物流供应商管理指南与审核规范管理制度

物流供应商管理指南与审核规范管理制度一、物流供应商管理总则（一）目的为了规范物流供应商的管理，确保物流服务的质量、效率和成本的合理性，保障公司货物的安全、及时运输和交付，特制定本物流供应商管理指南与审核规范管理制度。（二）适用范围本制度适用于与公司有业务往来的所有物流供应商，包括但不限于运输供应商、仓储供应商、货代供应商等。（三）管理原则1.公平公正原则：对所有物流供应商一视同仁，在选择、评估和合作过程中遵循公平、公正的标准和程序。2.质量优先原则：将物流服务质量作为选择和评价供应商的首要因素，确保货物的安全、准确和及时交付。3.成本效益原则：在保证物流服务质量的前提下，合理控制物流成本，追求成本与效益的最佳平衡。4.长期合作原则：与优秀的物流供应商建立长期稳定的合作关系，共同发展，实现互利共赢。二、物流供应商的选择与评估（一）供应商选择流程1.需求分析：根据公司的业务需求和发展战略，确定所需的物流服务类型、规模和质量要求。2.信息收集：通过多种渠道收集潜在物流供应商的信息，包括供应商的基本情况、资质证书、服务能力、业绩案例等。3.初步筛选：根据收集到的信息，对潜在供应商进行初步筛选，排除不符合基本要求的供应商。4.实地考察：对初步筛选合格的供应商进行实地考察，了解其运营状况、设施设备、管理水平等。5.样品测试（如有必要）：对于一些关键的物流服务，可要求供应商提供样品测试，以评估其服务质量和能力。6.综合评估：根据实地考察和样品测试的结果，对供应商进行综合评估，确定候选供应商名单。7.商务谈判：与候选供应商进行商务谈判，就服务价格、服务条款、合作方式等进行协商。8.合同签订：选择最优的供应商，签订物流服务合同，明确双方的权利和义务。（二）供应商评估指标体系1.服务质量指标货物完好率：指在一定时期内，货物完好无损交付的数量与交付货物总数量的比率。计算公式为：货物完好率=（完好交付货物数量/交付货物总数量）×100%。准时交付率：指在一定时期内，按时交付货物的批次与交付货物总批次的比率。计算公式为：准时交付率=（按时交付货物批次/交付货物总批次）×100%。订单处理及时率：指在一定时期内，及时处理订单的数量与接收订单总数量的比率。计算公式为：订单处理及时率=（及时处理订单数量/接收订单总数量）×100%。客户投诉率：指在一定时期内，客户对物流服务的投诉次数与交付货物总批次的比率。计算公式为：客户投诉率=（客户投诉次数/交付货物总批次）×100%。2.成本指标运输成本：指物流供应商为公司提供运输服务所收取的费用，包括运费、燃油附加费、过路费等。仓储成本：指物流供应商为公司提供仓储服务所收取的费用，包括仓储租金、仓储管理费等。物流总成本：指公司在一定时期内为物流服务所支付的全部费用，包括运输成本、仓储成本、包装成本、装卸搬运成本等。3.服务能力指标运输能力：指物流供应商拥有的运输工具数量、类型和运输线路覆盖范围等。仓储能力：指物流供应商拥有的仓储设施面积、仓储设备和仓储管理系统等。信息处理能力：指物流供应商利用信息技术对物流业务进行管理和监控的能力，包括订单管理系统、运输跟踪系统、仓储管理系统等。4.企业信誉指标经营资质：指物流供应商是否具备合法的经营资格和相关的行业资质证书。信用记录：指物流供应商在商业活动中的信用状况，包括是否按时履行合同、是否存在违约行为等。行业口碑：指物流供应商在行业内的声誉和口碑，可通过向同行、客户等了解其评价。（三）供应商评估周期和方法1.评估周期：定期对物流供应商进行评估，一般分为月度评估、季度评估和年度评估。月度评估主要关注服务质量和成本的短期变化情况；季度评估在月度评估的基础上，对供应商的整体表现进行综合评价；年度评估则是对供应商全年的服务质量、成本、服务能力和企业信誉等进行全面评估。2.评估方法定量评估：根据供应商评估指标体系，对各项指标进行量化打分，然后按照一定的权重计算出供应商的综合得分。定性评估：通过实地考察、问卷调查、客户反馈等方式，对供应商的服务质量、管理水平、企业信誉等进行定性评价。综合评估：将定量评估和定性评估相结合，对供应商进行全面、客观的评估。三、物流供应商的日常管理（一）合同管理1.合同签订：在与物流供应商签订合同前，应仔细审查合同条款，确保合同内容明确、具体、合法、有效。合同中应明确服务内容、服务价格、服务期限、服务质量标准、双方的权利和义务、违约责任等条款。2.合同执行：在合同执行过程中，应严格按照合同约定的条款履行双方的权利和义务。定期对合同执行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。3.合同变更和终止：如因业务需求变化、市场环境变化等原因需要变更或终止合同，应按照合同约定的程序进行办理，并及时通知对方。（二）服务监督1.建立服务监督机制：设立专门的物流服务监督岗位或部门，负责对物流供应商的服务质量进行监督和检查。2.定期检查和评估：定期对物流供应商的服务质量进行检查和评估，包括货物运输情况、仓储管理情况、订单处理情况等。检查和评估的结果应及时反馈给供应商，并要求供应商进行整改。3.实时监控：利用信息技术手段，对物流供应商的服务过程进行实时监控，及时发现和解决服务过程中出现的问题。例如，通过运输跟踪系统实时了解货物的运输位置和状态，通过仓储管理系统实时了解货物的存储情况。