出纳进出帐财务制度

PAGE出纳进出帐财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司出纳进出帐业务流程，确保公司资金的安全、准确、高效运作，加强财务管理与监督，保障公司财务活动的合法合规性，维护公司及相关利益者的权益。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及出纳进出帐的财务活动，包括但不限于现金收付、银行存款收支、票据管理等业务环节。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财经制度，确保公司财务活动合法合规。准确性原则：出纳人员应准确记录每一笔进出帐业务，保证财务数据的真实、完整、准确。及时性原则：及时处理各项收支业务，不得拖延，确保资金的正常流转。安全性原则：加强资金安全管理，采取必要的防范措施，防止资金被盗、挪用等情况发生。保密性原则：出纳人员应对公司财务信息严格保密，不得泄露给无关人员。二、岗位职责1.出纳岗位主要职责负责公司现金、银行存款的收付及保管工作，确保资金的安全与完整。严格按照财务制度和审批流程办理各项收支业务，对每笔收支进行详细记录。及时登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。定期盘点库存现金，编制现金盘点表，确保账实相符；每月与银行核对银行存款账目，编制银行存款余额调节表。负责保管公司的库存现金、有价证券、空白支票、发票及其他重要财务票据，确保其安全无遗失。协助会计人员做好账务处理工作，提供准确的财务数据和相关资料。完成领导交办的其他与财务相关的临时性工作任务。2.岗位权限在授权范围内进行现金收付和银行存款收支业务操作。有权拒绝办理不符合财务制度和审批流程的收支业务。对公司财务收支情况有知情权和监督权，可提出合理的建议和意见。3.岗位风险与防范风险点：现金收付环节可能出现现金被盗、挪用、假币收取等风险。银行存款收支可能存在未达账项处理不及时、账户信息泄露、资金被盗转等风险。票据管理不善可能导致票据遗失、被盗用、过期未处理等风险。财务信息泄露可能给公司带来经济损失和声誉损害。防范措施：加强现金保管安全措施，如安装监控设备、使用保险柜等；严格执行现金收付流程，双人复核现金金额和真伪。及时核对银行对账单，发现未达账项及时查明原因并处理；加强账户安全管理，设置复杂密码并定期更换，妥善保管网银密钥等重要信息。建立票据管理制度，规范票据的购买、保管、使用、核销等流程；定期盘点票据，确保票据数量与账目一致。加强对出纳人员的职业道德教育，签订保密协议，对违规泄露财务信息的行为进行严肃处理。三、现金管理1.现金收付范围公司与个人之间的小额款项收付，如员工差旅费借款、报销，向个人支付的劳务报酬等。不足银行结算起点（一般为1000元）的零星支出。其他经公司领导批准允许使用现金支付的款项。2.现金收付流程收款流程：业务人员收取现金后，应及时开具收款收据或发票，并在收据或发票上加盖公司财务专用章或发票专用章。将现金及相关票据交给出纳人员，出纳人员应认真核对现金金额、票据内容是否完整、准确。出纳人员清点现金无误后，在收款收据或发票上加盖“现金收讫”章，并在现金日记账上详细记录收款日期、来源、金额等信息。付款流程：费用报销或借款等业务，申请人应填写相应的报销单或借款单，并按照公司审批流程进行审批。审批通过后，将报销单或借款单交给出纳人员。出纳人员审核报销单或借款单的审批手续是否齐全、金额计算是否正确、用途是否合规等。审核无误后，按照规定支付现金，并在报销单或借款单上加盖“现金付讫”章，同时在现金日记账上记录付款日期、去向、金额等信息。3.现金库存限额管理根据公司日常现金收支情况，结合银行核定的库存现金限额标准，合理确定公司的现金库存限额。现金库存限额一般以不超过公司35天的日常零星开支所需现金为宜。出纳人员应严格控制现金库存，不得超过限额。如因业务需要确需增加库存现金，应提前向公司财务负责人申请，经批准后方可增加。4.现金盘点出纳人员应每日营业终了进行现金盘点，确保账实相符。现金盘点时，应编制现金盘点表，详细记录盘点日期、现金账面余额、实际盘点金额、差异金额及原因等信息。如发现现金长款或短款情况，应及时查明原因，并按照规定进行处理。属于记账错误的，应及时更正账目；属于其他原因造成的，应及时报告公司财务负责人，并根据具体情况进行相应的处理。财务负责人应定期或不定期对现金盘点情况进行检查和监督，确保现金管理的规范和安全。四、银行存款管理1.银行账户开设与变更公司因业务需要开设银行账户时，应由财务部门提出申请，经公司领导审批后，按照银行相关规定办理开户手续。开户申请应明确账户类型、开户银行、账户用途等信息，并提供相关证明文件。银行账户开设后，应及时将账户信息告知财务部门相关人员，并妥善保管银行开户资料。如需变更银行账户信息，如账户名称、账号、开户行等，应提前向银行提交变更申请，并按照银行要求提供相关证明文件。变更申请经公司领导审批后，由出纳人员办理变更手续，并及时更新财务系统中的账户信息。2.银行存款收付流程收款流程：业务人员收到银行进账通知后，应及时将进账信息传递给财务部门。出纳人员根据进账通知核对收款单位、金额、款项性质等信息是否与业务相符。核对无误后，在银行存款日记账上记录收款日期、来源、金额等信息，并及时与银行对账单进行核对。