新元公司采购业务内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司基本情况...........................................................................................................................1

1.1公司简介.......................................................................................................................1

1.2公司组织架构...............................................................................................................1

2公司采购业务内部控制现状...............................................................................................2

2.1公司采购部门与人员配置.......................................................................................2

2.2公司采购业务特点.....................................................................................................2

2.3公司采购业务流程.....................................................................................................3

3公司采购业务内部控制存在的问题与原因....................................................................4

3.1控制环境存在的问题............................................................................................4

3.2风险评估存在的问题................................................................................................5

3.3控制活动存在的问题................................................................................................5

4公司采购业务内部控制优化设计......................................................................................6

4.1控制环境的优化措施................................................................................................6

4.1.1优化企业的组织形式和权力形式..............................................................6

4.1.2重视人才的引进和培养.................................................................................6

4.2风险评估的优化措施................................................................................................9

4.2.1完善风险评估机制..........................................................................................9

4.2.2建立严谨风险评估方法.................................................................................9

4.3控制活动的优化措施.............................................................................................10

4.3.1完善产品质量跟踪.......................................................................................10

4.3.2优化采购方式................................................................................................11

4.3.3加强供应商管理...........................................................................................12

5结论..........................................................................................................................................12

参考资料.....................................................................................................................................13

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新元公司采购业务内部控制优化设计

1公司基本情况

1.1公司简介

新元餐饮公司于1989年在珠海成立，主营新疆美食。公司经过三十年的发

展，遵从“绿色、特色、本色”的服务理念。已成为广东珠三角地区规模最

大、最具民族风味的清真大型餐饮连锁企业。1994年新元餐饮公司走出珠海，

在深圳开设了第一家珠海以外区域的餐厅，从此开启了跨区域连锁经营的步

伐。截止2018年底，在广州、佛山、深圳、珠海、中山、惠州共开设10家餐

饮直营连锁店，1家准四星级酒店，1家食品加工厂，1家物流配送中心，并成

立了自己的餐饮管理公司，目前拥有员工500余人，已成为广东珠三角地区最

具新疆民族风味的大型清真餐饮连锁企业。

1.2公司组织架构

为了更好地开展经营管理活动，新元餐饮公司建立了十个职能部门，包括

行政部、前厅部、财务部、销售部、采购部、餐饮部、客房部、工程部、安全

环保部和人事部，组织机构见下图：

图1职能部门岗位关系图

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2公司采购业务内部控制现状

2.1公司采购部门与人员配置

新元餐饮公司主营餐饮和酒店服务，有10家直营餐厅和1家星级酒店，因

此采购的物资品类众多、数量较大，主要的分类和物品见下表：

表1物资品类表

2.2公司采购业务特点

新元餐饮公司的采购具有以下几个特点：

（1）采购规模大，采购品种多。为了维持企业的经营与管理，新元餐饮公

司往往需要进行一定规模的采购活动，进而满足客户需求。对于餐饮企业而

言，餐饮部门对海鲜、肉类、蛋类、蔬菜瓜果、酒水饮品等原材料的采购需求

较高；客房部对酒店易耗品、布草的采购上呈现出品种繁多、需求量较大且稳

定的特点；另外，作为大型酒店企业，新元餐饮公司还会零星的采购办公用

品、礼品以及维修材料，而这些材料的采购批量较小。

（2）采购专门性较强。新元餐饮公司的采购活动主要服务于其经营活动，

在采购客房用品、食品原材料、干货、酒水饮品、食品产品和工程配件方面，

都要求采购人员必须掌握专业的采购知识，后厨总厨师需要对其采购的后厨用

物资进行审批，例如食品原料、干货、食品产品等等。只有第一线的实际使用

者才了解其采购物资的质量、规格以及适用性，只有他们对物资进行审批或确

认以后，才拥有采购发言权，能够利用其专业知识制定科学的采购清单。例

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如，工程技术人员将根据饭店的工程设备型号、各项设备的折旧情况等等，制

定工程备件的采购清单。

（3）采购价格具备较强的波动性。因酒店餐饮采购产品主要为农牧渔副产

品，国家政策以及自然气候会对农牧渔副产品的价格产生较大的影响。尽管供

应商的食品原料采购价格，会因为公司的规模采购而受到控制，但其商品的采

购价格在一段期间内仍然存在较大的波动性。

2.3公司采购业务流程

新元餐饮公司的采购部门将全权负责本公司的采购业务，其他职能部门也

应当全力配合采购部门的工作，严格落实公司所制定的采购制度，以确保可顺

利开展公司的各项经营管理活动。采购部的岗位和职能设置如图2所示：

图2采购部岗位和职能

新元餐饮公司根据自身日常经营特点，不断摸索、改进，最终形成了以下

采购流程，如图3所示。

（1）明确采购政策——明确采购部门开展采购活动的职责以及范围；

（2）选择供应商——根据其采购目标选择恰当的供应商，通过构建科学完

善的供应商管理体系，尽量以最低的成本购入合格产品；

（3）确定供应合同——应按照国家法律法规以及企业政策制定供应合同，

以确保供应合同中各项条款的有效性、合法性；

（4）采购订单处理——认真审核并记录采购业务，针对所有的采购订单进

行核准；

（5）收货处理——只接收定购货物，且所有定购的货物都必须符合企业的

质量要求；

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（6）退货处理——应当准确记录退货的详细情况，加强对企业退货商品的

