生产单位办公室管理制度

PAGE生产单位办公室管理制度一、总则（一）目的为规范生产单位办公室的各项工作流程，提高工作效率，确保办公室工作的规范化、科学化、制度化，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于生产单位办公室全体工作人员，包括但不限于主任、副主任、秘书、行政人员等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保各项工作合法合规。2.高效性原则：优化工作流程，减少不必要的环节，提高工作效率。3.规范化原则：明确各岗位职责和工作标准，规范工作行为。4.服务性原则：以服务生产一线为宗旨，为生产单位的正常运转提供有力支持。二、岗位职责（一）办公室主任职责1.全面负责办公室的日常管理工作，制定工作计划并组织实施。2.协调办公室与其他部门之间的工作关系，确保各项工作顺利开展。3.负责办公室人员的工作安排、绩效考核及培训发展。4.审核重要文件、报告等，确保文件质量和工作准确性。5.参与生产单位重要决策的制定，提供相关信息和建议。（二）办公室副主任职责1.协助主任开展办公室工作，负责部分专项工作的组织和实施。2.负责办公室文件、资料的整理、归档和保管工作。3.组织安排会议、活动等，做好会议记录和活动总结。4.负责办公室办公用品、设备的采购、管理和维护。5.完成主任交办的其他临时性工作任务。（三）秘书职责1.负责起草、审核、印发各类文件、通知、报告等文字材料。2.做好文件的收发、登记、传阅、归档等工作，确保文件流转及时、准确。3.协助组织会议，准备会议资料，记录会议内容，整理会议纪要。4.负责办公室的信息收集、整理和报送工作，及时反映工作动态和问题。5.完成领导交办的其他文字处理工作任务。（四）行政人员职责1.负责办公室的日常行政事务，如考勤管理、印章管理、车辆调度等。2.做好办公用品的采购、发放和库存管理工作，确保办公用品的正常供应。3.负责办公室环境卫生的维护和管理，营造良好的办公环境。4.协助组织各类活动，做好活动现场的布置和服务工作。5.完成领导交办的其他行政事务性工作任务。三、工作流程（一）文件管理流程1.文件起草各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合法律法规和公司政策要求。起草人应确保文件表述清晰、逻辑严谨、数据准确。2.文件审核文件起草完成后，由起草部门负责人进行初审，重点审核文件内容的准确性、完整性和合规性。初审通过后，将文件提交办公室秘书进行审核，秘书审核文件格式、文字表述等是否规范。重要文件需经办公室主任审核，主任审核后提出修改意见或批准文件发布。3.文件印发文件审核通过后，由秘书按照规定格式进行排版，交由行政人员进行打印、装订。行政人员将印发后的文件进行登记，并按照文件规定的范围进行发放。4.文件传阅对于需要传阅的文件，行政人员按照规定的传阅顺序进行传递，确保文件传阅及时、无遗漏。传阅人应在文件传阅单上签字，注明传阅时间，如有意见或建议应及时反馈。5.文件归档文件办理完毕后，行政人员应及时将文件整理归档，按照档案管理要求进行分类存放。定期对档案进行清查和整理，确保档案的完整性和可查阅性。（二）会议管理流程1.会议筹备主办部门提前填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容。办公室根据会议申请表进行会议安排，包括会议室预订、会议资料准备、通知参会人员等。行政人员负责会议现场的布置，如摆放桌椅、调试音响设备等。2.会议通知秘书根据会议安排，提前向参会人员发送会议通知，通知应明确会议的具体时间、地点、议程等信息。对于重要会议，可采用电话、邮件等多种方式进行通知，确保参会人员收到通知。3.会议记录秘书负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论情况、决议事项等。会议记录应准确、完整，采用规范的记录格式，便于会后整理和查阅。4.会议纪要会议结束后，秘书及时整理会议纪要，会议纪要应客观、准确地反映会议的主要内容和决议事项。