企业档案管理制度

企业档案管理制度第一章总则1.1为统一公司档案工作标准，保障档案完整、准确、系统、可用，依据《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等上位法规，结合本公司治理结构、业务特点与信息化水平，制定本制度。1.2本制度所称“档案”是指公司在研发、生产、经营、管理、投融资、产权变动、社会责任等活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据、实物及其他形式的历史记录。1.3档案管理实行“统一领导、分级负责、全程管控、集中保管、共享利用”的原则，任何部门和个人不得据为己有或擅自销毁。1.4本制度适用于公司总部、分（子）公司、项目部、研发中心、海外机构及所有控股、实际控制企业；合资公司可参照执行。第二章组织与职责2.1董事会职责2.1.1审议批准档案工作战略规划、年度预算及重大档案信息化投资项目；2.1.2对档案安全、合规、泄密事件负有最终监督责任。2.2总经理办公会职责2.2.1决定档案管理机构设置、人员编制、绩效考核指标；2.2.2协调跨部门档案争议，审批档案鉴定销毁报告。2.3档案管理委员会（虚拟机构）2.3.1由分管行政副总经理任主任，成员包括法务、财务、人力、信息化、业务、审计、保密办负责人；2.3.2每季度召开例会，审议归档范围调整、密级变更、档案开放、重要档案数字化方案；2.3.3对重大并购、重组、清算项目提前介入，制定档案处置专项方案。2.4档案中心（实体部门）2.4.1集中保管公司永久、长期档案，负责库房、信息系统、备份介质日常运维；2.4.2制定并动态维护《文件材料归档范围与保管期限表》（以下简称“期限表”），每年发布更新版本；2.4.3组织档案鉴定、抢救、统计、编研、利用、培训、保密检查；2.4.4对分（子）公司档案工作实行“业务+垂直”双轨考核，考核权重占部门绩效5%。2.5业务部门职责2.5.1指定兼职资料员，负责文件收集、预整理、著录、移交；2.5.2确保业务系统产生的电子文件实时归档，元数据完整；2.5.3对涉密业务文件先行拟定密级，报保密办与档案中心双重审核。2.6信息化部门职责2.6.1保障档案信息系统（ERMS）与业务系统、财务系统、OA、PLM、CRM、SCM等无缝对接，确保电子文件捕获、登记、分类、存储、封装、迁移、长期保存功能完备；2.6.2每年组织一次数据容灾演练，RPO≤15分钟，RTO≤2小时。2.7审计与法务职责2.7.1审计部将档案管理纳入年度风险评价，对重大项目进行穿行测试；2.7.2法务部对知识产权、诉讼、合规证据类档案实行清单式跟踪，确保应归尽归。第三章文件生命周期与归档范围3.1文件生命周期划分为“形成—流转—办结—捕获—归档—保管—鉴定—处置”八个阶段，任何阶段责任主体不得缺失。3.2归档范围采用“正面清单+负面清单”模式：3.2.1正面清单涵盖决策、治理、投融资、研发、供应链、生产制造、质量、营销、客户服务、工程、运营、人事、财务、税务、审计、法务、知识产权、ESG、党群、行政、外事、安全环保、危机公关、信息化、不动产、实物资产、退出处置等27个一级类目，下设215个二级类目、812个三级类目；3.2.2负面清单明确不归档范围：草稿、过程性即时通讯记录（无决策结果）、重复性报表、已失效的临时口令、非认证拷贝等。3.3保管期限划分为永久（Y）、长期（C30）、短期（C10）、临时（C3）四档，采用“风险—价值—合规”三维评分模型自动计算，人工复核后固化。3.4特殊载体归档3.4.1电子邮件：涉及董事会决议、对外承诺、价格决策、索赔理赔的必须归档，采用EML+PDF/A双格式封装；3.4.2社交媒体：官方微博、微信公众号发布的声明、澄清、致歉须截屏并输出PDF/A，保留点赞、评论、转发数据包；3.4.3音视频：重要会议、产品发布、培训录像须保存原始素材、编辑成片、字幕文件、时间戳信息，采用MXF或MKV格式，分辨率≥1080P；3.4.4源代码：由研发中心通过GitLab归档，采用tar+gz压缩包，附带commit日志、分支图谱、依赖库清单，保存期限与产品生命周期一致。第四章整理与编目4.1整理原则：遵循“来源原则+职能原则”，保持文件形成时的有机联系，兼顾检索效率。