贸易合同操作流程制度

贸易合同操作流程制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》等行业准则，结合集团母公司关于贸易合规管理的相关要求，以及本公司防范贸易合同操作风险、提升业务流程规范性的内部管理需求，制定本制度。旨在明确贸易合同操作中的管理职责、操作标准、风险防控措施及保障机制，确保业务活动合法合规、风险可控、高效运行。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖所有涉及贸易合同签订、履行、变更、终止及争议处理的业务场景，包括但不限于采购、销售、进出口、代理等贸易活动。第三条本制度中下列术语的定义如下：（一）贸易合同专项管理：指公司为规范贸易合同操作行为、防控合同履行风险、保障交易安全而建立的全流程管理体系，包括制度设计、组织保障、流程控制、风险监控、考核评价等环节。（二）贸易合同操作风险：指在贸易合同全生命周期中，因制度缺失、流程违规、人员操作失误、外部环境变化等原因可能导致的经济损失、法律责任或声誉损害的风险。（三）贸易合同合规：指贸易合同的订立、履行及变更等行为符合国家法律法规、行业规范、公司内部管理制度及交易对手方的合理要求，不存在违法违规或利益输送情形。第四条贸易合同专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有贸易合同操作环节纳入制度管控范围，不留管理盲区；（二）责任到人：明确各层级、各岗位的管理责任和操作责任，实现责任闭环；（三）风险导向：以风险识别和防控为核心，优先处理高风险业务场景；（四）持续改进：根据内外部环境变化及时优化制度流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对贸易合同专项管理工作负总责，统筹决策、资源调配及重大风险处置；分管领导作为直接责任人，负责专项管理制度的组织实施、监督考核及日常管理。第六条设立贸易合同专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括牵头部门、专责部门及业务部门代表。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调贸易合同专项管理工作，审议重大管理事项；（二）审批关键制度流程及风险控制标准；（三）监督专项管理工作的执行情况，定期评估成效。第七条领导小组下设办公室，由牵头部门牵头负责，具体承担领导小组日常工作，包括会议组织、制度起草、风险监控、信息汇总等。第八条牵头部门（如商务管理部）作为贸易合同专项管理的归口部门，主要职责包括：（一）组织制定、修订和完善专项管理制度，确保与国家法规及公司战略协同；（二）统筹开展贸易合同风险识别和评估，建立风险清单及应对预案；（三）监督各部门专项管理工作的落实情况，定期通报考核结果；（四）牵头开展全员培训及合规宣贯，提升员工风险意识。第九条专责部门（如法务合规部、财务部）作为专项管理的支撑部门，主要职责包括：（一）法务合规部负责贸易合同的法律审核、合规审查及争议处理；（二）财务部负责合同资金支付、税务合规及财务风险监控；（三）其他相关部门（如技术部、人力资源部）根据职责分工协同推进专项管理。第十条业务部门及下属单位作为专项管理的执行主体，主要职责包括：（一）落实本领域贸易合同操作规范，确保业务行为合法合规；（二）开展日常风险排查，及时上报异常情况；（三）配合牵头部门和专责部门的监督检查，落实整改要求。第十一条基层执行岗位员工作为专项管理的末端落实者，应履行以下义务：（一）签署岗位合规承诺书，明确个人操作责任；（二）严格执行业务流程，杜绝违规操作；（三）主动报告发现的合同风险及管理漏洞；（四）参与专项培训，提升合规操作能力。第三章专项管理重点内容与要求第十二条合同尽职调查：所有贸易合同签订前，业务部门必须对交易对手进行尽职调查，包括主体资格、商业信誉、履约能力等，并形成调查报告存档。禁止与列入失信名单或存在重大经营风险的对手方开展业务。第十三条合同模板管理：公司统一制定标准合同模板，涵盖关键条款及风险提示，各部门不得擅自修改。特殊业务场景需另行审批。第十四条标准化审批流程：贸易合同按金额、风险等级实行分级审批，金额超过X万元的合同需由领导小组审议。审批流程应嵌入OA系统，实现全程留痕。第十五条关键条款审核：法务合规部对所有合同的核心条款（如违约责任、争议解决方式）进行合规审查，确保条款合法有效。第十六条履约过程监控：业务部门应建立合同履行台账，定期跟踪交付、验收、付款等关键节点，及时处理异常情况。第十七条变更与解除管理：合同变更需经双方协商一致并签署补充协议，重大变更需重新审批。合同解除必须符合法定条件，并妥善处理后续事宜。第十八条争议处理规范：优先通过协商、调解解决争议，必要时依法提起诉讼或仲裁，全程保留证据材料。第十九条回款风险防控：财务部联合业务部门建立逾期账款预警机制，对拖欠超过X天的款项采取法律或商务手段催收。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：牵头部门每年至少组织一次制度评估，根据法规变化、业务调整及风险案例及时修订。修订后的制度需经领导小组审议并发布实施。第十三条风险识别预警机制：每年X季度开展全领域合同风险排查，对发现的高风险点发布预警通知，并明确整改时限。第十四条合规审查机制：将合同合规审查嵌入业务流程，未经专责部门审核的合同不得签订。实行“一票否决制”，违规合同不予执行。第十五条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组协调处置，并启动应急预案。突发事件需第一时间上报，不得迟报、漏报。第十六条责任追究机制：对违反制度的行为，根据情节严重程度采取警告、罚款、降级直至解除劳动合同等处罚。处罚结果与绩效考核挂钩。第十七条评估改进机制：每年X月组织专项管理成效评估，通过问卷调查、案例分析等方式收集反馈，优化制度流程。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：各级领导干部应定期听取专项管理工作汇报，带头落实合规要求，对重大风险亲自督办。第十九条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门及个人年度考核，考核结果与绩效奖金、评优评先直接挂钩。第二十条培训宣传机制：分层级开展制度培训，管理层侧重合规履职要求，一线员工侧重操作规范。每年至少组织X次全员合规知识测试。第二十一条信息化支撑：通过ERP、OA等系统实现合同电子化管理，自动校验审批流程，实时监控风险指标。第二十二条文化建设：定期发布合规手册，设立合规宣传栏，组织合规承诺签名活动，营造“人人讲合规”的氛围。第二十三条报告制度：业务部门每月提交合同履约报告，牵头部门每季度提交专项管理