煤矿生产设备采购制度

PAGE煤矿生产设备采购制度一、总则（一）目的为规范煤矿生产设备采购行为，确保采购设备符合煤矿安全生产需求，提高设备采购效率，降低采购成本，保证设备质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本煤矿生产所需各类设备的采购活动，包括但不限于采煤设备、掘进设备、运输设备、通风设备、排水设备等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业标准，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先采购质量可靠、技术先进、性能稳定的设备，以保障煤矿安全生产。3.性价比原则：在保证设备质量的前提下，充分考虑采购成本，追求性价比最优。4.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平公正地对待所有供应商，确保竞争充分。二、采购计划管理（一）需求调研1.各生产部门应定期对设备的使用状况进行评估，根据生产任务、设备磨损情况、技术更新需求等因素，提出设备采购需求。2.技术部门协助生产部门对采购需求进行技术论证，确定设备的技术参数、性能要求等关键指标。（二）采购计划编制1.物资采购部门根据生产部门和技术部门提供的需求信息，结合库存情况，编制年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应明确设备名称、型号规格、数量、预计采购时间等详细内容，并经相关部门负责人审核签字确认。（三）计划调整1.如因生产任务变更、设备突发故障等原因需要调整采购计划，相关部门应及时提出申请，说明调整原因和内容。2.物资采购部门对调整申请进行审核，报分管领导批准后实施计划调整。三、供应商管理（一）供应商筛选1.建立供应商准入机制，物资采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对收集到的供应商进行初步筛选，考察其营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩情况等基本资质和信誉。3.实地考察部分潜在供应商，了解其生产能力、技术水平、质量管理体系等实际情况。（二）供应商评价1.建立供应商评价体系，定期对已合作的供应商进行评价。评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.采购部门组织相关部门对供应商进行综合评价打分，根据得分情况将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。（三）供应商动态管理1.对于优秀供应商，给予更多的合作机会和优惠政策，如优先采购、增加订单量等。2.对于良好供应商，加强沟通与合作，督促其不断改进服务和产品质量。3.对于合格供应商，要求其限期整改存在的问题，如整改不力则降低合作等级。4.对于不合格供应商，取消其合作资格，并在一定期限内不再考虑与其合作。四、采购流程（一）采购申请1.各部门根据采购计划，填写《设备采购申请表》，详细说明采购设备的名称、规格型号、数量、技术要求、采购原因等内容。2.《设备采购申请表》经部门负责人签字后提交至物资采购部门。（二）采购审批1.物资采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.将审核通过的采购申请报分管领导审批，重大采购项目需报矿长批准。（三）采购实施1.根据批准的采购申请，物资采购部门制定采购方案，明确采购方式、采购时间、采购预算等。2.采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等，应根据设备特点和采购金额合理选择。3.招标采购应按照国家相关法律法规和本煤矿的招标管理规定进行操作，发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标等。4.询价采购应向多家供应商发出询价函，比较各供应商的报价和产品质量，选择最优供应商。5.竞争性谈判采购应邀请不少于三家符合条件的供应商参与谈判，通过谈判确定成交供应商。6.单一来源采购应严格按照规定的适用情形进行，履行相应的审批程序。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，物资采购部门应与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确设备名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务清晰。3.合同签订前，应进行合同评审，由法务部门、财务部门、技术部门等相关人员对合同条款进行审核，避免合同风险。（五）设备验收1.设备到货前，物资采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。2.设备到货时，由物资采购部门、使用部门、技术部门等组成验收小组，按照合同要求和相关标准对设备进行验收。3.验收内容包括设备的数量、规格型号、外观质量、技术性能、随机附件等，验收合格后填写《设备验收报告》。4.如发现设备存在质量问题或与合同约定不符情况，应及时与供应商沟通协商解决，直至验收合格。（六）付款结算1.设备验收合格后，财务部门根据合同约定和验收报告办理付款手续。2.付款方式应符合财务管理制度和相关法律法规要求，确保资金安全。3.对于分期付款的设备，应按照合同约定的付款节点和条件进行支付，同时做好跟踪管理。五、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括设备价格波动、供应商垄断、市场供应短缺等风险。2.质量风险：采购设备不符合质量要求，影响煤矿安全生产和正常生产运营。3.合同风险：合同条款不完善、合同履行纠纷等风险。4.廉洁风险：采购过程中存在的行贿受贿、利益输送等廉洁问题。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.市场风险应对：密切关注市场动态，建立价格预警机制；与多家供应商保持合作，避免供应商垄断；提前做好物资储备，应对供应短缺。2.质量风险应对：加强供应商质量管理，严格验收程序；要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺。3.合同风险应对：完善合同评审机制，确保合同条款严谨合理；加强合同执行过程中的监督和管理，及时解决合同纠纷。4.廉洁风险应对：加强廉洁教育，提高采购人员廉洁意识；建立廉洁监督机制，对采购过程进行全程监督。六、采购档案管理（一）档案内容1.采购计划文件，包括需求调研记录、采购计划编制及调整资料等。2.供应商相关资料，如供应商准入申请、评价记录、合作协议等。。3.采购申请及审批文件，《设备采购申请表》、采购审批单等。4.采购实施过程文件，包括采购方案、招标或询价文件、谈判记录、采购合同等。5.设备验收文件，《设备验收报告》、验收过程记录等。6.付款结算文件，付款申请、发票、付款凭证等。7.其他与采购相关的文件资料。（二）档案整理与归档1.物资采购部门负责采购档案的整理工作，按照档案管理要求对各类文件资料进行分类、编号、装订。2.定期将整理好的采购档案移交至档案管理部门进行归档保存，确保档案的完整性和安全性。（三）档案查阅与使用1.内部人员因工作需要查阅采购档案，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后到档案管理部门查阅。2.查阅档案时应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、损毁、转借档案。3.如需复印或提取档案资料，应按照规定办理相关手续。七、监督与考核（一）监督机制1.建立内部监督机制，审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等。2.设立举报信箱和举报电话，接受员工和社会公众对采购活动中违规行为的举报，对举报信息进行及时调查处理。（二）考核办法1.制定采购工作考核指标体系，对物资采购部门及相关人员的采购工作进行考核。