4.2档号结构：全宗号—年度—机构（项目）代码—类目号—保管期限—件号—载体代码，共6段21位，示例：A01-2025-SC01-RD05-C30-0001-D。4.3元数据要求：核心元数据25项，包括题名、责任者、日期、页数、格式、大小、哈希值、密级、开放标识、版权信息、业务标识符、系统捕获时间、审计轨迹等；采用XMLSchema约束，支持批量导入、API回写。4.4纸质档案整理流程：清点—修整—编页—盖档号章—装订—装盒—打印脊背—上架；装订采用不锈钢钉或线装，禁用塑料封装；图纸采用A0—A4折叠法，图签外露。4.5电子档案整理流程：捕获—格式转换—病毒查杀—四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性）—封装—上传—校验—入库；封装采用ZIP+METS+PREMIS国际标准，哈希算法SM3或SHA-256。4.6双语著录：涉外合同、专利、标准、出口认证档案须中英文双语著录，英文题名长度≤200字符，采用ISO9转写规则。第五章移交与接收5.1时间节点：文书类文件在办结后次年3月底前移交；科研项目在结题验收后45天内移交；工程项目在竣工结算后90天内移交；退市、清算、并购项目在董事会决议公告后30天内完成移交。5.2移交清单：采用Excel模板+系统电子表单双轨制，字段与档号一致，纸质清单一式两份，交接双方签字并加盖部门公章。5.3质量抽检：档案中心按不低于10%比例随机抽检，合格率≥95%视为通过；低于95%的退回整改，二次移交仍不合格，扣减责任部门当季绩效2%。5.4紧急移交：遇突发事件（火灾、诉讼、监管检查）可启动绿色通道，由档案中心派员驻场整理，业务部门提供工作场地及原始凭证。第六章库房与保管6.1库房选址：远离洪涝、滑坡、雷电、强震动、污染源，地面荷载≥12kN/m²，净高≥3.5米，设环形巡视通道。6.2十防措施：防火、防盗、防水、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠、防高温、防污染；采用IG541混合气体灭火系统，喷头安装高度与档案架顶端距离≤0.8米；库内温度14℃—24℃，相对湿度45%—60%，日波动≤±2℃、±5%RH。6.3密集架与货架：载荷≥80kg/层，架体接地电阻≤4Ω，安装限位器、防倾倒装置；底层离地≥15cm，顶层距喷淋头≥30cm。6.4特殊载体库：6.4.1胶片库温度13℃—15℃，湿度30%—40%，配备低温冰箱用于醋酸综合症抢救；6.4.2磁带库使用金属磁带柜，远离强磁场，倒带机每年运行一次，记录误码率；6.4.3光盘库采用暗室存放，紫外线强度≤20μW/lm，每五年进行可读性检测，BD-R预期寿命≥30年。6.5出入库管理：实行双人双锁、同进同出；非档案人员入库须填写《档案库房进出申请表》，说明利用目的、拟借档号、借阅时长，由档案中心负责人、保密办双签审批；库内全程视频监控，录像保存≥90天。第七章电子档案长期保存7.1存储架构：采用“在线—近线—离线”三级金字塔模型。在线使用SSD阵列，保存3年内高频利用数据；近线使用蓝光光盘塔，保存3—10年数据；离线使用LTO9磁带，保存10年以上数据。7.2备份策略：3-2-1原则，即3份副本、2种介质、1份异地；异地备份距离≥200km，采用国家档案馆认可的灾备云或银行级金库磁带库。7.3迁移与转换：每五年进行格式风险评估，对高风险格式（如Flash、WMA、AutoCAD2004以下版本）提前一年制定迁移计划；迁移后进行质量校验，抽样率100%，误码率≤10⁻¹²。7.4区块链存证：对董事会决议、股权变更、知识产权、审计报告等关键电子文件，采用国产区块链BaaS平台锚定哈希值，生成时间戳证据包，司法认可。第八章密级与权限8.1密级划分：国家秘密、企业核心商密、企业普通商密、内部、公开五级；国家秘密按《保密法》执行；商密由业务部门提出，法务与保密办审核，档案中心固化。8.2权限模型：采用RBAC+ABAC混合模式，角色与属性双重校验；系统默认拒绝一切未授权访问，权限申请遵循“最小够用、按需即时、到期自动回收”。8.3三权分立：系统管理员、安全管理员、审计管理员由不同人员担任，任何一人无法单独导出涉密档案；系统日志采用WORM光盘存储，保存期限与档案相同。