投标保证金管理制度

投标保证金管理制度一、总则为加强公司投标保证金管理，规范投标保证金的收取、退还等操作流程，保证资金安全，提高资金使用效率，依据国家相关法律法规以及公司财务管理规定，特制定本管理制度。本制度适用于公司及下属各部门、分支机构参与的各类项目投标保证金的管理。投标保证金是指在招标投标活动中，投标人按照招标文件的要求向招标人出具的，以一定金额表示的投标责任担保，兼具保证及约束作用。二、职责分工（一）投标部门1.负责收集、整理和审核招标文件中关于投标保证金的条款，明确保证金金额、缴纳方式、缴纳截止时间、退还条件等相关信息。2.根据招标文件要求，准确填写投标保证金支付申请单，经部门负责人审核后提交至财务部门。3.在投标过程中，与招标人保持沟通，及时掌握投标保证金退还的进展情况，并将相关信息反馈给财务部门。（二）财务部门1.负责审核投标保证金支付申请单，确保申请单的填写符合要求，保证金金额、缴纳方式等信息与招标文件一致。2.按照审核通过后的申请单，及时办理投标保证金的支付手续，并做好相关账务处理。3.建立投标保证金台账，详细记录每笔投标保证金的支付时间、金额、项目名称、招标人名称、退还时间等信息，定期进行核对和清理。4.跟踪投标保证金的退还情况，及时与招标人联系，催还逾期未退还的保证金。对于因特殊原因无法退还的保证金，及时会同投标部门进行分析处理，并向公司领导报告。（三）法务部门1.负责对招标文件中投标保证金相关条款进行法律审核，确保条款符合法律法规的要求，维护公司的合法权益。2.在投标保证金退还过程中，若出现纠纷或争议，为公司提供法律支持和解决方案。三、投标保证金的支付（一）支付申请1.投标部门在获取招标文件后，应立即组织人员对文件中关于投标保证金的条款进行研读。在确定参与投标后，由投标项目负责人填写投标保证金支付申请单。申请单应包含以下内容：项目名称、招标编号。招标人名称、地址及联系方式。投标保证金金额、缴纳方式（如银行转账、银行保函等）。缴纳截止时间。申请部门、申请人及申请日期。2.投标部门负责人对申请单进行审核，重点审核申请单中的信息是否准确、完整，保证金金额是否符合招标文件要求。审核通过后，将申请单提交至财务部门。（二）财务审核1.财务部门收到投标保证金支付申请单后，应在[X]个工作日内完成审核。审核内容包括：申请单的填写是否规范、完整。保证金金额与招标文件的一致性。公司资金状况是否能够满足支付要求。2.若审核发现申请单存在问题或信息不完整，财务部门应及时与投标部门沟通，要求其补充或修改相关信息。若审核通过，财务部门应在申请单上加盖财务审核章，并将申请单返还给投标部门一份留存。（三）保证金支付1.根据审核通过的申请单，财务部门按照规定的缴纳方式及时办理投标保证金的支付手续。银行转账：若采用银行转账方式缴纳保证金，财务部门应按照招标文件中指定的招标人账户信息，准确填写转账凭证，确保保证金及时、足额到达招标人账户。转账完成后，及时获取银行转账回单，并将回单复印件交投标部门作为已缴纳保证金的凭证。银行保函：若采用银行保函方式缴纳保证金，投标部门应协助财务部门与银行沟通办理保函事宜。财务部门按照银行要求提供相关资料，办理保函开具手续。保函开具后，及时将保函原件交付投标部门，由投标部门在规定时间内送达招标人。四、投标保证金台账管理（一）台账建立财务部门应建立投标保证金台账，可采用电子表格或专门的财务管理软件进行记录。台账应包含以下主要内容：1.项目编号、项目名称。2.招标人名称、联系方式。3.投标保证金金额、缴纳方式。4.支付时间、支付凭证编号。5.预计退还时间。6.实际退还时间、退还金额。7.备注（如是否逾期退还、有无扣除情况等）。（二）台账更新1.财务部门在办理投标保证金支付手续后，应及时在台账中记录支付信息，确保台账信息的及时性和准确性。2.