监控；

（7）发票与收货单验证——应当保证购货发票与采购收货单的内容保持一

致；

（8）供应商表现评估与分析——提高供应商管理能力，构建评估体系，加

强供应商评估。

图3新元餐饮公司的采购流程

3公司采购业务内部控制存在的问题与原因

3.1控制环境存在的问题

（1）管理者的内部控制意识不强

内部控制管理往往需要经历一段时间才能发挥作用，因此，企业管理者实

施内部控制管理的积极性不高。新元餐饮公司的管理者尽管也制定了内部控制

制度，但由于缺乏内部控制意识，未曾制定内部控制制度的配套机制，导致内

部控制制度难以落到实处。

（2）人力资源不能满足需求

新元餐饮公司作为中小民营企业，在发展过程中，人力资源存在局限性，

往往无法吸引和留住高素质人才。根据问卷调查结果来看，新元餐饮公司采购

部门的员工普遍为大专学历，且这些员工的年龄较大，未曾掌握先进专业的管

理办法，也并不了解采购相关的内部控制知识。

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3.2风险评估存在的问题

（1）风险评估机制不健全

新元餐饮公司目前还并未构建完善的风险评估体系，再加上公司各级员工

都缺乏风险控制意识，认为只需要控制采购业务的成本即可，导致公司目前的

风险评估水平相对较低。对于餐饮业企业而言，采购业务量大，一旦公司缺乏

完善的风险评估机制，无法加强采购内部控制，就有可能导致采购业务出现徇

私舞弊、以次品充优的问题，这些问题的存在必然会影响餐饮酒店企业的可持

续发展。

（2）风险评估方法不严谨

新元餐饮公司目前主要参考采购人员和管理层的经验，对采购业务进行风

险评估，这种评估方式主要借助了采购人员和管理层的主观判断，缺乏全面性

和客观性，容易遗漏风险。公司目前主要有机结合定性评估法和定量评估法，

但由于并未构建客观的评估指标体系，在其定性评估中，主要参考了评估人员

的主观感受以及经验，导致其无法获得客观真实的评估结果。由于缺乏定量的

评估，导致其获得的评估结果缺乏说服力和客观性。正是因为新元餐饮公司未

曾构建完善的风险评估体系，才导致其无法制定准确的采购业务风险控制机

制，无法提前应对生产经营活动中出现的风险。

3.3控制活动存在的问题

企业开展内部控制活动的根本目的是为了有效控制采购环节中的风险点，

但是新元餐饮公司在开展内部控制活动时，还存在如下问题：

（1）采购方式不合理

目前新元餐饮公司的采购方式较为单一，采购部门在选择供应商时，往往

遵循价低者得的采购标准，这就导致公司无法和供应商建立长期的合作关系，

不合理的采购方式，将极大的降低公司采购部门的采购效率，也不利于采购物

资的质量控制。

（2）供应商管理不到位

新元餐饮公司还并未构建完善的供应商管理体系，未曾真正意识到供应商

作为合作伙伴的作用，只注重于和供应商开展商业交易活动，通过三方比价的

方式来选择供应商，选择供应价格最低的作为合作者。

采购方往往需要考虑供货商的供货质量以及交货期，但目前公司主要在事

后验收阶段来管控供货质量和交货期，无法对供应商资质进行科学有效的考

核，增加了公司管控货物质量和交货期的难度。新元餐饮公司只选择供应价格

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最低的供应商作为合作者，无法和供应商建立长期的合作关系，这就对供应商

