行政会议室上墙制度

行政会议室上墙制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《企业内部控制基本规范》及《集团母公司管理手册》等相关法律法规、行业准则及企业内部管理需求制定。为规范行政会议室的使用管理，防控资源浪费、安全隐患及运行效率低下等专项风险，明确各层级管理职责与操作标准，确保会议活动安全有序开展，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖行政会议室的申请、使用、维护、安全监管等全流程管理。凡涉及在行政会议室开展会议、培训、活动等业务场景，均须遵守本制度规定。第三条本制度涉及以下核心术语定义：（一）“XX专项管理”指企业围绕行政会议室资源，通过制度约束、流程优化、风险防控等手段，实现高效、安全、规范使用的综合性管理活动。（二）“XX风险”指因管理缺失、操作不当或外部因素导致会议室资源闲置、使用冲突、安全隐患、设备故障等可能引发损失或影响业务运行的风险。（三）“XX合规”指会议室使用行为严格遵循本制度及配套细则，确保流程合法、权责清晰、操作规范，无违规行为发生。第四条行政会议室专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：管理制度覆盖会议室使用全流程，确保无死角管理。（二）责任到人：明确各级管理主体及执行岗位责任，确保任务闭环。（三）风险导向：聚焦高风险环节（如设备安全、消防合规），优先防控。（四）持续改进：定期评估管理效果，优化制度漏洞，适应业务变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司行政会议室专项管理的第一责任人，负责统筹制度建设、资源调配及重大风险处置。分管行政事务的领导为直接责任人，承担制度执行监督、日常管理及考核落地职责。第六条公司设立行政会议室专项管理领导小组，由以下成员组成：（一）主要负责人任组长，统筹决策；（二）分管领导任副组长，负责审批与监督；（三）行政部、信息部、安保部等相关部门负责人为成员，负责协同执行。领导小组职能包括：统筹制度修订、协调跨部门资源、审批重大使用需求、监督考核落实情况。第七条明确三类主体职责：（一）牵头部门（行政部）：负责统筹专项管理制度建设、年度修订、风险排查、监督考核、培训宣贯及投诉处理。（二）专责部门：1.信息部：负责会议室设备维护、系统权限管理、能耗监测；2.安保部：负责消防设施巡检、安全培训、应急演练；3.财务部：负责会议费用核算与预算控制。（三）业务部门/下属单位：负责本领域会议室使用需求申报、员工行为规范、日常环境维护及风险自查。第八条基层执行岗（如会议室使用人员）须履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确知晓本制度；（二）使用前检查设备状态，使用后确认清洁；（三）遇紧急情况（如火灾、设备故障）立即停止使用并上报；（四）不得擅自更改会议室布局或违规占用公共设备。第三章专项管理重点内容与要求第九条会议室申请与审批规范：（一）业务操作合规标准：1.正式会议需提前三天通过系统提交申请，注明时间、规模、所需设备；2.非正式活动需提前一周提交申请，经部门负责人审批后方可使用；3.临时紧急使用需报备行政部备案，使用后三日内补办手续。（二）禁止性行为：严禁无申请使用、超时占用未报备、私自改造布局。（三）重点防控点：加强申请审批节点风险监控，防止资源冲突或虚假申报。第十条会议室使用安全管控：（一）合规标准：1.每次使用前检查消防通道是否畅通、电源插座是否完好；2.大型活动需提前配合安保部进行安全评估；3.设备操作须遵循《设备使用手册》，严禁超负荷使用。（二）禁止性行为：严禁在会议室吸烟、违规使用明火、存放易燃易爆物品。（三）重点防控点：加强消防设施定期检测，确保疏散标识清晰可见。第十一条设备管理及维护规范：（一）合规标准：1.音视频设备使用后须由管理员检查并登记；2.报废设备需经信息部评估后按流程处置；3.每季度联合信息部开展设备巡检，形成记录。（二）禁止性行为：严禁私自拆卸设备、将公共设备带离会议室。（三）重点防控点：建立设备故障响应机制，故障上报后24小时内完成初步处理。第十二条会议秩序与环境卫生管理：（一）合规标准：1.