在收到投标保证金退还通知或实际收到退还的保证金后，财务部门应及时更新台账中的退还信息，包括退还时间、退还金额等。（三）台账核对1.财务部门应定期（每月至少一次）对投标保证金台账进行核对，确保台账记录与银行对账单、财务账目等相符。2.每季度末，财务部门应将投标保证金台账与投标部门进行核对，共同确认保证金的缴纳和退还情况。对于存在差异的项目，及时查明原因并进行调整。五、投标保证金的退还（一）正常退还1.投标结束后，若公司未中标，招标人应按照招标文件规定的时间和方式退还投标保证金。投标部门应密切关注退还进展情况，在收到招标人退还保证金的通知后，及时将通知反馈给财务部门。2.财务部门收到通知后，应检查保证金退还金额是否与缴纳金额一致。若一致，在收到退还的保证金后，及时进行账务处理，并在台账中记录退还信息。（二）中标项目保证金退还1.若公司中标，根据招标文件规定，在签订合同并缴纳履约保证金后，招标人应退还投标保证金。投标部门应在合同签订和履约保证金缴纳完成后，及时向招标人提交退还投标保证金的申请，并跟进退还进度。2.财务部门在收到招标人退还的投标保证金后，按照上述正常退还的流程进行账务处理和台账更新。（三）逾期未退还处理1.若投标保证金超过招标文件规定的退还时间仍未退还，投标部门应及时与招标人联系，了解未退还的原因，并要求招标人尽快退还。同时，将相关情况反馈给财务部门。2.财务部门应协助投标部门进行催款工作，可通过发送催款函、电话沟通等方式，要求招标人尽快退还保证金。对于多次催款仍未退还的情况，应及时会同法务部门进行分析，采取法律手段维护公司的合法权益。六、特殊情况处理（一）保证金被扣除1.若出现招标文件中规定的投标保证金被扣除的情形，如投标人在投标有效期内撤销投标、中标后拒绝签订合同等，招标人有权扣除投标保证金。投标部门应及时了解扣除原因，并将相关情况报告给公司领导。2.财务部门根据投标部门提供的情况说明，进行相应的账务处理，并在台账中记录扣除信息。同时，会同投标部门分析保证金被扣除的原因，总结经验教训，避免类似情况再次发生。（二）投标保证金减免1.对于一些特殊项目，如政府扶持项目、与公司有长期合作关系的招标人等，在符合相关规定和条件的情况下，公司可向招标人申请减免投标保证金。投标部门应在获取招标文件后，及时评估是否具备减免条件，并向招标人提交减免申请。2.若减免申请获得批准，投标部门应及时将相关批准文件提交给财务部门，财务部门按照批准文件进行相应的处理，并在台账中记录减免情况。（三）保证金银行保函到期处理1.对于采用银行保函方式缴纳的投标保证金，若保函到期后招标人未提出异议，投标部门应及时通知财务部门办理保函注销手续。2.财务部门根据投标部门的通知，与银行联系办理保函注销事宜，并在台账中记录保函注销信息。七、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期（每年至少一次）对投标保证金的管理情况进行审计。审计内容包括投标保证金的支付、退还、台账管理等方面，检查是否存在违规操作、资金安全隐患等问题。对于审计发现的问题，应及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）财务监督财务部门应加强对投标保证金的日常监督，审核每笔保证金的支付和退还是否符合规定流程和要求。定期对投标保证金的使用情况进行分析，评估资金使用效率，为公司决策提供参考。（三）责任追究对于在投标保证金管理过程中违反本制度规定，给公司造成损失的部门和个人，将按照公司相关规定追究其责任。责任追究方式包括警告、罚款、降职、辞退等。八、附则本制度自发布之日起施行，由公司财务部门负责解释。在制度执行过程中，若国家法律法规或公司相关政策发生变化，本制度将适时进行修订。公司各部门应严格按照本制度的要求，做好投标保证金的管理工作，确保公