文件控制程序培训考试题及答案

文件控制程序培训考试题及答案

一、单项选择题（每题2分，共20分）1.文件控制的主要目的是（）A.确保文件是最新的B.确保文件可追溯C.确保文件得到有效管理D.确保文件美观答案：C2.外来文件需要（）A.随意放置B.不进行管理C.识别并控制其分发D.自行修改答案：C3.文件发布前应（）A.无需审核B.进行适当的审核与批准C.直接发布D.只让领导看一下答案：B4.当文件需要更新时，应该（）A.随意更改B.按规定的程序进行更改C.先改了再说D.让员工自己决定答案：B5.作废文件应（）A.继续使用B.立即销毁C.按规定标识和处置D.扔到垃圾桶答案：C6.受控文件是指（）A.随意发放的文件B.经过控制的、能保证其有效性和版本正确性的文件C.员工自己打印的文件D.过时的文件答案：B7.文件控制程序应（）A.写好后束之高阁B.定期评审和更新C.从不更改D.只给领导看答案：B8.电子文件的控制（）A.不需要管理B.与纸质文件控制要求不同C.应与纸质文件有类似的控制要求D.随意存储答案：C9.记录属于（）A.不需要控制的文件B.特殊类型的文件，需要进行控制C.可以随意修改的文件D.无关紧要的文件答案：B10.组织应确保在使用处可获得适用文件的（）A.任意版本B.有效版本C.旧版本D.多个版本答案：B二、多项选择题（每题2分，共20分）1.文件控制程序应涵盖的内容有（）A.文件的编制B.文件的审核C.文件的批准D.文件的发放答案：ABCD2.以下属于文件的有（）A.质量手册B.程序文件C.作业指导书D.记录答案：ABCD3.文件审核的内容可能包括（）A.内容的准确性B.与法律法规的符合性C.格式的规范性D.可操作性答案：ABCD4.文件批准通常涉及（）A.部门负责人批准B.管理者代表批准C.最高管理者批准D.随意人员批准答案：ABC5.文件发放应（）A.记录发放对象B.确保发放的是有效版本C.可以不登记D.只发给部分人员答案：AB6.文件更新时，需要考虑（）A.更新的原因B.对相关工作的影响C.通知相关人员D.保留旧版本答案：ABC7.作废文件的处置方式有（）A.销毁B.标识后保留C.继续使用D.随意丢弃答案：AB8.外来文件包括（）A.法律法规B.行业标准C.供应商提供的文件D.内部会议纪要答案：ABC9.电子文件控制措施包括（）A.存储备份B.访问权限控制C.版本管理D.随意共享答案：ABC10.文件控制的范围包括（）A.内部制定的文件B.外来文件C.旧文件D.正在起草的文件答案：AB三、判断题（每题2分，共20分）1.文件控制只针对纸质文件。（）答案：错误2.任何人员都可以对文件进行修改。（）答案：错误3.只要文件发布了就不用再管了。（）答案：错误4.外来文件不需要进行编号管理。（）答案：错误5.作废文件不能再出现在工作场所。（）答案：正确6.记录不属于文件控制的范畴。（）答案：错误7.文件控制程序不需要定期评审。（）答案：错误8.电子文件不需要备份。（）答案：错误9.所有文件都需要经过批准才能发布。（）答案：正确10.文件更新后，旧版本可以随意处置。（）答案：错误四、简答题（每题5分，共20分）1.简述文件控制的目的。答案：确保组织内使用的文件是充分与适宜的，得到有效管理。保证文件的准确性、完整性和及时性，使相关人员能及时获得适用的有效文件，促进工作顺利开展。2.说明文件发放时需要注意什么。答案：要记录发放对象，确保发放的是有效版本。同时，要保证相关人员都能及时获得所需文件，便于其开展工作。3.简述文件更新的一般流程。答案：先提出更新原因，进行必要的修改，修改后按原审核、批准流程重新审核、批准，之后通知相关人员，确保其使用新的有效版本。4.外来文件控制要点有哪些？答案：识别外来文件，确定其适用性，对其进行编号、登记等管理，控制分发，确保使用最新有效版本，定期评审其适用性。五、讨论题（每题5分，共20分）1.讨论文件控制对组织质量管理的重要性。答案：文件控制能保证质量管理体系文件的有效性和适宜性。确保各环节依据正确文件操作，使产品和服务质量稳定。可追溯文件记录，便于分析改进，提升组织整体质量管理水平。2.如何确保电子文件的安全性和有效性？答案：设置访问权限，限制不同人员操作；定期备份，防止数据丢失；做好版本管理，保证使用最新有效版本；采用加密等技术手段，保护文件内容安全。3.谈谈在文件控制过程中可能遇到的困难及解决方法。答案：困难如员工不重视、文件更新不及时等。解决方法有加强培训提高意识