会议期间保持室内安静，控制人数与设备能耗；2.使用后及时清理垃圾、关闭电源、恢复原状；3.周末及节假日由行政部安排保洁。（二）禁止性行为：严禁乱扔垃圾、损坏公物、占用他人物品。（三）重点防控点：通过监控与抽查强化执行，对违规行为纳入绩效考核。第十三条高峰期资源统筹：（一）合规标准：1.重要会议优先保障，其他活动通过系统动态调配；2.特殊时期（如节假日）制定临时使用计划；3.跨部门活动需联合申请，避免资源冲突。（二）禁止性行为：严禁抢占他人已预约时段、拒绝资源置换。（三）重点防控点：建立“会议室使用日历”，实时显示空闲时段。第十四条特殊场景管理要求：（一）合规标准：1.紧急会议需经行政部协调，优先保障；2.外部合作活动需报备，配合安保审查；3.培训活动需提前准备物料，确保配套设备齐全。（二）禁止性行为：严禁未经许可开展商业推广活动。（三）重点防控点：对外部活动实施“双验证”（资质验证与需求验证）。第十五条费用与责任界定：（一）合规标准：1.会议耗材（如纸笔、投影仪片）由部门预算承担；2.超时使用按阶梯计费，纳入部门年度考核；3.重大损坏需追偿维修费用。（二）禁止性行为：严禁将公共资源用于非公务活动。（三）重点防控点：通过系统自动计时，费用核算透明化。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：（一）每年由牵头部门牵头，联合专责部门对制度进行一次全面评估；（二）遇法规变更或业务调整，30日内完成制度修订，发布新版；（三）修订需经领导小组审批，并组织全员宣贯。第十七条风险识别预警机制：（一）每月由牵头部门牵头，组织专责部门开展风险排查，形成台账；（二）风险分为三级（一般、重大、紧急），实行差异化管控；（三）预警信息通过系统推送至责任部门，并抄送分管领导。第十八条合规审查机制：（一）将审查嵌入关键节点：申请审批、设备交接、活动后评估；（二）设定审查清单（如消防检查表、设备使用记录），未经审查不得实施；（三）审查结果存档备查，不合格项限期整改。第十九条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门自行处置，每周汇总至牵头部门；（二）重大风险：启动应急流程，行政部、安保部协同处置，及时上报分管领导；（三）紧急事件（如火灾）按《应急手册》执行，第一时间疏散并报警。第二十条责任追究机制：（一）违规情形与处罚标准：1.无证使用：通报批评、取消年度评优资格；2.损坏设备：按原价赔偿、连带部门负责人责任；3.安全事故：追究相关责任人纪律处分，并纳入集团考核。（二）联动机制：与绩效考核、纪律处分制度衔接，形成闭环。第二十一条评估改进机制：（一）每半年开展一次管理有效性评估，指标包括资源利用率、投诉率、整改完成率；（二）评估结果用于优化流程，如简化审批流程、增加智能预约功能；（三）评估报告提交至领导小组，并公示改进计划。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）明确各级领导责任清单，纳入年度述职内容；（二）牵头部门配备专职管理员，负责系统维护与日常监督；（三）建立跨部门协调机制，遇争议由领导小组裁决。第二十三条考核激励机制：（一）部门考核：将会议室使用合规情况纳入部门KPI，占年度绩效5%-10%；（二）个人考核：对基层岗位设置“合规操作积分”，积分与调岗挂钩；（三）设立优秀管理案例评选，奖励突出贡献团队。第二十四条培训宣传机制：（一）分层级培训：管理层侧重制度解读，基层侧重操作规范；（二）培训效果考核，不合格者强制补训；（三）定期发布《合规简报》，通报典型案例。第二十五条信息化支撑：（一）开发会议室预约系统，实现“线上申请-智能调度-自动提醒”闭环；（二）嵌入能耗监测模块，动态优化空调与灯光策略；（三）系统数据与财务、考核系统对接，实现数据共享。第二十六条文化建设：（一）编制《行政会议室使用手册》，人手一册；（二）每年开展“合规承诺签名”活动，营造氛围；（三）设立“随手拍监督”渠道，鼓励员工举报违规行为。第二十七条报告制度：（一）风险事件上报：重大事件24小时内书面报告，紧急事件即时上报；（二）年度管理报告：包含使用统计、问题汇总、改进措施，于次年X月提交；（三）报告内容需经领导小组审核，确保真实完整。第六