采购需求与供应商管理流程模板

采购需求与供应商管理流程模板一、适用范围与核心目标二、全流程操作指引（一）需求发起与审批：明确需求，源头把控操作主体：需求部门、采购部门、管理层操作步骤：需求提报：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、需求背景、期望交付时间及用途，并附相关技术参数或需求说明文件（如技术图纸、服务标准等）。部门审核：需求部门负责人对需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，保证需求符合部门工作计划且无重复采购。采购复核：采购部门收到需求后，重点复核以下内容：需求描述是否清晰、完整，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品类、数量）；预算是否符合企业采购预算管理规定，超预算需求是否已履行预算调整流程；是否存在可替代方案（如租赁vs采购、通用型号vs定制型号）。审批生效：根据采购金额分级审批权限（如：≤5000元由部门负责人审批；5000-50000元由采购总监审批；＞50000元由总经理审批），审批通过后形成《采购需求确认单》，作为后续采购执行的依据。输出物：《采购需求申请表》《采购需求确认单》（二）供应商寻源与评估：多渠道筛选，优中选优操作主体：采购部门、需求部门、技术/质量部门（如需）操作步骤：寻源渠道：根据采购需求类型（标准品/非标品、常规/紧急），选择合适寻源方式：公开招标：适用于金额较大（如＞10万元）、通用性强的采购项目，通过企业官网、采购平台等发布招标公告；询价比价：适用于金额中等（如1万-10万元）、技术参数明确的采购项目，邀请3家及以上合格供应商报价；单一来源：适用于只能从唯一供应商采购（如专利产品、定制化服务）或紧急零星采购，需提供单一来源申请说明并审批；供应商库筛选：优先从企业《合格供应商名录》中选取合作过的供应商，或通过行业协会、行业展会等拓展新供应商。资质初审：对意向供应商提交的《供应商准入申请表》及附件（营业执照、相关资质证书如ISO9001、行业生产许可证、过往合作案例证明等）进行审核，保证供应商具备合法经营资格及履约能力。现场考察（如需）：对关键物料或大型项目供应商，组织需求部门、技术部门进行现场考察，重点核查生产设备、技术实力、质量控制体系、产能及供货稳定性。综合评估：成立评估小组（采购部门牵头，需求部门、技术/质量部门参与），根据《供应商评估表》对供应商进行量化打分（评分维度包括：资质能力30分、价格水平25分、技术实力20分、服务保障15分、合作历史10分），总分≥80分为合格供应商，按得分高低排序形成《候选供应商名单》。输出物：《供应商准入申请表》《供应商评估表》《候选供应商名单》（三）采购执行与合同签订：规范流程，权责清晰操作主体：采购部门、法务部门（如需）、供应商操作步骤：确定供应商：根据《候选供应商名单》及采购需求紧急程度，结合“性价比最优、合作稳定”原则，最终确定成交供应商，并向其发出《成交通知书》。商务谈判：与供应商就采购价格、交付周期、付款方式、验收标准、违约责任等条款进行谈判，保证条款公平合理且符合企业利益。合同拟定与审批：采购部门根据谈判结果拟定《采购合同》，重点明确以下内容：标的物名称、规格型号、数量、单价及总价；质量标准（如国家标准、行业标准或双方约定的技术参数）；交付时间、地点及方式；验收流程及异议处理机制；付款条件（如预付款比例、到货付款、质保金扣留等）；违约责任（如逾期交货、质量不达标等的赔偿标准）。法务部门对合同条款进行合规性审核，审核通过后由双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同正式生效。订单下达：采购部门根据生效合同，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、采购内容、交付时间、联系人等信息，作为供应商生产/备货及后续交付的依据。