会议纪要经办公室主任审核后，发送给参会人员及相关部门。5.会议跟进相关部门负责对会议决议事项进行跟进落实，定期向办公室反馈决议事项的执行情况。办公室对会议决议事项的执行情况进行跟踪检查，确保决议事项得到有效执行。（三）办公用品管理流程1.需求申请各部门根据工作需要填写《办公用品申请表》，注明所需办公用品的名称、规格、数量等信息。部门负责人对申请表进行审核签字后，提交给行政人员。2.采购审批行政人员对办公用品申请表进行汇总整理，根据库存情况提出采购建议。采购建议经办公室主任审批后，由行政人员进行采购。3.采购执行行政人员按照审批后的采购建议，选择合适的供应商进行采购。采购过程中应严格遵守公司的采购制度，确保采购物品的质量和价格合理。4.验收入库办公用品采购回来后，行政人员组织相关人员进行验收，核对物品的名称、规格、数量等是否与采购申请一致。验收合格后，行政人员将办公用品办理入库手续，登记入库台账。5.发放领用各部门根据实际需要到行政人员处领用办公用品，行政人员按照规定进行发放，并做好领用登记。行政人员定期对办公用品的库存进行盘点，确保账实相符。（四）车辆管理流程1.车辆调度各部门因工作需要使用车辆时，提前填写《车辆使用申请表》，注明用车时间、地点、事由等信息。办公室根据车辆使用申请表进行车辆调度安排，优先保障生产一线和重要工作的用车需求。2.派车通知办公室调度人员根据车辆安排情况，向驾驶员发送派车通知，明确出车时间、地点、任务等信息。驾驶员接到派车通知后，应做好出车准备，按时到达指定地点出车。3.车辆使用驾驶员在出车过程中应严格遵守交通规则，确保行车安全。用车部门应合理使用车辆，不得擅自改变行车路线或延长用车时间。4.车辆维修车辆出现故障时，驾驶员应及时向办公室报告，办公室安排车辆维修事宜。维修车辆时，驾驶员应填写《车辆维修申请表》，经办公室主任审批后进行维修。维修完成后，驾驶员应验收维修情况，并在维修发票上签字确认。5.车辆保养办公室按照车辆保养规定，定期安排车辆进行保养。保养车辆时，驾驶员应配合维修人员做好车辆保养工作，确保车辆性能良好。四、工作纪律（一）考勤制度1.全体工作人员应严格遵守公司的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退。2.使用指纹打卡或其他考勤方式进行考勤记录，如有特殊情况不能按时打卡，应提前向办公室请假并说明原因。3.每月由行政人员统计考勤情况，对于迟到、早退、旷工等情况按照公司规定进行处理。（二）工作纪律1.遵守国家法律法规和公司的各项规章制度，不得从事违法违规活动。2.严格遵守工作流程和工作标准，确保工作质量和效率。3.保守公司机密，不得泄露公司的商业秘密、技术秘密等信息。4.工作时间内不得擅自离岗、串岗，不得在办公室内从事与工作无关的事情。（三）廉洁自律1.工作人员应廉洁奉公，不得利用职务之便谋取私利。2.在办公用品采购、车辆维修等工作中，应严格遵守公司的采购制度和廉洁规定，确保采购过程公开、公正、透明。3.不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益，如有违反，将依法依规严肃处理。五、绩效考核（一）考核原则1.客观公正原则：以工作实际表现为依据，客观评价工作人员的工作业绩。2.全面考核原则：从工作态度、工作能力、工作业绩等方面进行全面考核。3.激励改进原则：通过绩效考核，激励工作人员提高工作积极性和工作效率，促进工作改进。（二）考核内容1.工作态度：包括责任心、敬业精神、团队合作精神等方面。2.工作能力：包括专业知识、业务技能、沟通协调能力等方面。3.工作业绩：包括工作任务完成情况、工作质量、工作效率等方面。（三）考核方式1.定期考核：每月或每季度进行一次定期考核，由办公室主任组织实施。2.不定期考核：根据工作需要，对工作人员进行不定期考核，重点考核工作任务的完成情况和突发事件的处理能力。3.自我评价：工作人员每月进行一次自我评价，总结工作表现，提出改进措施。（四）考核结果应用1.与薪酬挂钩：根据绩效考核结果，发放绩