高校学生学业成绩档案管理制度

高校学生学业成绩档案管理制度一、总则学业成绩档案是高校记录学生学业发展轨迹、反映教学质量与人才培养成效的核心载体，对学生学业跟踪、学历认证、升学就业及高校教学评估具有重要支撑作用。为规范学生学业成绩档案管理，保障档案真实、完整、安全并高效服务于教学管理与学生发展，依据《中华人民共和国教育法》《中华人民共和国档案法》及教育部《普通高等学校学生管理规定》等法律法规，结合本校教学管理实际，制定本制度。本制度适用于本校全日制普通高等教育本、专科学生（含专升本、第二学位学生）的学业成绩档案管理，涵盖课程考核成绩、实践教学成果、学业异动记录及相关证明材料的形成、收集、保管、利用等全流程管理。二、管理职责分工（一）教务处作为学业成绩档案管理的统筹部门，负责制定档案管理制度与操作规范，监督各教学单位成绩录入、归档的合规性；牵头建设学业成绩管理信息系统，保障电子档案数据的安全与共享；协调解决成绩档案管理中的争议与问题，定期组织档案管理培训与检查。（二）二级教学单位（学院/系）负责本单位学生学业成绩的日常管理：组织任课教师按时、准确录入课程成绩，审核成绩数据的真实性与规范性；整理本单位学生的学业异动材料（如补考、重修、免修申请等），按要求向教务处或校档案馆移交档案；配合教务处开展成绩档案的核查与整改工作，受理学生的成绩异议申诉并依规处理。（三）任课教师需在教学任务结束后规定时限内（一般为考核结束后10个工作日），依据考核实际结果如实录入学生成绩，确保成绩评定标准与教学大纲一致；对成绩录入的准确性负责，若因教学事故或失误导致成绩错误，须按程序申请更正并承担相应责任。（四）校档案馆（档案管理部门）负责接收、保管全校学生学业成绩档案的最终归档版本，建立档案检索与借阅体系；维护档案存放环境（如防潮、防火、防磁），定期对电子档案进行备份；依规提供档案利用服务，平衡档案利用效率与学生隐私保护的关系。（五）学生有权查询本人学业成绩档案，核对成绩信息的准确性；对存疑的成绩可按《学生申诉处理办法》向所在学院或教务处提出复查申请；需妥善保管个人学业相关证明材料（如成绩单复印件），因个人原因导致档案信息泄露或滥用的，自行承担相应后果。三、档案内容与分类（一）档案内容1.课程考核成绩：含必修课、选修课、通识课、实践教学（实验、实习、课程设计）、毕业论文（设计）、创新创业实践等环节的成绩，涵盖百分制、等级制（如优、良、合格）、学分绩点等评定形式。2.学业异动记录：补考、重修、缓考的申请与结果，成绩更正的审批材料，免修、免考的申请及学分认定证明，休学、复学、转学等学籍变动涉及的学业衔接材料。3.学业证明材料：在校期间获得的学术竞赛、科研成果、职业资格证书等与学业相关的佐证材料（经学校认定后纳入档案）。（二）分类方式学业成绩档案按学生个人（一人一档）、年级-专业（按教学班级归集）、年度-类型（如学期成绩汇总、毕业成绩总表）三个维度分类管理，纸质档案与电子档案同步建档，确保“一人一籍、一档一溯”。四、管理流程规范（一）形成与录入任课教师通过学校教务管理系统录入成绩，须严格遵循“谁授课、谁录入、谁负责”原则。成绩录入后，二级学院教学秘书应在3个工作日内完成审核，重点核查成绩分布合理性、特殊成绩（如0分、缺考、缓考）的标注规范性。若需调整成绩（如核分错误、教学事故整改），须由任课教师提交书面说明，经学院教学院长审批后，报教务处备案方可修改，修改记录永久留存。（二）收集与归档1.学期归档：每学期末，二级学院将本单位学生的课程成绩汇总表（纸质+电子）、学业异动材料整理后，移交教务处归档，移交清单须双方签字确认。2.毕业归档：学生毕业前，教务处会同各学院编制《毕业生成绩总表》，经审核后移交校档案馆，作为学生学历认证的核心依据。毕业档案包含完整的课程成绩、实践成果、学位授予相关材料，归档后原则上不得修改。（三）保管与维护1.纸质档案：存放于校档案馆专用库房，配备恒温恒湿设备、防火防盗设施，档案柜架编号管理，定期开展防虫、防霉检查。2.电子档案：依托教务管理系统与档案管理系统双端存储，实行“异地备份+定期校验”机制（每月增量备份、每季度全量备份），数据加密传输与存储，访问权限分级管控（如学生仅可查询本人成绩，教师、管理人员按职责权限获取数据）。（四）利用与服务1.校内利用：教学评估、专业建设等工作需调取成绩档案时，由部门出具公函，经教务处审批后，可查阅或复制相关档案（涉密信息除外）。2.学生个人利用：学生可通过教务系统自助查询成绩，如需纸质成绩单，凭有效证件到教务处或学院办理（毕业学生可通过校档案馆申请），成绩单须加盖学校公章方为有效。3.社会利用：学历认证、就业背景调查等社会需求，须由学生本人授权，或通过教育部学历认证中心等官方渠道对接，学校依规提供核验服务，严格保护学生隐私。（五）鉴定与销毁校档案馆每5年组织一次成绩档案鉴定，由教务处、学院代表、法律专家组成鉴定小组，对超过保管期限（一般为学生毕业后50年）且无历史、查考价值的档案进行评估。鉴定通过的档案，经校务会审议、校长办公会批准后，按规定程序销毁（纸质档案须登记造册、双人监销，电子档案彻底清除并留存销毁记录）。五、监督与保障（一）监督机制教务处每学期开展成绩档案管理专项检查，重点核查成绩录入的及时性、准确性，档案移交的完整性，以及电子档案系统的安全性。对检查中发现的问题（如成绩造假、档案丢失），责令责任单位限期整改，并通报全校。（二）责任追究对篡改成绩、违规泄露档案信息、玩忽职守导致档案损毁的行为，视情节轻重给予行政处分（如警告、记过、降级）；构成违法的，依法追究法律责任。学生以欺诈手段篡改成绩的，按《学生违纪处分条例》给予纪律处分，撤销相关学业证明，并通报其用人单位或升学院校。（三）技术保障学校每年投入专项经费维护教务管理系统与档案管理系统，升级数据加密、访