（三）沟通协调1.建立沟通机制：建立与物流供应商的定期沟通机制，定期召开沟通会议，及时了解供应商的服务情况和业务需求，解决合作过程中出现的问题。2.信息共享：与物流供应商建立信息共享平台，及时共享货物运输信息、仓储信息、订单信息等，提高物流运作效率和服务质量。3.问题处理：当出现物流服务问题时，应及时与供应商沟通协调，共同分析问题产生的原因，制定解决方案，并跟踪问题的处理结果。（四）绩效激励1.建立绩效激励机制：根据供应商的评估结果，建立相应的绩效激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行惩罚。2.奖励方式：奖励方式可以包括提高服务价格、延长合作期限、增加业务量、颁发荣誉证书等。3.惩罚方式：惩罚方式可以包括降低服务价格、缩短合作期限、减少业务量、终止合作等。四、物流供应商的审核规范（一）审核目的通过对物流供应商的审核，全面了解供应商的运营状况、管理水平和服务能力，评估供应商是否符合公司的要求和标准，为选择和管理物流供应商提供依据。（二）审核内容1.资质审核营业执照：检查供应商是否具有合法的营业执照，营业执照的经营范围是否涵盖所需的物流服务。行业资质证书：检查供应商是否具有相关的行业资质证书，如道路运输经营许可证、货运代理资格证书、仓储经营许可证等。税务登记证：检查供应商是否具有合法的税务登记证，是否按时纳税。2.设施设备审核运输工具：检查供应商拥有的运输工具数量、类型、车况等是否符合业务需求。运输工具应具备良好的安全性和可靠性，定期进行维护和保养。仓储设施：检查供应商的仓储设施面积、布局、设施设备等是否符合货物存储的要求。仓储设施应具备良好的防潮、防火、防盗等条件，配备必要的仓储设备，如货架、叉车、托盘等。信息系统：检查供应商的信息系统是否完善，是否能够实现订单管理、运输跟踪、仓储管理等功能。信息系统应具备良好的稳定性和安全性，能够及时、准确地提供物流信息。3.管理体系审核质量管理体系：检查供应商是否建立了完善的质量管理体系，是否通过了相关的质量管理体系认证，如ISO9001质量管理体系认证。质量管理体系应涵盖物流服务的全过程，包括订单处理、运输、仓储、配送等环节。安全管理体系：检查供应商是否建立了完善的安全管理体系，是否制定了安全管理制度和应急预案。安全管理体系应包括货物安全、运输安全、仓储安全等方面的内容。人力资源管理体系：检查供应商的人力资源管理体系是否完善，是否拥有一支高素质的管理和服务团队。人力资源管理体系应包括员工招聘、培训、考核、激励等方面的内容。4.服务质量审核服务质量记录：检查供应商的服务质量记录，如货物完好率、准时交付率、客户投诉率等，评估供应商的服务质量水平。服务流程和标准：检查供应商的服务流程和标准是否完善，是否符合公司的要求和行业标准。服务流程和标准应包括订单处理流程、运输流程、仓储流程、配送流程等方面的内容。服务改进措施：检查供应商是否制定了服务改进措施，是否对服务过程中出现的问题进行及时分析和整改。（三）审核流程1.审核计划制定：根据公司的业务需求和供应商管理情况，制定年度物流供应商审核计划。审核计划应包括审核对象、审核时间、审核内容、审核人员等。2.审核准备：在审核前，审核人员应收集供应商的相关资料，了解供应商的基本情况和业务状况。同时，准备好审核所需的文件和工具，如审核检查表、调查问卷等。3.现场审核：审核人员按照审核计划和审核内容，对供应商进行现场审核。现场审核应包括文件资料审查、实地考察、人员访谈等环节。4.审核报告编制：审核结束后，审核人员应根据审核结果编制审核报告。审核报告应包括审核概况、审核发现的问题、审核结论和建议等内容。5.审核结果反馈：将审核报告及时反馈给供应商，要求供应商对审核发现的问题进行整改。同时，与供应商沟通协商整改计划和整改期限。6.整改跟踪：对供应商的整改情况进行跟踪和检查，确保供应商按时、按要求完成整改任务。五、物流供应商的淘汰与更新（一）淘汰标准1.服务质量严重不达标：连续多个评估周期内，供应商的服务质量指标（如货物完好率、准时交付率、客户投诉率等）严重低于公司规定的标准，且经多次整改仍无明显改善。2.成本过高：供应商的服务价格明显高于市场同类水平，且无法通过协商降低成本，导致公司物流成本过高，影响公司的经济效益。3.违反合同约定：供应商违反合同约定的条款，如擅自提高服务价格、降低服务质量、不按时履行合同义务等，且经多次沟通协商仍不改正。4.企业信誉不佳：供应商存在严重的违法违规行为、商业欺诈行为、信用记录不良等情况，影响公司的声誉和利益。5.服务能力不足：由于供应商自身原因，无法满足公司业务发展的需求，如运输能力不足、仓储能力不足、信息处理能力不足等。（二）淘汰流程1.预警通知：当供应商出现可能被淘汰的情况时，应及时向供应商发出预警通知，告知供应商存在的问题和整改要求，并给予一定的整改期限。2.评估和决策：在整改期限结束后，对供应商的整改情况进行评估。根据评估结果，由公司相关部门和领导进行决策，是否淘汰该供应商。3.终止合同：如决定淘汰该供应商，应按照合同约定的程序终止合同，并及时通知供应商。同时，妥善处理好与供应商的后续事宜，如结算费用、交接货物等。4.资料存档：将供应商的淘汰情况和相关资料进行存档，以备后续查询和参考。（三）更新机制1.定期评估和筛选：定期对物流供应商进行评估和筛选，及时发现优秀的