合作积极性以及采购质量的管控造成了负面影响。由于公司无法和供应商保持

长期的合作关系，在合作过程中缺乏协调和沟通，导致公司采购活动中常常出

现推诿扯皮的情况，采购部门将大量的时间和精力用于解决日常问题，不利于

企业和供应商之间的经常合作，也使得采购活动中产生了大量的隐患。

4公司采购业务内部控制优化设计

4.1控制环境的优化措施

4.1.1优化企业的组织形式和权力形式

新元餐饮公司存在着很多民企自身的缺陷，总经理掌握绝对权力，这样使

得内部控制无法有效落实，从而影响到企业可持续发展。对新元餐饮公司内控

的改善而言，必须推动分权制衡的改善。内控管理本身也是对管理者的一种监

督，避免管理者因为主观因素、自身不足，从而出现错误的决策。

4.1.2重视人才的引进和培养

新元餐饮公司在人力资源政策改进和调整方面，需要从以下方面入手：首

先，推动分层次招聘机制的建设，不同岗位在招聘方面的需要是不同，公司理

应在招聘环节考虑各个岗位的特点，采购部门的招聘理应考虑公司的发展节

奏，分析当前的经济环境和趋势，这样才能够找到与之匹配的专业人才。掌握

了这些动态和变化，才能够确保人才符合企业发展标准，应对不同级别的采购

工作，保证各项事务的顺利进行；其次，建立有效的激励措施，当前新元餐饮

公司需要借助一定的激励机制，鼓励员工加强学习和工作。如公司可以实施定

期讲座、学历提升培训等，另外公司还要加强对员工价值观的培养，提高员工

综合素质；再次，针对员工需要实施定期考核制度，这是非常关键的内容。实

施绩效管理，绩效考核则是不容忽视的环节。绩效考核结果将会对员工薪酬产

生影响。

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表2绩效考核表

考

B5

核考核总备

考核标准打

内项目分注

分

容

采购

计划

采购计划完成率达到100%，每降低10%扣5分（B5想）20

完成

率

采

到货

购

及时15

效

性

率

采购

采购错误次数为0，得10分，错1次，得5分，2次及以上

错误10

不得分

次数

采

购不合

采购物资每出现一次不合格，扣采纳者？10

质格品

量

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部门奖金按？%用于询价激励，B1、B2同时询三家，取性价比最优的

采

一家提供给B3，通过B3审核计算采纳量，B3审核不过且另寻定厂

购询价

家，经总经理最终审定算B3采纳量，若B5否定B1、B2、B3询价，经10

成管理

总经理最终审定算B5采纳量，每月由B5统计采纳量交行政人事部，

本

按采纳量比例分割奖金。

供应

按供应商管理要求执行，如有违反，扣1分/次，供应商开

商开5

供发计划完成率达100%，开发未完成，每降低10%扣1分

发

应

商

管资料

理归档审核供应商资料、资质，归档及时，无缺项，每缺失1项扣

5

完整1分

性

报表

每月2日前将上月工作报表上交，及时上交得5分，未交不

及时5

得分

报性

表

制

作报表询价月报表数据准确、详实，数据非常准确、详实，得5

准确分，数据比较准确、详实，得3分，数据不准确、详实，不5

性得分

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4.2风险评估的优化措施

4.2.1完善风险评估机制

（1）设定目标

对采购和付款行为规范，避免采购和付款时产生错误、舞弊等行为，这是

采购业务内部控制的目的。采购业务内部控制不只是确保真实合理的进行采

购，提高采购实物资产的安全性、完整性，防止采购成本偏差，还保证采购和

付款的合法合规，确保整个过程会计核算的准确，避免过程中出现舞弊、贪污

情况。

（2）风险识别

对新元餐饮公司而言，需要强化采购业务风险观念，基于过去的事故和行

业当中出现的问题，及时进行总结，对控制点准确把握。材料不合格、材料数

量短缺、资金的舞弊等，这是往常采购业务可能出现的风险，所以需要根据采

购业务的具体状况，对采购业务成本、产出进行不定期的分析，及时调查供应

商情况，并通过各个部门的集合讨论，察觉在采购过程中存在的问题和风险。

（3）风险评估

针对重大金额的、发生概率比较高的，需要注重警惕留意业务的发展情

况。另外寻找风险根源，加快风险因素分析，作出风险评级，需要的时候可以

和相关人员沟通，讨论风险对公司带来的影响。采购业务处理不恰当、控制不

严格将会使得整个成本提高，发生质量缺陷等，这样不只是会出现误工现象，

也会使得公司信誉受到波及。对于公司而言，在做好内部监督下，还需要加强

外部监督，做到对采购内部控制点各个方面的全面掌控。

（4）风险应对

如果采购业务人员属于兼任人员，则可能出现控制点失控的情况。所以需

要注重人员的分离。针对采购物资质量、数量存在的问题，理应通过专门指派

人员进行管理。公司领导层、供应商两者关系，需要对其关系程度进行调查。

分析双方交易是否存在对公司利益的侵犯，是否有行为不当的情况。相应采取

的风险对策有风险降低、风险分担、风险承担、风险规避等。

4.2.2建立严谨风险评估方法

第一，采购部门，需要负责采购申请表内容的真实性和合理性；负责针对

采购物资加以预测和评估；负责对供应商的选择与管理；负责合同内容的细节

处理；负责采购物资时可能出现的异常情况等。

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第二，财务部门，需要负责采购物资真实性的确认；负责保证采购物资安

