生产记录及档案管理制度

PAGE生产记录及档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产记录及档案管理，确保生产过程的可追溯性，规范生产行为，保障产品质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与生产相关的记录及档案管理，包括但不限于生产计划、生产过程记录、质量检验记录、设备运行记录、人员操作记录等。（三）职责分工1.生产部门负责组织生产记录的填写、收集、整理和初步审核，确保生产记录真实、准确、完整，并及时提交至档案管理部门。2.质量部门负责对生产过程中的质量检验记录进行审核和监督，确保质量记录符合相关标准和要求，同时协助档案管理部门对质量相关档案进行管理。3.设备管理部门负责设备运行记录的填写、审核和归档，确保设备运行记录能够反映设备的运行状况和维护情况，为设备管理提供依据。4.档案管理部门负责生产记录及档案的统一接收、分类、编号、存储、保管和查阅服务，建立健全档案管理台账，确保档案的安全和完整。5.各部门负责人对本部门所产生的生产记录及档案的真实性、完整性负责，督促本部门员工按照规定及时填写和提交相关记录。二、生产记录管理（一）记录要求1.及时性生产记录应在生产活动发生的同时或规定的时间内及时填写，不得事后补记。2.准确性记录内容应真实、准确地反映生产过程中的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性记录应涵盖生产活动的各个环节，包括但不限于生产日期、产品名称、规格型号、生产数量、操作人员、设备运行参数、质量检验结果等，确保记录完整无缺项。4.清晰性记录应字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的笔书写，如有修改，应在修改处签名并注明修改日期。（二）记录填写规范1.生产计划记录应明确产品名称、规格型号、生产数量、生产批次、计划生产日期、预计完成日期等信息，由生产计划部门根据订单要求和生产能力制定，并经相关负责人审核批准。2.生产过程记录生产操作记录：记录操作人员姓名、操作时间、操作内容、设备运行状态等，确保生产操作过程可追溯。物料消耗记录：详细记录原材料、辅助材料、包装材料等的领用数量、使用情况及剩余数量，以便核算成本和进行物料管理。设备运行记录：记录设备启动时间、停机时间、运行参数（如温度、压力、转速等）、故障情况及维修记录等，为设备维护和管理提供依据。3.质量检验记录原材料检验记录：记录原材料的名称、规格型号、供应商、进货日期、检验项目、检验结果、检验人员等信息，确保原材料质量符合要求。半成品检验记录：对生产过程中的半成品进行检验，记录检验项目、检验标准、检验结果、检验日期、检验人员等，及时发现和纠正质量问题。成品检验记录：详细记录成品的检验项目、检验标准、检验结果、检验日期、检验人员等信息，作为产品放行的依据。4.人员培训记录记录员工参加培训的日期、培训内容、培训讲师、考核成绩等，以证明员工具备相应的岗位技能和知识。（三）记录收集与整理1.收集频率生产记录应按照规定的时间间隔进行收集，一般为每班、每日或每周，具体频率根据生产实际情况确定。2.收集方式各部门指定专人负责生产记录的收集工作，收集后应进行初步整理，确保记录的完整性和准确性。3.整理要求将收集到的生产记录按照类别进行分类，去除无关的附件和空白页，对记录进行编号，以便于查找和管理。（四）记录审核1.初审生产部门收集整理后的生产记录，应由部门负责人进行初审，检查记录的填写是否符合要求，内容是否真实、准确、完整。2.终审初审合格后的生产记录，应提交至质量部门进行终审。质量部门重点审核与质量相关的记录，确保质量记录符合质量管理体系的要求。审核通过后的记录方可提交至档案管理部门进行归档。三、档案管理（一）档案分类1.生产计划档案包括年度、月度、周生产计划及相关的审批文件、调整记录等。2.生产过程档案涵盖生产操作记录、物料消耗记录、设备运行记录等各类生产过程中产生的记录。3.质量档案包含原材料检验报告、半成品检验报告、成品检验报告、质量事故处理记录等。4.设备档案设备的购置合同、安装调试记录、操作规程、维护保养记录、维修记录、设备报废记录等。5.人员档案员工的入职登记表、培训记录、考核记录、岗位变动记录、离职记录等。（二）档案编号档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的分类管理和查找。编号方法如下：1.一级编号：采用大写英文字母表示档案类别，如“PJ”表示生产计划档案，“SC”表示生产过程档案，“ZL”表示质量档案，“SB”表示设备档案，“RY”表示人员档案。2.二级编号：采用阿拉伯数字表示该类别档案下的具体年份，如“2023”表示2023年的档案。3.三级编号：采用流水号表示该年份下该类别档案的顺序号。例如，生产计划档案中2023年的第5份档案编号为“PJ202300⑤”。（三）档案存储1.存储方式档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。电子档案应存储在服务器或其他存储设备上，并进行备份，确保数据的安全性和完整性。2.存储环境档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。3.档案标识在档案柜和存储设备上应标明档案类别、年份、编号范围等信息，便于快速查找所需档案。（四）档案保管期限1.永久保管涉及公司重大决策、重要资产、核心技术等具有长期保存价值的档案，如公司章程、营业执照、重要合同协议、设备购置合同等，应永久保管。2.定期保管其他生产记录及档案根据其重要性和使用频率确定保管期限，一般为3年、5年、10年等。保管期限届满后，经档案管理部门审核，确无保存价值的档案，可按照规定进行销毁。（五）档案查阅与借阅1.查阅权限公司内部员工因工作需要查阅生产记录及档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.借阅权限因特殊原因需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.查阅与借阅要求查阅和借阅档案时，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换、拆散档案。查阅和借阅人员应爱护档案，确保档案的安全和完整。查阅和借阅结束后，应及时归还档案，并在《档案查阅/借阅登记表》上签字确认。四、档案销毁（一）销毁条件档案保管期限届满或因其他原因确无保存价值的，由档案管理部门提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因、销毁时间等信息。（二）销毁审批《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。（三）销毁方式档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如粉碎、焚烧等。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁人员等信息，并由监销人员签字确认。五、监督与考核（一）监督检查公司定期对生产记录及档案管理工作进行监督检查，检查内容包括记录填写的规范性、档案收集整理的及时性、档案存储的安全性等。对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。（二）考核机制建立生产记录及档案