单位职工档案管理操作流程范本

单位职工档案管理操作流程范本职工档案作为记录职业发展轨迹、承载人事管理信息的核心载体，其规范管理对维护职工权益、支撑单位人事决策、防范管理风险具有关键作用。为确保职工档案管理工作严谨有序，结合实践经验，现将单位职工档案管理操作流程规范如下，供实务参考。一、档案收集：夯实管理基础档案收集需覆盖职业发展全周期关键材料，遵循“全面、及时、合规”原则开展：收集范围：涵盖入职阶段（简历、学历学位证书、入职登记表）、合同管理（劳动合同、岗位协议）、职业发展（职称评审材料、培训证书）、奖惩记录（表彰文件、处分决定）、离职材料（离职申请、解除合同证明）等类别。收集方式：职工入职时，人事部门指导其提交个人基础材料，同步对接原单位（或档案托管机构）完成档案转递；日常管理中，各部门在产生职工相关材料（如奖惩、调岗通知）后，3个工作日内移交至档案管理岗；每年末开展“查漏补缺”，针对缺失材料（如年度考核表）向职工或关联部门发函催缴。注意事项：接收材料时当场核验完整性（如学历证书与认证报告是否匹配）、真实性（通过学信网等官方渠道验证），存疑材料退回补充，严禁“先收后核”。二、档案整理：优化管理结构整理环节通过标准化操作提升档案检索效率，操作步骤如下：分类归组：按“入职材料—合同协议—职业发展—奖惩记录—离职材料”等一级类目划分，每类下设二级子类目（如“职业发展”含职称、培训、考核等）。排序编号：同子类目下的材料按“时间倒序”排列（最新材料在前），为每份材料编制唯一编号（格式：类目代码+年份+序号，如“RD-____”），编号标注在材料右上角。装订装盒：采用无酸纸档案盒，将整理后的材料按编号顺序装入，盒内附“卷内文件目录”（含材料名称、编号、页数），盒脊标注档案编号、职工姓名、保管期限。注意事项：整理过程中保持材料原貌（不得裁剪、涂改原始文件），对破损材料采用“托裱”方式修复，确保字迹清晰、纸张完整。三、档案审核：筑牢质量防线审核从“内容+形式”双维度把关，规避档案风险：内容审核：核查信息一致性（如简历工作经历与离职证明是否匹配）、材料合法性（如奖惩决定是否经民主程序、盖章规范），矛盾点追溯至材料形成部门核实。形式审核：检查材料格式（是否为A4纸、有无污损）、签章完整性（单位公章、骑缝章是否清晰），不符合要求的材料退回重办。问题处理：建立《档案问题台账》，记录问题类型、责任部门、整改期限，档案管理岗跟踪督办，整改后重新审核。注意事项：审核实行“双人复核制”，两名审核人员签字确认，确保无遗漏、无错误。四、档案保管：保障安全完整档案保管兼顾“实体安全”与“信息安全”，操作要点如下：保管场所：设立专用档案库房，远离水源、热源，安装防盗门窗、消防器材、温湿度监测设备（温度≤24℃、湿度45%~60%）。保管设备：采用铁皮档案柜，按“类目+年份”分区存放，柜内放置防虫药（如樟脑丸），定期更换。保管制度：建立《档案借阅登记薄》，记录借阅人、时间、材料名称、归还状态；每月开展“库房巡检”，检查档案盒完好度、温湿度是否超标，发现问题立即处置；涉密档案（如干部任免材料）单独存放，借阅需经单位分管领导审批。注意事项：同步建立电子档案（扫描件），存储于加密服务器，每季度至少备份一次，防止实体档案损毁后信息丢失。五、档案利用：服务管理需求档案利用在“合规”与“高效”间平衡，流程如下：利用申请：内部借阅（如人事部门调阅考核材料）填写《档案利用申请表》注明用途；外部调阅（如公证处调取学历证明）需提供单位公函或职工授权委托书。利用审批：普通材料（如培训证书）由档案管理岗直接审批；敏感材料（如薪资记录、处分决定）需经人事部门负责人审批；涉密材料需分管领导审批。利用方式：查阅：仅限档案库房内查阅，严禁带出；复制：需加盖“档案复制专用章”并注明用途；出具证明：根据材料内容出具《档案证明》，经办人签字、单位盖章后生效。注意事项：利用过程全程监督，严禁涂改、抽取档案材料，利用结束后及时归档并登记核销。六、档案转递：实现动态衔接职工岗位变动或离职时，规范转递档案确保“档随人走”：转递条件：职工调动、离职、退休，或因升学、参军等原因需转移档案时启动流程。转递流程：1.档案管理岗核对材料清单，确认无遗漏后密封档案（封条处加盖单位公章）；2.填写《档案转递通知单》（含职工姓名、原单位、新接收单位、材料清单），与档案一同通过机要通道寄送（严禁个人携带）；3.跟踪档案签收情况，要求接收单位15个工作日内反馈《档案回执单》。注意事项：转递前与职工（或新单位）确认接收地址、联系人，避免档案“滞留”；离职职工需在手续办结后10个工作日内完成转递。七、档案销毁：严守合规底线无保存价值的档案依规销毁，流程如下：销毁条件：档案保管期限届满（如入职登记表保管期50年，到期后评估无利用价值），或材料重复、失效（如已作废的培训证书）。销毁流程：1.档案管理岗提出销毁申请，附《拟销毁档案清单》（含材料名称、编号、形成时间、保管期限）；2.成立“档案鉴定小组”（人事、纪检、法务部门人员组成），对拟销毁档案逐一鉴定，出具《鉴定意见书》；3.鉴定通过后报单位主要领导审批，审批同意后实施销毁；4.销毁时2名以上监销人在场，采用碎纸机或焚烧方式，销毁后监销人签字确认，留存《销毁记录》（含时间、地点、方式、监销人）。注意事项：销毁前再次核查档案价值，严禁销毁仍有利用价值或涉密的材料；《销毁记录》永久保存以备查验。结语职工档案管理是“细节决定