输出物：《成交通知书》《采购合同》《采购订单》（四）订单跟踪与交付验收：全程监控，严把质量关操作主体：采购部门、需求部门、质检部门操作步骤：进度跟踪：采购专员定期与供应商沟通，跟踪订单生产/备货进度（如每周更新一次《订单跟踪表》），对可能出现的延期风险（如供应商产能不足、原材料短缺）提前预警，协调供应商制定赶工计划，保证按时交付。交付准备：供应商按约定时间交付货物/服务时，需提供《送货单》《产品合格证》《检测报告》等随货文件。联合验收：数量验收：需求部门或仓库根据《采购订单》核对货物数量、型号是否一致，确认无误后签收；质量验收：质检部门根据《采购合同》约定的质量标准，对货物进行抽样或全检（如涉及技术复杂的服务，需组织需求部门、技术部门共同验收），填写《验收报告》，明确“合格”“不合格”或“让步接收”（需经需求部门负责人审批）。异议处理：验收不合格时，需求部门需在2个工作日内提出书面异议，采购部门及时与供应商沟通处理方案（如退换货、降价、整改等），处理结果需双方确认并留存记录。输出物：《订单跟踪表》《送货单》《验收报告》（五）供应商绩效评估与关系维护：动态管理，持续优化操作主体：采购部门、需求部门、质检部门操作步骤：数据收集：在合作周期内（如季度/年度），收集供应商履约数据，包括：交付及时率（按时交付批次/总交付批次×100%）；质量合格率（验收合格批次/总交付批次×100%）；价格竞争力（同行业同品类价格对比得分）；服务响应速度（问题解决时长、售后配合度）；配合度（如订单变更灵活性、文档提供及时性）。绩效评分：采购部门组织评估小组，根据《供应商绩效评分表》对供应商进行量化评分（评分维度可参考：交付及时率25分、质量合格率30分、价格竞争力20分、服务响应度15分、配合度10分），总分分为优秀（≥90分）、合格（70-89分）、不合格（＜70分）三个等级。结果应用：优秀供应商：纳入《战略供应商名录》，在后续采购中优先考虑，可给予付款周期缩短、订单份额倾斜等激励；合格供应商：维持正常合作，针对评分较低项（如服务响应速度）提出书面改进要求；不合格供应商：发出《整改通知书》，要求30日内提交整改报告；整改后仍不合格或发生重大违约（如交付严重延期、质量导致企业损失）的，从《合格供应商名录》中清除。关系维护：定期与优秀供应商开展沟通会议（如年度供应商大会），反馈合作问题，知晓供应商发展需求，共同摸索降本增效、技术创新等合作方向，构建长期稳定的战略合作关系。输出物：《供应商绩效评分表》《整改通知书》《战略供应商名录》三、配套工具表单（一）采购需求申请表需求编号需求部门需求名称规格型号数量预估单价（元）预算金额（元）需求背景期望交付时间申请人部门负责人审批采购复核意见管理层审批（二）供应商评估表供应商名称联系人联系方式营业执照编号相关资质证书主营产品/服务历史合作案例报价（元）资质评分（30分）技术评分（25分）价格评分（20分）服务评分（15分）合作历史评分（10分）总分评估结论（三）采购订单订单编号供应商名称合同编号采购需求编号商品名称规格型号数量单价（元）金额（元）交付时间交付地点订单状态（待生产/已发货/已交付）下达日期采购员（四）供应商绩效评分表供应商名称评估周期交付及时率（25分）质量合格率（30分）价格竞争力（20分）服务响应度（15分）配合度（10分）总分等级改进建议四、关键控制点说明（一）需求明确性需求描述需具体、量化，避免使用“大概”“左右”等模糊词汇，对于定制化服务或复杂物料，需附技术参数说明或图纸，保证供应商准确理解需求，减少后续争议。（二）供应商资质审核严格核查供应商营业执照、行业资质证书（如食品供应商需提供《食品经营许可证》、特种设备供应商需提供《特种设备生产许可证》）等文件的合法性和有效性，必要时可通过“国家企业信用信息公示系统”核实企业信用状况，避免与无资质供应商合作。（三）合同条款严谨性合同中需明确质量标准（如“符合GB/T19001-2016标准”）、验收流程（如“到货后5个工作日内完成验收”）、违约责任（如“逾期交付每日按合同金额0.5%支付违约金，最高不超过合同总额10%”），避免条款歧义导致法律风险。（四）验收标准统一验收需严格按照合同约定的质量标准执行，对于涉及技术复杂的采购项目，应在合同中明确验收方法（如抽样标准、检测工具）和参与部门（需求、采购