财务报销流程标准操作说明书

财务报销流程标准操作说明书一、目的与适用范围（一）目的为规范公司财务报销行为，明确报销流程及操作标准，确保报销事项真实、合规、高效完成，同时保障公司资金安全与财务数据准确性，特制定本操作说明书。（二）适用范围本流程适用于公司全体员工（含正式员工、实习生、临时聘用人员）因工作发生的费用报销，涵盖日常办公费、差旅费、业务招待费、项目成本费等各类需财务列支的支出（特殊专项报销流程另行规定）。二、报销基本要求（一）报销凭证合规性1.发票要求：报销需提供合法有效的发票，发票抬头需与公司名称、税号完全一致；发票内容需真实反映业务实质（如办公用品需附明细清单，差旅费需区分交通、住宿、餐饮等明细）；发票不得涂改、挖补，印章（发票专用章/税务机关代章）清晰完整。2.非发票凭证：如无法取得发票（如小额零星支出），需提供收款收据（需注明收款方信息、事由、金额、收款人签字），并附付款凭证（如转账记录、现金签收单），经部门负责人及财务负责人审批后可作为报销依据。（二）报销时效费用发生后，原则上需在[X]个工作日内完成报销申请（差旅费需在出差结束后[X]个工作日内提交），逾期需书面说明原因，经直属领导审批后方可补报。三、报销流程操作步骤（一）报销准备：单据填写与附件整理1.报销单填写：选择对应报销单模板（如“差旅费报销单”“费用报销单”），按模板要求填写日期、部门、报销人、费用项目、金额、事由等信息；金额需大小写一致，事由需简洁清晰（如差旅费需注明出差时间、地点、目的，招待费需注明招待对象、事由）；多人共同报销同一事项（如团队出差），需指定主报销人，附共同报销人名单及费用分摊说明。2.附件整理：按“报销单-发票-辅助证明材料”顺序整理，发票需按费用类别分类粘贴（避免重叠、遮挡）；辅助材料包括：合同协议（如采购、服务合同）、验收单（如物资采购验收）、出差审批单（如异地出差需提前提交审批）、会议通知（如会议费报销）等，材料需加盖相关部门公章或负责人签字确认。（二）提交报销申请：流程发起与提交1.报销人将填写完整的报销单及附件提交至部门负责人，由部门负责人对业务真实性、费用合理性进行初审（如出差事由是否与工作相关，招待标准是否符合公司规定）。2.部门初审通过后，报销人通过公司OA系统/财务报销平台发起线上流程（或提交纸质单据至财务部门），线上流程需按系统提示上传电子附件（发票需清晰扫描，辅助材料需完整上传）。（三）多级审核：合规性与权限审批1.财务初审：财务人员对报销单及附件进行合规性审核，包括：发票真伪验证（通过税务系统或第三方工具查验）；报销单填写是否规范（金额、事由、附件完整性）；费用是否符合公司报销制度（如差旅费标准、招待费限额）。审核不通过的，财务人员需反馈具体问题（如发票抬头错误、附件缺失），由报销人补充完善后重新提交。2.领导审批：费用金额在[X]元以下的，由部门负责人或分管领导审批；金额超过[X]元的，需经总经理（或授权审批人）审批；特殊事项（如预算外支出、超标准报销）需附专项说明，经财务总监及总经理双签审批。（四）付款执行：资金支付与确认1.财务审核、领导审批均通过后，财务部门根据报销类型安排付款：对公付款：需提供收款方全称、开户行、账号，财务通过网银/银行柜台转账，付款后将回单附于报销单；对私付款：需提供报销人本人银行卡信息（开户行、卡号、姓名），财务通过工资卡或指定银行卡转账，禁止现金支付（特殊情况需提前申请）。2.付款时间：原则上每周[X]统一付款（或“收到合规单据后[X]个工作日内付款”），遇节假日顺延。报销人可通过系统查询付款进度，如有疑问可联系财务部门核实。（五）归档管理：单据存档与查阅1.报销流程完成后，财务部门将报销单及附件按年度-月份-部门分类归档，保存期限为[X]年（或按税法、会计法规定年限）。2.如需查阅历史报销单据，需填写《单据查阅申请单》，经财务负责人审批后，在财务部门指定地点查阅，禁止私自复印、篡改单据。四、特殊情况处理（一）预借款冲销员工因工作需要预借备用金（如出差借款、项目备用金），需填写《借款单》，经审批后领取款项；借款后需在[X]个工作日内（或业务完成后）办理报销冲销，多退少补。（二）跨部门/项目报销涉及多个部门或项目分摊的费用，需在报销单中明确分摊比例/金额，附各部门/项目负责人签字确认的分摊说明，由主报销人统一提交流程。（三）发票遗失处理发票遗失的，需由报销人出具《发票遗失情况说明》，附发票存根联复印件（或开票方出具的证明），经部门负责人、财务负责人审批后，可作为报销依据（增值税专用发票遗失需按税务规定办理挂失）。五、注意事项1.报销人需对提交的单据及信息真实性负责，如发现虚假报销、篡改凭证等行为，将按公司制度追究责任（包括追回款项、绩效考核扣分、解除劳动合同等）。2.财务部门有权对报销事项进行实地核查（如抽查