全；负责准确完成付款；负责记账的准确；负责定期和供应商之间进行账目核

对。财务部门负责人需要对以上职责可能产生的问题加以评估，如采购物资款

项是否真实、金额是否错误等。采购付款之前，针对预付款加以风险评估；付

款之后，还要就发生的付款业务开展风险评估，从中分析出可能存在的风险，

进而针对性提出解决方案。

第三，质量部门，需要负责采购物资质量达标；负责采购原材料的预测，

确保其能够准确，不会出现较大的偏差。通常采购物资质量问题有两个问题：

首先，对采购物资质量要求上，最初质量部存在着问题；其次，物资供应过程

中，质量出现问题。

第四，仓储部门，需要负责采购物资入库前的数量准确、品质达标；负责

物资入库之后能够得到科学保管，不会出现损害、丢失等情况。作为仓储部门

负责人需要考虑以上问题，按照不同的情况及时进行全方面的考虑，针对可能

出现的仓库风险，及时加以总结，并针对性提出解决风险的方案。

第五，内部审计部门，需要负责对采购业务各个控制活动的监督；负责控

制活动落实不到位、控制活动不足的及时察觉，并将其向总经理回报。作为内

部审计部门负责人理应就内控出现的不足情况、采购内控实施不到位的情况进

行及时的风险评估，同时针对性提出解决方案。

总经理在风险评估小组中的位置，主要是对大局主持。基于对各个部门相

应的风险评估报告及时了解，从而掌握整个采购活动中可能面临的风险问题，

对各种问题进行权衡，然后基于风险情况改善和调整整个采购业务活动。

4.3控制活动的优化措施

4.3.1完善产品质量跟踪

在新元采购业务当中，产品质量是非常关键的问题。若产品质量存在问

题，会导致验收不通过，无法入库，进而使得餐饮部不能够拥有足够的生产原

料，因此耽误进度，影响交货，最终公司名誉被破坏。所以产品质量跟踪控制

活动在采购内控方面是重要内容之一。当前公司在产品质量控制跟踪方面没有

构建有效的制度，所以这里提出需要从以下方面加以改进，如图4所示：

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图4产品质量跟踪优化图

4.3.2优化采购方式

对于新元餐饮公司而言，在采购方面需要综合考虑各种因素，如项目规

模、业务情况、物资质量要求等。采购过程中主要选择方式如下表3,在新元餐

饮公司方面，需要推动供应商采购网络平台的创建，构建统一的采购配送中

心，实现批量进货以及集中存放。首先能够使得门店库存量得到有效下降，其

次可以对网络平台的资源优势充分利用，建立和供应商之间的战略合作关系，

使得采购价格最大程度下降，从而降低成本。以上的方法和当前网络的团购具

有相似之处，不过相比于普通团购，这种方法更为正规，更具规模，有助于供

应链配送能力的提高，使得配送逐步走向专业化道路。作为采购管理部门，新

元餐饮公司需要充分和门店实情加以结合，考虑采购项目的具体情况，最终确

定最佳的物资采购方案。

表3采购过程方式

采购方式采购物品采购优势

集中采购多家连锁型餐饮酒店物资采购效率的提升以及采购成

本的下降

市场采购需要进行频繁适时采购的食以质论价，并通过货比三家

材方面的方式。采购注重物美价廉

的选择

招标采购价格较高的大宗物品可综合考虑供应商报价

合作采购大批量物品采购综合对物品性能、价格等考

虑

网上采购需要上下对接和左右协同的效益最大化、信息化以及规

物品范化

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4.3.3加强供应商管理

（1）评审合格供应商

公司供应商不仅仅会涉及到客房、工程，也涉及到餐饮、财务等。为此评

审合格供应商需要充分依赖采购监督评审小组，通过不同货物的分类情况，对

供应商进行半年度或者是年度的评审。同时创建合格供应商名单、合格供应商

档案。在评审合格供应商方面，需要价格因素,信誉因素,质量因素,交货期,结

算条件,服务质量。对于供应商供货而言，需要对上面的因素充分考虑，以此

对评审合格供应商，同时进行记录档案，这些将会成为供应商半年度评审或年

度评审的重要资料。

（2）建立供应商激励、淘汰、竞争机制

激励机制上，推动长期合作关系的创建，在供应商上激励机制的创建意义

重大。新元餐饮公司针对供应商评审结果好的给予大批量订单，构建长期关

系，同时对付款期按照严格约定支付。淘汰机制上，基于激励机制出发，针对

一些老供应商出现的变化，其无法满足公司要求的情况下，考虑避免损失的需

要，理应对不合格的供应商进行淘汰。针对