销售合同审核与签订标准化手册

销售合同审核与签订标准化手册第一章适用业务情境本手册适用于公司所有销售业务场景中与客户签订销售合同的标准化管理流程，包括但不限于：常规产品销售、定制化服务销售、长期框架协议签订等。旨在通过规范合同审核与签订全流程，保证合同条款合法合规、权责清晰，有效防范业务风险，保障公司及客户的合法权益，提升合同管理效率。本流程适用于销售部门、法务部门、财务部门及相关审批责任人，覆盖合同从发起至归档的全生命周期管理。第二章标准化操作流程一、合同发起与资料准备发起主体：销售部门业务人员（如：销售经理）根据与客户达成的合作意向，作为合同发起人。资料清单：客户主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明，需加盖客户公章）；合作意向书或往来函电（明确双方初步合作需求、核心条款）；公司产品/服务标准说明（如为定制化产品，需提供技术规格书、验收标准）；定价政策文件（如折扣权限、阶梯价格等，需经销售负责人确认）。模板选择：根据业务类型选择对应的销售合同模板（如《标准产品销售合同模板》《定制化服务销售合同模板》），禁止直接使用未经审批的合同文本。二、业务部门初步审核审核责任人：销售部门负责人（如：销售总监）。审核重点：合同主体信息：客户名称、统一社会信用代码、法定代表人等与证明材料是否一致；标的物信息：产品名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间/地点是否与意向书一致；商务条款：价格、付款方式（如预付款比例、账期）、运输方式、验收标准是否符合公司定价政策及客户实际需求；附件完整性：技术附件、交付清单等是否齐全且与条款无冲突。输出成果：审核通过后，在《销售合同审核表》中签署意见并流转至法务部门；若存在需修改条款，由业务人员与客户沟通调整后重新提交。三、法务部门合规审核审核责任人：法务专员（如：法务主管）。审核重点：合同主体合法性：客户是否为依法设立并存续的企业，是否存在经营异常或法律纠纷风险；条款合法性：付款时间、违约责任、知识产权归属、争议解决方式（如约定诉讼管辖地是否为公司所在地）等条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规；风险防控：是否存在“霸王条款”、免责声明显失公平等风险，补充缺失的违约责任约定（如逾期付款违约金计算方式）；术语规范性：避免使用模糊表述（如“尽快”“大概”），明确具体时间、金额、标准。输出成果：审核通过后，在《销售合同审核表》中签署“合规通过”意见；若存在法律风险，出具《法律风险提示函》并要求业务部门与客户协商修改，修改后重新审核。四、财务部门条款审核审核责任人：财务部门负责人（如：财务经理）。审核重点：价格与成本：销售价格是否低于成本价（特殊促销需经总经理审批），折扣政策是否符合公司财务制度；付款条款：预付款比例（原则上不低于30%）、付款节点（如“验收合格后30日内付款”是否明确验收流程）、发票类型（如增值税专用发票需提供开票信息）是否符合财务核算要求；税费约定：是否明确增值税、印花税等税费的承担方，避免税费争议；违约责任中的财务条款：如违约金计算方式是否符合财务列支规定，客户逾期付款的催收流程是否与财务对账机制衔接。输出成果：审核通过后，在《销售合同审核表》中签署“财务合规”意见；若存在财务风险（如付款周期过长、预付款比例不足），要求业务部门调整条款并重新提交。五、最终审批与授权审批层级：根据合同金额及业务类型确定审批人：合同金额≤10万元：销售部门负责人+法务专员审核通过后，由销售总监最终审批；10万元＜合同金额≤50万元：需增加财务负责人审批，由分管销售副总最终审批；合同金额＞50万元：需总经理办公会集体审议，总经理最终审批。审批内容：审核合同整体商务条款、法律条款、财务条款的协调性，确认是否符合公司战略利益及风险控制要求。授权签署：审批通过后，由法定代表人或其书面授权的代理人（如销售总监，需附《授权委托书》）代表公司签署合同，授权委托书需明确签署权限、合同范围及有效期。六、合同签订与归档签订规范：合同文本需为双方确认的最终版本，严禁手写涂改（如有修改，需双方在修改处加盖公章或签字确认）；合同签订份数：一式四份（客户两份、公司财务一份、法务一份，业务部门可根据需要留存复印件）；签字盖章：客户需加盖公章或合同专用章，法定代表人或授权代理人签字；公司方需加盖公章及法定代表人签字章（或授权签字）。归档管理：业务人员在合同签订后3个工作日内，将合同原件及附件（如客户资质文件、审批表）提交至法务部门统一编号归档；法务部门建立《合同签订记录表》，记录合同编号、签订日期、客户名称、金额、履行状态等信息，定期更新并同步至财务部门及销售部门；合同履行过程中，如发生变更、补充或解除，需签订书面补充协议，并参照原流程审核归档。第三章常用工具模板一、销售合同审核表合同编号合同名称客户名称统一社会信用代码签订日期审核环节审核部门/责任人审核意见签字/日期备注业务初审销售部门负责人法务审核法务专员财务审核财务负责人最终审批审批人备注说明：1.标“*”项为必填；2.审核意见需明确“通过”“修改后通过”“不通过”及具体修改意见。二、销售合同审批流程表流程环节操作部门/责任人操作内容完成时限输出文件合同发起销售业务员准备客户资料、选择合同模板签订意向后1个工作日合作意向书、客户资质文件业务初审销售部门负责人审核商务条款、资料完整性收到资料后1个工作日《销售合同审核表》（业务意见）法务审核法务专员审核合法性、风险点收到审核表后2个工作日《法律风险提示函》（如需）财务审核财务负责人审核财务条款、税费约定收到审核表后2个工作日《财务审核意见表》（如需）最终审批审批人根据金额层级审批收到审核表后1-3个工作日审批通过意见合同签订授权代理人按规范签署、盖章审批通过后3个工作日合同原件三、合同签订记录表合同编号客户名称合同金额（元）签订日期履行期限履行状态（待履行/履行中/已完成/已终止）责任部门备注第四章关键风险提示一、审核阶段风险防控主体资格风险：未核实客户营业执照、授权委托书等文件的真实性，导致合同无效或无法追责。需通过“国家企业信用信息公示系统”查询客户经营状态，确认签约人是否具有合法授权。条款描述风险：标的物规格、质量标准、交付时间等描述模糊，易引发履行争议。需使用量化指标（如“产品符合GB/T19001-2016标准”“交付时间为合同签订后30日内”），避免歧义。付款条款风险：预付款比例过低（如＜10%）或付款节点不明确，可能导致公司资金回笼困难。需明确预付款到账后启动生产/服务，验收合格后支付尾款（如90%）。违约责任风险：未约定违约金计算方式或责任上限，导致维权成本过高。违约金一般不超过实际损失的30%，且需明确逾期付款、逾期交付等不同情形的责任标准。二、签订阶段风险防控签字盖章不规范：客户未加盖公章（仅签字）或使用“财务章”“收据章”代替合同专用章，可能导致合同效力争议。需保证客户加盖“公章”或“合同专用章”，并与预留印模一致。合同文本不一致：双方持有的合同版本不同（如客户私自修改后打印），导致履约依据冲突。合同签订前需双方核对文本一致，并在骑缝处加盖公章。归档延迟或缺失：合同未及时归档导致履行过程无法追溯，或因保管不当丢失。需明确归档时限（3个工作