生产及办公物品管理制度

PAGE生产及办公物品管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产及办公物品的管理，规范物品采购、使用、保管、处置等流程，提高物品使用效率，降低公司运营成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有生产部门、办公部门及相关人员。（三）基本原则1.统一管理原则：公司设立专门的物品管理部门或岗位，对生产及办公物品进行统一规划、采购、调配和管理。2.合理配置原则：根据各部门工作实际需求，合理配置物品资源，避免浪费和闲置。3.节约使用原则：倡导全体员工节约使用生产及办公物品，降低消耗，提高资源利用率。4.规范操作原则：明确物品管理各环节的操作流程和标准，确保各项工作规范有序进行。二、管理职责（一）物品管理部门职责1.负责制定和完善生产及办公物品管理制度，并监督执行。2.汇总各部门物品需求计划，结合公司实际情况，编制年度、月度物品采购计划。3.组织实施物品采购工作，选择合格供应商，签订采购合同，确保物品按时、按质、按量供应。4.负责物品的验收、入库、保管、发放、盘点等日常管理工作。5.定期对物品库存进行清查，及时处理积压、报废物品，优化库存结构。6.对各部门物品使用情况进行监督检查，提出改进意见和建议。（二）使用部门职责1.负责本部门物品需求的统计和申报，根据工作实际需要，提前向物品管理部门提交物品需求计划。2.严格按照规定使用物品，不得擅自改变用途或转借他人。3.妥善保管本部门领用的物品，做好日常维护和保养工作，防止损坏、丢失。4.定期对本部门物品进行盘点，及时与物品管理部门核对账目。5.配合物品管理部门做好物品清查、处置等相关工作。（三）财务部门职责1.负责审核物品采购计划和费用预算，确保采购资金的合理使用。2.对物品采购、使用、处置等过程中的财务收支进行核算和监督。3.参与物品盘点工作，对盘盈、盘亏情况进行财务处理。（四）审计部门职责1.对生产及办公物品管理情况进行审计监督，检查制度执行情况和财务收支的真实性、合法性。2.对物品采购、处置等重大事项进行专项审计，防范风险。三、物品采购管理（一）采购计划编制1.各部门应于每年[具体时间]前，结合下一年度工作任务和业务发展需求，填写《物品需求计划表》，详细列出所需物品的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息，提交至物品管理部门。2.物品管理部门对各部门提交的需求计划进行汇总、分析和审核，结合公司库存情况、预算安排等因素，编制年度物品采购计划。年度采购计划应明确采购物品的种类、数量、预算金额、采购时间等内容。3.月度采购计划根据年度采购计划和实际工作需求进行编制。各部门如有临时特殊需求，应提前[具体天数]向物品管理部门提交《临时物品需求申请表》，物品管理部门审核后纳入月度采购计划。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选：物品管理部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、信誉状况等方面，筛选出合格供应商。2.供应商评估：定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等进行评估。评估方式可包括实地考察、样品检验、客户反馈等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。3.采购合同签订：与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同内容应包括物品名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。（三）采购流程1.采购人员根据批准的采购计划，向供应商发送采购订单或询价单，明确采购物品的要求和交货时间。2.供应商收到订单或询价单后，应及时确认并按照约定时间将货物送达指定地点。3.物品到货前，采购人员应通知物品管理部门及相关使用部门准备验收工作。4.物品到货时，由物品管理部门会同使用部门按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、型号、质量、外观等。如发现问题，应及时与供应商沟通协商解决。5.验收合格的物品，由物品管理部门办理入库手续；验收不合格的物品，应及时通知供应商进行退换货处理。四、物品库存管理（一）入库管理1.物品到货后，采购人员应及时将送货单、发票等相关资料提交给物品管理部门。2.物品管理部门仓库管理人员根据送货单和采购合同对物品进行核对，确认无误后办理入库手续。入库时应填写《物品入库单》，详细记录物品的名称、规格、型号、数量、供应商等信息。3.仓库管理人员应按照物品的类别、规格、型号等进行分类存放，并建立库存台账，详细记录物品的出入库情况。（二）保管管理1.仓库应保持整洁、通风、干燥，具备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施。2.对贵重物品、易燃易爆物品、易腐蚀物品等应设置专门的存放区域，并采取相应的安全保管措施。3.仓库管理人员应定期对物品进行检查和盘点，确保物品的安全和完好。如发现物品有损坏、变质、丢失等情况，应及时查明原因并报告处理。4.对于有保质期要求的物品，应按照规定进行标识和管理，确保在保质期内使用。（三）出库管理1.各部门因工作需要领用物品时，应填写《物品领用申请表》，注明物品名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人审批后提交至物品管理部门。2.物品管理部门仓库管理人员根据审批后的《物品领用申请表》进行发货，并填写《物品出库单》。出库时应遵循“先进先出”的原则，确保物品的合理使用。3.领用人员凭《物品出库单》到仓库领取物品，仓库管理人员应与领用人员当面核对物品的名称、规格、型号、数量等信息，无误后办理交接手续。（四）盘点管理1.公司定期对物品库存进行全面盘点，盘点周期为[具体时间间隔]。盘点工作由物品管理部门组织实施，财务部门、审计部门等相关人员参与。2.盘点前，仓库管理人员应做好准备工作，包括核对库存账目、整理物品等。盘点时，应采用实地清点的方式，确保账实相符。3.盘点结束后，物品管理部门应编制《物品盘点报告》，详细记录盘点情况。如发现账实不符，应查明原因，提出处理意见，并报相关领导审批。4.根据盘点结果，对库存管理中存在的问题进行分析总结，及时调整库存管理策略，完善相关管理制度。五、物品使用管理（一）使用规范1.各部门应教育员工正确使用生产及办公物品，遵守操作规程，爱护物品，不得随意损坏或丢弃。工作中应合理使用物品，避免浪费。2.对于贵重设备、仪器等物品，使用部门应指定专人负责操作和维护，并建立使用记录档案，详细记录使用时间、使用情况、维护保养等信息。3.员工离职时，应将所领用的物品全部归还物品管理部门，并办理交接手续。如发现有损坏、丢失等情况，应按照规定进行赔偿。（二）维修与保养1.物品出现故障或损坏时，使用部门应及时填写《物品维修申请表》，注明物品名称、规格、型号、故障情况等信息，提交至物品管理部门。2.物品管理部门根据维修申请表，联系专业维修人员进行维修。维修人员应及时对物品进行检查和维修，并做好维修记录。3.对于需要定期保养的物品，物品管理部门应制定保养计划，组织相关人员进行保养工作，确保物品的正常运行。（三）报废管理1.物品因损坏、老化、技术淘汰等原因无法继续使用时，使用部门应填写《物品报废申请表》，详细说明报废原因、物品名称、规格、型号、购置时间、使用情况等信息，提交至物品管理部门。2.物品管理部门组织相关人员对报废申请进行审核，必要时可邀请专业技术人员进行鉴定。审核通过后，报公司领导审批。3.经批准报废的物品，由物品管理部门负责统一处置。处置方式可包括变卖、捐赠、报废销毁等。处置过程中应做好记录，并及时更新库存台账。六、监督与考核（一）监督检查1.物品管理部门定期对各部门物品使用情况进行监督检查，检查内容包括物品领用、使用、保管、维修、报废等环节的执行情况。2.财务部门、审计部门不定期对物品采购、库存、费用等情况进行审计监督，确保公司财务收支的真实性、合法性和合规性。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立物品管理考核评价机制，对各部门及相关人员的物品管理工作进行考核评价。考核指标