企业沟通会议纪要记录规范

企业内部沟通会议纪要记录规范一、适用范围与典型场景本规范适用于企业各类内部沟通会议的纪要记录工作，涵盖但不限于以下场景：部门例会：周/月度工作总结与计划、日常事务协调；项目推进会：项目阶段性成果复盘、问题解决、任务分工；跨部门协作会：涉及多部门对接的流程优化、资源协调、联合决策；专题研讨会：新政策解读、技术方案论证、管理流程改进等专项议题；临时协调会：紧急问题处理、突发事件应对等需快速决策的场景。二、会议纪要撰写全流程指南1.会前准备：明确记录基础获取会议信息：提前从会议组织者（如行政部、项目负责人）处获取会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人）、核心议程及需提前准备的资料（如项目背景材料、数据报表）。熟悉会议背景：若涉及专项议题（如项目进展、政策落地），需提前查阅相关文件，知晓议题背景、当前进展及争议点，避免记录时出现关键信息遗漏。准备记录工具：根据会议性质选择记录方式：基础记录：笔记本（提前标注议程项）或电子文档（预设模板框架）；复杂议题：使用录音设备（需提前征得主持人同意）辅助记录，保证讨论细节完整；团队协作：通过共享文档（如企业内部协作平台）实时同步记录，方便参会人员补充信息。2.会中记录：聚焦核心信息记录基本信息：实时填写会议纪要模板中的“会议基本信息”栏，包括会议名称（如“项目Q3推进会”）、起止时间、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（全称或部门+姓名，用代替具体人名，如“市场部经理”）、缺席人员及原因（如“技术部*工程师，因客户现场调试请假”）。按议程逐项记录讨论要点：议题背景：简要说明当前议题的背景（如“Q2项目进度滞后原因分析”）；核心观点：记录各参会人的主要发言，突出“谁提出什么观点”“数据支撑”“案例说明”，避免大段摘录。例如：“*总监指出，进度滞后主因是供应链交付延迟（具体延迟3批次，涉及A、B部件），建议启动备用供应商备选流程”；争议焦点：对存在分歧的议题，需客观记录不同意见及理由，如“经理认为应优先保证质量，暂缓更换供应商；主管则认为需避免影响交付节点，建议同步推进供应商考察”。明确决议与待办事项：这是纪要的核心，需单独标注并记录以下要素：决议事项：会议达成的统一结论，如“同意启动备用供应商考察流程，由采购部牵头，3个工作日内提交候选名单”；责任人：明确每项任务的具体执行人或部门，避免模糊表述（如“由负责”改为“由采购部*经理负责”）；完成时限：具体到日期或节点，如“2024年X月X日前完成供应商考察报告”。记录动态信息：临时新增的议程、需后续跟进的临时动议、会议结束前确认的下次会议安排（如“下次例会时间：2024年X月X日14:00，议题：Q3项目风险复盘”）。3.会后整理：完善与核对24小时内完成初稿：趁记忆清晰时整理记录，补充会中遗漏的细节（如未记录的数据、案例），保证语言简洁、逻辑清晰，避免口语化表达（如“我觉得”改为“建议”；“大概”改为“预计”）。核对关键信息：与会议主持人或核心参会人确认决议事项、责任人及时限，避免歧义；检查参会人员名单、议程项与实际会议情况是否一致，补充缺失信息（如附件名称、表决结果）。排版与标注：按模板格式排版，使用加粗、分点等方式突出决议和待办事项；对复杂议题可添加“附件”（如“会议资料：项目进度表.pptx”），并在纪要中注明。4.审核与分发：保证落地与存档审核流程：初稿完成后提交主持人或部门负责人审核，重点确认“决议是否准确”“责任是否明确”“时限是否合理”，审核通过后由记录人定稿。分发范围：根据会议密级确定分发对象（如参会人员、相关部门负责人、上级领导），通过企业内部系统（如OA、钉钉）发送，避免使用个人邮箱。归档管理：电子版纪要按“年份-月份-会议类型”分类存档（如“2024-08-项目推进会纪要”），保存期限不少于1年，重要会议纪要（如战略决策会）需长期保存。三、标准会议纪要模板会议基本信息会议名称例：部门2024年8月工作例会会议时间例：2024年8月X日14:00-16:00会议地点例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议，会议号：X–）主持人例：运营部*总监记录人例：行政部*助理参会人员例：运营部总监、市场部经理、技术部主管、财务部专员缺席人员及原因例：技术部*工程师，因客户现场调试请假会议议程与讨论记录序号议题（预计时长/实际时长）——————————————————————————————1Q2工作总结与Q3计划（30min/35min）2新员工入职流程优化（20min/18min）待跟进事项序号事项描述——————————————————————————————1华南区渠道试点方案细化2新员工入职流程SOP更新附件会议资料：Q2销售数据表.pptx；新员工入职流程现状图.docx记录人签字_______________日期2024年8月X日四、关键注意事项与质量把控客观中立，避免主观评价：记录时只陈述事实（如“提出建议”），不添加个人观点（如“我认为的建议不合理”），对争议性内容需平衡呈现不同意见。准确完整，杜绝模糊表述：决议事项、责任人、时限等关键信息必须明确，避免“尽快”“适时”等模糊词汇，需替换为“X月X日前”“本周五下班前”等具体时间。及时性与保密性：会中记录需实时跟进，会后24小时内完成初稿并分发；涉及敏感信息（如未公开的战略、财务数据）的会议纪要，需标注“内部机密”，限制传阅范围。术语规范，逻辑清晰：使用企业统一术语（如“OKR”“KPI”），避免口语化；按“议题-讨论-决议”逻辑排序，保证纪要结构清晰，方便快速查阅。异议与补充处理：若参会人对纪