机关单位行政文书写作指导手册

机关单位行政文书写作指导手册行政文书是机关单位履行职能、开展工作的重要工具，兼具法定效力与规范格式，其写作质量直接影响工作部署的传达、决策意图的落实及对外沟通的效果。掌握行政文书写作规范，既是机关干部的职业素养要求，也是提升工作效能的关键环节。本手册从写作原则、常见文种规范、流程技巧及问题规避等方面展开，为机关文书写作提供系统性指导。一、行政文书写作的核心原则（一）主旨明确，紧扣目的行政文书的核心是“说事”，需围绕工作目标或具体诉求展开，避免主旨模糊、内容发散。例如，撰写《关于申请购置办公设备的请示》，需紧扣“设备老化影响效率，申请采购更新”的核心诉求，缘由部分清晰说明现有设备状况、工作受阻情况，事项部分明确设备型号、预算及采购方式，确保阅文者快速把握意图。（二）材料真实，论据充分文书内容需以事实为依据，数据、案例、背景等材料需经调研核实。如撰写《关于XX项目进展情况的报告》，需如实呈现项目进度（已完成/待完成环节）、存在问题（技术难点、资金缺口等）及解决措施，避免夸大成绩、隐瞒问题。若涉及数据，需标注来源（如“据统计，截至X月，项目完成投资占比X%”），增强说服力。（三）结构严谨，逻辑清晰文书结构需遵循“总—分—总”或“缘由—事项—结语”等逻辑框架，层次分明、衔接自然。以请示为例，结构为：标题：明确文种+事由（如《关于调整XX会议时间的请示》）；主送机关：唯一上级（避免多头主送）；正文：先说明请示缘由（会议时间与上级检查冲突），再提具体事项（调整为X月X日），最后以规范结语收尾（“妥否，请批示”）；落款：单位名称+日期，加盖公章（正式文书）。（四）语言规范，风格得体行政文书语言需庄重、简洁、准确，避免口语化、情绪化表达。庄重：使用公文术语（如“兹因”“妥否”“特此通知”），避免网络用语、俚语；简洁：删除冗余表述，如“现将有关情况汇报如下”可简化为“现将有关情况汇报”；准确：用词精准，避免歧义，如“原则同意”与“同意”需区分语境，“拟”“将”等词体现工作阶段。二、常见行政文书类型及写作规范（一）请示：请求指示/批准的上行文适用场景：需上级决策、审批的事项（如项目立项、资金申请、人事调整）。写作要点：一文一事：一份请示仅针对一个事项，避免多事一请（如同时请示“采购设备”与“调整编制”）；理由充分：缘由需突出“必要性”（如“现有设备超期服役，故障频发，影响XX工作开展”）；结语规范：用“妥否，请批示”“以上请示，盼复”等，忌用“请尽快回复”等口语化表述。（二）报告：汇报工作/反映情况的上行文与请示的区别：报告为“阅件”，无需上级批复；请示为“办件”，需上级答复。写作要点：内容务实：分为“工作进展+问题分析+下一步计划”三部分，如《关于XX年度工作总结的报告》需体现成绩（量化成果）、不足（客观分析）、计划（可操作的措施）；避免请示事项：若需上级审批，应改用请示；若需上级关注，可在报告结尾加“请领导审阅”，而非“请批示”。（三）通知：传达要求/部署工作的下行文适用场景：会议通知、文件转发、工作安排等。写作要点：要素齐全：包含“发文目的+具体要求+执行时间/范围”，如会议通知需明确时间、地点、参会人员、议程、材料要求；语言简洁：避免冗长，如转发文件的通知可简化为“现将《XX文件》转发给你们，请结合实际贯彻落实”；层次清晰：多事项通知用“一、二、三”分条列项，方便阅文者快速抓取信息。（四）函：平行/不相隶属机关的商洽性文书适用场景：单位间商洽工作、询问答复、请求协助（如商请其他单位提供数据、协办活动）。写作要点：语气谦和：因属平行文，需体现协商态度，如“商请贵单位协助开展XX工作，盼复为荷”；事项明确：正文需清晰说明“发函缘由+具体请求+回复要求”，避免模糊表述。（五）会议纪要：记录会议决议的纪实性文书写作要点：客观纪实：准确记录会议时间、地点、参会人员、议题、决议（如“会议决定：XX事项由A部门牵头，B部门配合，X月X日前完成”）；条理清晰：按“议题—讨论—决议”结构梳理，重要事项可加粗或分点，方便执行；语言简洁：删除会议中的冗余讨论，保留决策性内容。三、文书写作的流程与实用技巧（一）调研与构思：夯实写作基础材料收集：围绕写作目的，收集政策依据（如上级文件要求）、工作数据（如任务完成量）、实际问题（如基层反馈的困难），确保内容有支撑；结构设计：根据文种特点，提前规划框架（如请示的“缘由—事项—结语”），用思维导图梳理逻辑，避免写作中“想到哪写到哪”。（二）起草与修改：打磨内容质量初稿撰写：遵循“先完成再完美”原则，快速输出内容，重点关注“是否说清事、是否合逻辑”；反复修改：从“内容、语言、格式”三方面优化：内容：删除与主题无关的表述，补充关键细节（如通知的“联系人、联系方式”）；语言：替换口语（如“我们觉得”改为“经研究”），简化长句（如“为了能够更好地开展工作”改为“为更好开展工作”）；格式：对照《党政机关公文格式》（GB/T____），检查字体（仿宋_GB2312，三号）、行距（28-30磅）、页码（宋体小五号，居中标注）等。（三）审核与签发：确保发文合规多级审核：文书需经“拟稿人自查—科室负责人审核—办公室核稿—领导签发”，重点审核“文种是否正确、内容是否合规、格式是否规范”；留痕管理：审核意见需书面记录（如批注修改建议），签发后按编号归档，便于追溯。四、常见问题与规避方法（一）文种使用错误：请示与报告混用问题表现：用报告请示事项（如《关于申请资金的报告》），或用请示汇报工作；规避方法：牢记“请示需批复，报告不批复”，若需上级决策，用请示；若仅汇报情况，用报告。（二）格式不规范：页码、字体错误问题表现：页码未居中、字体用宋体（应为仿宋_GB2312）、行距不统一；规避方法：制作“公文格式模板”，包含字体、行距、页码、版心等设置，起草时直接套用。（三）内容冗长：“穿靴戴帽”式表述问题表现：开头大段阐述“重要意义”，正文充斥套话（如“在上级领导的关心下”）；规避方法：聚焦“事本身”，开头直接说明缘由（如“因XX工作需要，现申请……”），正文用数据、案例支撑，删除无实质内容的表述。（四）语气不当：命令式或随意化问题表现：下行文语气强硬（如“必须按时完成”），平行文语气随意（如“帮个忙弄一下”）；规避方法：下行文用“请遵照执行”“望认真落实”体现权威但不失礼貌；平