物业服务企业小区费用报销管理制度

物业服务企业小区费用报销管理制度一、总则1.目的为了加强物业服务企业小区费用报销管理，规范费用报销流程，合理控制小区运营成本，提高资金使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于物业服务企业下属各小区内所有费用的报销管理，包括但不限于办公用品费、水电费、设备维护费、人员薪酬福利等各项费用。3.基本原则（1）真实性原则：报销的费用必须是实际发生的，且符合小区运营的真实需求。（2）合理性原则：费用支出应符合公司的相关规定和市场行情，具有合理的必要性。（3）合规性原则：报销行为必须遵守国家法律法规和公司的财务管理制度。二、费用报销流程（一）费用申请1.日常费用申请对于预计发生的日常费用，如办公用品采购、水电费缴纳等，相关人员应提前填写《费用申请表》。申请表中需详细注明费用的用途、金额预算、预计发生时间等信息。例如，小区客服部计划采购一批办公用品，客服主管需填写申请表，说明采购的办公用品种类（如打印纸、中性笔等）、预计数量、市场参考价格以及预计采购时间。2.重大费用申请对于金额较大或对小区运营有重要影响的费用，如大型设备的维修保养费用、小区绿化改造费用等，除填写《费用申请表》外，还需提交详细的项目方案和预算报告。项目方案应包括项目的背景、目标、实施步骤等内容，预算报告需对各项费用进行明细列示，并说明费用计算的依据。例如，小区计划对消防设备进行全面维修保养，工程部门需提交维修保养方案，包括维修的具体设备清单、维修方法、工期安排等，同时提供详细的预算报告，说明设备维修所需的零部件费用、人工费用等。3.申请审批《费用申请表》填写完成后，需按照公司规定的审批流程进行审批。一般情况下，先由部门负责人审核，部门负责人主要审核费用的合理性和必要性。审核通过后，再提交给小区经理审批，小区经理需从小区整体运营的角度对费用进行评估。对于重大费用申请，还需报公司总部相关部门和领导审批。审批通过后，申请人才可进行费用的支出。（二）费用支出1.采购费用支出对于需要采购物品的费用支出，申请人应按照审批通过的《费用申请表》进行采购。采购时，应选择正规的供应商，并要求供应商提供发票和详细的销售清单。发票上应注明物品的名称、规格、数量、单价、金额等信息，销售清单应与发票内容一致。例如，在采购办公用品时，应选择有资质的办公用品供应商，索取正规发票，并要求供应商提供包含所购办公用品详细信息的销售清单。2.服务费用支出对于接受外部服务的费用支出，如设备维修服务、清洁服务等，申请人应与服务提供方签订服务合同。合同中应明确服务的内容、标准、费用金额、支付方式、服务期限等条款。在服务完成后，服务提供方应提供正规发票和服务报告。服务报告应详细说明服务的实施情况和结果。例如，小区聘请专业的清洁公司进行小区公共区域的清洁服务，应与清洁公司签订合同，明确清洁的范围、频率、质量标准等。清洁服务完成后，清洁公司需提供发票和清洁服务报告，报告中应说明清洁的具体区域、清洁时间、清洁效果等。3.费用支付方式费用支出可以采用现金、银行转账、支票等方式进行支付。对于金额较小的费用，可以使用现金支付，但需在支付后及时取得发票和相关凭证。对于金额较大的费用，应优先采用银行转账或支票支付方式，以确保资金的安全和可追溯性。在进行银行转账或支票支付时，需填写准确的收款方信息，包括收款方名称、银行账号、开户行等。（三）费用报销1.报销凭证准备费用支出完成后，申请人应及时收集和整理报销凭证。报销凭证主要包括发票、销售清单、服务报告、合同等。发票应是合法有效的税务发票，发票上的信息应清晰、完整，不得涂改。销售清单、服务报告等应与发票内容相符，能够证明费用的真实性和合理性。例如，在报销办公用品费用时，应提供发票和销售清单；在报销设备维修费用时，应提供发票、维修服务报告和维修合同。2.报销单据填写申请人应填写《费用报销单》，报销单上应注明报销部门、报销日期、报销人姓名、费用用途、费用金额等信息。费用金额应与报销凭证上的金额一致，并按照费用的类别进行分类填写，如办公用品费、水电费、设备维护费等。同时，申请人需在报销单上签字确认。例如，小区客服部员工报销办公用品费用时，应在报销单上注明客服部、报销日期、自己的姓名、办公用品的用途（如用于日常办公）以及费用金额，并签字确认。3.报销审批《费用报销单》填写完成后，需按照公司规定的审批流程进行审批。首先由部门负责人审核，部门负责人主要审核报销凭证的真实性和费用的合理性。审核通过后，再提交给小区经理审批，小区经理需对报销费用进行全面审核，确保费用符合小区的运营需求和公司的财务管理制度。