8.4降密与解密：商密档案降密由业务部门提出申请，保密办组织专家论证，档案管理委员会审批，降密记录同步写入元数据；国家秘密降密按国家有关规定执行。第九章利用与开发9.1利用方式：阅览、复制、摘录、出借、出具证明、展览、编研、数据挖掘、API调用；涉密档案仅限阅览，不提供电子复制。9.2审批层级：公开级可直接通过OA申请；内部级由部门负责人审批；商密级由分管领导审批；国家秘密按保密办流程。9.3利用登记：系统自动记录利用人、时间、IP、目的、档号、页数、下载哈希，形成利用日志，日志保存永久。9.4收费政策：内部员工免费；外部单位按政府指导价收取检索费、复制费、证明费，所得收入上缴财务，实行“收支两条线”。9.5编研开发：档案中心每年发布《档案编研计划》，优先开发公司史、产品谱系、专利地图、质量案例、社会责任报告史料；鼓励业务部门与档案中心联合申报国家、省市级编研课题，成果纳入职称评审加分。9.6数据挖掘：采用NLP技术对历史合同、专利、质量报告进行实体抽取，构建知识图谱，为研发、法务、风控提供决策支持；算法模型训练须进行脱敏处理，确保不含个人信息。第十章鉴定与销毁10.1鉴定周期：短期档案每3年、长期档案每10年、永久档案每30年组织一次系统鉴定；遇并购、清算、转型、重大技术迭代可提前启动专项鉴定。10.2鉴定小组：由档案中心、业务、法务、审计、保密、纪检、工会七方组成，人数须为单数，外部专家比例≥30%。10.3鉴定标准：采用“法律合规—业务价值—历史价值—经济成本”四维评分，满分100分，低于60分可提出销毁建议；60—75分视情况延长保管期限；75分以上继续保存。10.4销毁方式：纸质档案使用涉密销毁公司，粉碎后纸浆化，全程录像；电子档案采用BSI-GS标准数据擦除软件，覆写7次以上，出具销毁报告；光盘、磁带、硬盘采用物理粉碎+消磁双重方式。10.5销毁记录：包括销毁清单、审批表、录像、照片、销毁公司资质、运输交接单，保存期限永久；销毁信息同步报国家档案主管部门备案。第十一章统计与绩效管理11.1统计指标：馆藏总量、年增量、数字化率、利用率、开放率、涉密档案占比、库房饱和度、灾备演练成功率、鉴定销毁量、培训覆盖率、员工满意度等32项。11.2报表体系：月报、季报、年报、专题报告四级；月报聚焦库存与利用，季报聚焦安全与合规，年报聚焦战略与价值，专题报告聚焦重大事件。11.3绩效权重：档案工作纳入部门绩效考核，权重5%—10%；关键指标未达标，按“扣分+约谈+限期整改”递进问责；连续两次考核不合格，调减部门次年预算3%。11.4对标管理：每年选取两家行业标杆、两家跨行业标杆进行对标，形成《档案管理对标分析报告》，提出改进路线图，次年复审。第十二章培训与文化建设12.1培训体系：新员工入职必修“档案意识”微课2学时；兼职资料员年度面授8学时、线上考试合格率100%；档案中心专业人员每年参加外部培训不少于40学时，取得档案职称或信息分析师认证。12.2培训内容：法规解读、系统操作、整理技能、数据挖掘、灾备演练、保密案例、国际趋势。12.3文化宣传：每年“6·9国际档案日”举办主题展览、档案知识竞赛、老照片修复体验、档案IP盲盒抽奖；设立“档案开放周”，邀请员工家属、合作伙伴、学校师生参观。12.4荣誉激励：设立“金档奖”，每年评选10名优秀兼职资料员、5个归档示范部门、1个档案创新案例，颁发证书与奖金，优先推荐市级以上档案先进评选。第十三章外包与监督13.1外包范围：档案整理、数字化扫描、缩微制作、纸质修复、搬迁运输、系统运维可外包；涉密档案不得外包给境外或外资机构。13.2供应商准入：必须具备省级以上保密局颁发的“国家秘密载体印制资质”或“档案数字化加工甲级资质”；通过ISO9001、ISO27001、ISO27701认证；近三年无重大违法记录。13.3合同条款：明确质量指标、保密义务、违约金比例（不低于合同金额30%）、数据归属权、知识产权、人员背景审查、离场审计、应急演练。13.4现场监督：档案中心派驻监理，全程视频监控，每日生成《加工日志》，每周进行抽检，抽检比例≥5%，合格率≥99%；不合格批次立即返工，累计三次不合格启动退出机制。第十四章应急与灾难恢复14.1风险识别：火灾、水灾、地震、台风、爆炸、网络攻击、勒索病毒、战争、恐怖袭击、重大疫情。14.2应急预案：制定《档案安全应急预案》，包括A、B、C三级响应；A级启动异地灾备