系统根据合同履行期限、保修期等自动设置预警节点（如到期前30天、15天、7天），通过系统消息、邮件等方式提醒业务经办人及部门负责人跟进。结果记录：业务经办人需在系统中记录到期处理结果（如“正常履约完成”“提出续签申请”“发起违约处理”），并更新合同状态（如“已履行完毕”“续签审批中”“争议处理中”）。三、核心表单模板（一）《合同审批申请表》项目内容合同名称（如“XX公司采购办公设备合同”）合同编号（若已有，填写；若无，由系统自动）合作方全称合作方统一社会信用代码我方签约主体（如“XX有限公司”或“XX分公司”）合同类型□采购□销售□服务□租赁□其他（请注明）合同金额（大写）合同金额（小写）¥履行期限（自_年_月_日至_年__月__日）主要标的/服务内容（简要说明，如“采购笔记本电脑50台”“提供年度IT运维服务”）付款方式（如“签约后预付30%，验收后付70%”）附件清单□需求说明书□报价单□合作方资质文件□其他（请注明）业务经办人（姓名*某）联系方式（内部办公电话，禁止填写手机号）部门初审意见____________________________________________________________________初审人：*某日期：____年__月__日法务审核意见____________________________________________________________________审核人：*某日期：____年__月__日财务审核意见____________________________________________________________________审核人：*某日期：____年__月__日领导审批意见____________________________________________________________________审批人：*某日期：____年__月__日备注（如“需增加保密条款”“合作方为新增供应商，需补充考察报告”）（二）《合同归档登记表》归档编号合同名称签订日期合作方合同类型保管期限存放位置纸质份数电子档路径归档人归档日期2024-CG-001采购办公设备合同2024-03-15XX科技有限公司采购5年A柜-3层-2格3份/合同归档库/2024/采购/2024-CG-001*某2024-03-202024-XS-002销售软件服务合同2024-02-28YY信息技术有限公司销售10年B柜-1层-5格2份/合同归档库/2024/销售/2024-XS-002*某2024-03-01四、关键风险提示信息准确性风险：合同发起时需保证合作方名称、金额、履行期限等关键信息与双方协商内容一致，避免因笔误或信息不全导致合同无效或纠纷。审批流程完整性风险：严禁跳过审批环节或“先签批后补流程”，所有审核节点需按顺序完成，法务、财务审核意见为必备环节（特殊紧急合同需经总经理书面批准后方可例外）。归档及时性风险：合同签署完成后需在3个工作日内完成归档，纸质合同与电子版内容需完全一致，归档编号需唯一且便于检索，避免因归档延迟导致合同丢失或查阅困难。保密与安全风险：合同电子档需存储在内部加密服务器，禁止通过私人邮箱、等非加密渠道传输；查阅纸质合同需履行登记手续，涉密合同（如涉及核心