对于金额较大的报销费用，还需报公司总部相关部门和领导审批。审批通过后，报销费用方可进行支付。4.报销支付报销费用审批通过后，财务部门应及时进行支付。对于采用现金报销的，财务人员应在报销单上加盖“现金付讫”章，并将现金支付给报销人；对于采用银行转账报销的，财务人员应按照报销人提供的银行账号进行转账，并在报销单上注明转账日期和转账凭证号。三、各类费用报销规定（一）办公用品费1.采购计划各部门应根据实际工作需要，制定办公用品采购计划。采购计划应包括办公用品的种类、数量、预算等内容，并提前提交给行政部门审核。行政部门负责对各部门的采购计划进行汇总和统筹安排，避免重复采购和浪费。例如，小区客服部和工程部门分别提交办公用品采购计划，行政部门将对两个部门的计划进行审核，对于重复的采购项目进行调整。2.采购审批办公用品采购需按照公司规定的审批流程进行审批。对于金额较小的办公用品采购，可由部门负责人审批；对于金额较大的办公用品采购，需报小区经理审批。审批通过后，行政部门负责统一采购。3.报销要求办公用品费用报销时，需提供发票和销售清单。销售清单应详细注明办公用品的名称、规格、数量、单价等信息。同时，报销人需在报销单上注明办公用品的使用部门和用途。（二）水电费1.费用核算小区财务人员应定期对水电费进行核算，确保费用的准确性。水电费核算应按照水表、电表的读数进行计算，并与供水、供电部门提供的缴费通知单进行核对。例如，每月初对小区上月的水电费进行核算，将水表、电表的读数与缴费通知单上的读数进行对比，如有差异及时查明原因。2.缴费申请水电费缴纳前，小区财务人员应填写《费用申请表》，注明水电费的金额、缴费期限等信息，并提交给小区经理审批。审批通过后，方可进行缴费。3.报销要求水电费报销时，需提供供水、供电部门开具的正规发票。发票上应注明缴费的小区名称、缴费期间、水电费金额等信息。同时，报销人需在报销单上注明水电费的用途（如小区公共区域照明、设备运行等）。（三）设备维护费1.设备维护计划工程部门应制定小区设备维护计划，明确设备维护的内容、周期、责任人等。设备维护计划应根据设备的使用说明书和实际运行情况进行制定，确保设备的正常运行。例如，对于小区的电梯设备，工程部门应制定详细的维护计划，包括每月的例行检查、每季度的全面保养等。2.维护费用预算工程部门应根据设备维护计划，编制设备维护费用预算。预算应包括设备维修所需的零部件费用、人工费用、检测费用等。设备维护费用预算需报小区经理审批，审批通过后作为费用报销的依据。3.报销要求设备维护费用报销时，需提供发票、维修服务报告和维修合同。维修服务报告应详细说明设备的故障情况、维修方法、维修结果等信息。维修合同应明确维修的内容、费用金额、服务期限等条款。同时，报销人需在报销单上注明设备的名称、型号、维修原因等。（四）人员薪酬福利费用1.薪酬核算人力资源部门应按照公司的薪酬管理制度，定期对小区员工的薪酬进行核算。薪酬核算应包括基本工资、绩效工资、奖金、津贴等各项内容，并确保核算的准确性。例如，每月底对小区员工上月的薪酬进行核算，根据员工的考勤情况、绩效表现等计算薪酬。2.福利费用管理小区员工的福利费用包括社会保险、住房公积金、节日福利等。人力资源部门应按照国家法律法规和公司的相关规定，及时为员工办理社会保险和住房公积金的缴纳手续，并合理安排节日福利的发放。福利费用的支出需按照公司规定的审批流程进行审批。3.报销要求人员薪酬福利费用报销时，需提供工资表、社会保险缴费凭证、住房公积金缴费凭证等相关凭证。工资表应详细注明员工的姓名、基本工资、绩效工资、奖金、扣除项目等信息。社会保险缴费凭证和住房公积金缴费凭证应是由相关部门开具的正规凭证。同时，报销人需在报销单上注明薪酬福利费用的所属期间。四、费用报销的监督与管理（一）内部审计公司内部审计部门应定期对小区费用报销情况进行审计。审计内容包括费用报销的真实性、合理性、合规性等方面。审计人员应通过查阅报销凭证、访谈相关人员等方式，对费用报销情况进行全面检查。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。例如，内部审计部门每季度对小区费用报销情况进行一次审计，检查报销凭证是否合法有效、费用支出是否符合公司规定等。（二）财务监督财务部门应加强对费用报销的日常监督。财务人员在审核报销凭证时，应严格按照公司的财务管理制度进行审核，对不符合规定的报销凭证不予受理。同时，财务部门应定期对费用报销情况进行统计和分析，为公司的成本控制和决策提供依据。例如，财务部门每月对小区费用报销情况进行统计分析，分析各项费