合同管理审批流程模板降低风险版

合同管理审批流程模板降低风险版适用业务场景标准化操作流程第一步：合同发起与资料准备责任主体：业务部门经办人（经办人）操作内容：业务部门根据合作需求，与对方初步沟通合同条款，明确合作标的、金额、履行期限、权利义务等核心内容。整理合同附件材料，包括但不限于：合作方主体资质文件（营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书原件，若为授权代表签署）；技术协议、报价单、验收标准等支撑性文件；历史合作记录（如有）或尽职调查报告（针对大额/重要合作）。填写《合同审批表》（模板见后），注明合同基本信息、部门意见及附件清单，连同合同草案及附件一并提交至部门负责人审核。第二步：部门初步审核责任主体：业务部门负责人（部门负责人）操作内容：审核合同内容的业务合理性：是否符合企业战略规划、年度经营目标，合作需求是否真实必要。审核核心条款的初步合规性：合作主体是否明确、金额是否与预算匹配、履行期限是否合理、主要权利义务是否对等。审核附件材料的完整性：资质文件是否在有效期内，技术参数、报价等是否与合同草案一致。审核通过后，在《合同审批表》“部门意见”栏签署“同意，提交法务审核”，并注明重点关注的条款（如付款条件、违约责任）；若审核不通过，退回业务部门修改并说明理由。第三步：法务专项审查责任主体：法务专员（法务专员）操作内容：审查合同主体合法性：核对营业执照、授权委托书，确认合作方为依法设立且存续的企业，避免与分支机构、无授权主体签约；涉及特殊行业（如医疗、建筑）的，需确认合作方具备相应资质许可。审查合同条款合规性与风险点：核对法律术语准确性（如“不可抗力”“违约责任”的定义是否清晰）；检查权利义务对等性（如违约金是否过高、争议解决方式是否约定明确）；审查知识产权、保密条款是否覆盖合作全周期及衍生权益；确认合同形式是否符合法定要求（如书面合同、需审批/备案的特殊合同）。出具《法务审查意见书》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论，对需修改的条款逐条说明修改建议，连同《合同审批表》转至财务部门。第四步：财务合规审核责任主体：财务经理（财务经理）操作内容：审核合同金额与预算匹配性：是否超出部门年度预算，超预算部分是否履行追加审批程序。审核付款条款风险：付款条件是否与履约进度挂钩（如预付款比例≤30%，验收合格后支付尾款）；付款方式是否符合企业财务制度（禁止个人账户收款，需明确对公账户信息）；涉及税费、发票的条款是否明确（如“提供增值税专用发票”“税率及开票时间”）。审核履约保障措施：是否约定违约金、保证金等条款，以降低企业资金风险。在《合同审批表》“财务意见”栏签署意见，重点标注金额、付款方式等核心审核点，转至分管领导审批。第五步：管理层最终审批责任主体：分管副总/总经理（分管领导）操作内容：综合审核合同的业务价值、风险等级及对企业整体运营的影响（如是否涉及重大投资、长期合作、核心资源投入）。重点审批超出部门审批权限的合同（如金额超过万元、涉及新业务领域）。审批通过后，在《合同审批表》“最终审批”栏签署“同意签署”，并明确签署权限（如法定代表人签署、授权代表签署）；若审批不通过，退回业务部门终止合作或重新谈判。第六步：合同签署与用印管理责任主体：行政部/综合管理部（用印管理员）、签约代表操作内容：业务部门根据审批通过的《合同审批表》，修订最终版合同文本，保证所有审核意见已落实。提交最终版合同至行政部，用印管理员核对审批表与合同文本一致性，确认无误后加盖企业合同专用章或公章（严禁空白合同盖章）。签署环节：由法定代表人或其授权代表（需附《授权委托书》）签字，合作方签字盖章后，双方各执正本一份，副本由行政部、财务部、业务部门分别存档。第七步：合同履行与归档责任主体：业务部门经办人、档案管理员操作内容：业务部门负责合同履约跟踪，按约定节点推进合作（如交付、验收、付款），记录履约情况（如验收报告、沟通函件），发觉异常及时上报法务、财务部门。合同履行完毕或终止后，业务部门整理合同正本、审批表、附件、履约记录等全套材料，移交至档案管理员。档案管理员按“一合同一档”原则分类归档，建立电子台账，保证档案安全、可追溯，借阅需履行登记手续。合同审批表模板合同基本信息合同编号（按年度-部门-序号规则填写，如2024-采-001）合同名称合同类型□采购□销售□服务□合作□租赁□其他：甲方（我方）企业名称：____________________签约主体：□公司□分公司乙方（合作方）企业名称：____________________统一社会信用代码：_____________合同金额大写：____________________小写：¥____________________履行期限自_年_月_日至_年__月__日签订地点主要条款摘要（简述标的、质量标准、付款方式、违约责任等核心内容，不超过200字）审批意见业务部门负责人意见□同意，提交法务审核□修改后重审□不同意，终止合作理由：____________________签字：__________日期：____年__月__日法务审查意见□通过□修改后通过□不通过修改建议：____________________签字：__________日期：____年__月__日财务审核意见□同意□修改后重审□不同意（理由：____________________）签字：__________日期：____年__月__日分管领导审批意见□同意签署□重新谈判□不同意签字：__________日期：____年__月__日用印记录□合同专用章□公章用印日期：____年_月日用印人：_______附件清单（请列明所有附件名称及份数）1.合作方营业执照复印件（加盖公章）份2.授权委托书原件（若非法定代表人签署）3.技术协议/报价单/验收标准等4.其他：_______________________________________________________备注（记录合同履行过程中的重要变更、补充协议或争议事项）风险防控要点主体资质审查“三查”：查营业执照（是否在有效期内、经营范围是否覆盖合作内容）；查授权文件（非法定代表人签署时，需核对授权范围、期限及原件）；查履约能力（通过征信平台、行业口碑或历史合作记录评估合作方信用）。核心条款“四明确”：明确合同标的（具体名称、规格、数量，避免模糊表述）；明确质量标准（国家标准、行业标准或双方约定标准，需写入附件）；明确违约责任（违约金计算方式、损失赔偿范围，避免“承担相应责任”等笼统条款）；明确争议解决（优先约定企业所在地法院诉讼，或明确仲裁机构及规则）。审批权限“不越级”：严格执行分级审批制度，金额、类型不同的合同对应不同层级审批人，严禁“先签批后补流程”或“绕过关键审批环节”。附件管理“不缺失”：技术协议、报价单等附件需与合同具有同等法律效力，避免“主合