付款流程：费用报销或对外付款等业务，申请人应填写付款申请单，并按照公司审批流程进行审批。审批通过后，将付款申请单交给出纳人员。出纳人员审核付款申请单的审批手续是否齐全、金额计算是否正确、付款方式是否合规等。审核无误后，根据付款方式进行相应操作。如采用支票付款，应填写支票并加盖公司财务专用章和法人章，将支票交给收款人；如采用网银支付，应按照网银操作流程进行付款，并妥善保存支付凭证。同时，在银行存款日记账上记录付款日期、去向、金额等信息。3.银行对账单与余额调节表出纳人员应每月定期获取银行对账单，并与银行存款日记账进行逐笔核对。核对过程中，如发现未达账项，应及时查明原因。未达账项一般分为以下四种情况：企业已收银行未收：企业已收到款项并登记入账，但银行尚未办理入账手续。企业已付银行未付：企业已开出支票或其他支付凭证并登记入账，但银行尚未办理支付手续。银行已收企业未收：银行已收到款项并登记入账，但企业尚未收到收款通知。银行已付企业未付：银行已支付款项并登记入账，但企业尚未收到付款通知。出纳人员应根据未达账项编制银行存款余额调节表，调整后的银行存款日记账余额与银行对账单余额应相等。银行存款余额调节表编制完成后，应及时提交给财务负责人审核。财务负责人审核无误后，将其作为重要财务资料妥善保管。如发现未达账项长期未达或存在异常情况，应及时查明原因并采取相应措施进行处理。4.银行账户安全管理加强银行账户密码管理，设置复杂的登录密码，并定期更换。妥善保管网银密钥、U盾等重要支付工具，不得随意转借他人。定期检查银行账户交易明细，关注账户资金变动情况，如发现异常交易，应及时与银行联系并采取措施防范风险。严格按照银行规定的操作流程进行网上银行操作，避免因操作失误导致资金损失。五、票据管理1.票据种类本公司涉及的票据主要包括支票、汇票、本票、发票、收据等。2.票据购买与保管出纳人员应根据公司业务需要，按照规定向银行购买支票、汇票、本票等银行票据，并妥善保管。购买票据时，应填写票据购买申请表，经财务负责人审批后，到银行办理购买手续。票据应存放在保险柜等安全的地方，并按照票据种类、号码顺序进行存放，便于查找和核对。建立票据登记簿，详细记录票据的购买日期、种类、号码、数量、起止号码、领用日期、领用人、用途等信息。3.票据使用支票使用：出纳人员应根据付款申请单填写支票，确保支票内容填写完整、准确，包括出票日期、收款人名称、金额、用途等，并加盖公司财务专用章和法人章。支票存根应妥善保管，作为记账凭证的附件。支票应在有效期内使用，不得签发空头支票或远期支票。如因特殊情况需要签发远期支票，应经公司领导批准，并采取相应的风险防范措施。汇票、本票使用：按照相关业务规定和审批流程，出纳人员填写汇票、本票申请书，并办理出票手续。出票后，应及时跟踪汇票、本票的使用情况，确保款项及时到账或按规定进行结算。发票与收据使用：发票由财务部门统一购买、保管和开具。出纳人员应按照发票管理规定，正确开具发票，确保发票内容真实、准确、完整。收据主要用于公司内部往来款项的收付和向个人收取的非经营性款项。出纳人员开具收据时，应注明收款日期、收款事由、金额等信息，并加盖公司财务专用章。建立发票和收据使用登记制度，详细记录发票和收据的开具日期、号码、金额、领用情况等信息，定期进行核对，确保发票和收据的使用安全。4.票据核销与作废已使用的票据存根应按照规定保存一定期限，期满后经财务负责人审核批准，方可进行销毁。对于作废的票据，应加盖“作废”戳记，并与存根一起妥善保管。作废票据的原因应在票据登记簿上详细注明。定期对票据进行盘点，确保票据的实际数量与登记簿记录一致。如发现票据遗失、被盗用等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理，如登报声明作废、向相关部门报案等。六、财务印章管理1.印章种类本公司涉及的财务印章主要包括财务专用章、法人章、发票专用章等。2.印章保管财务专用章由出纳人员保管，但使用时必须经过财务负责人审批。法人章由公司法定代表人或授权指定人员保管，使用时应按照公司规定的审批流程进行。发票专用章由财务部门指定专人保管，严格按照发票管理规定使用。印章应存放在保险柜等安全的地方，不得随意放置，防止印章被盗用或遗失。3.印章使用财务专用章使用范围主要包括银行票据背书、支票出票、财务报表盖章等。使用时，出纳人员应填写印章使用申请表，注明使用日期、用途、金额等信息，经财务负责人审批后，方可加盖印章。法人章主要用于公司重大财务决策文件、合同协议等的盖章确认。使用时，应按照公司规定的审批流程，由法定代表人或授权指定人员在申请表上签字批准后，方可加盖印章。发票专用章仅用于开具发票时使用，必须按照发票管理规定在发票指定位置加盖。印章使用过程中，应确保印章清晰、端正，不得模糊、重叠或加盖在错误的位置。4.印章交接与挂失财务印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续，填写印章交接清单，由交接双方和监交人签字确认。交接清单应详细记录印章名称、数量、交接日期等信息。如发现财务印章遗失或被盗用，保管人员应立即报告公司领导，并采取相应的措施进行处理，如登报声明作废、向公安机关报案等。同时，应及时更换印章，并对相关财务业务流程进行调整，确保公司财务活动的正常进行。七、财务报销管理1.报销范围与标准公司员工因工作需要发生的差旅费、业务招待费、办公用品费、通讯费、运输费等费用，在符合公司相关规定的情况下，可以按照规定的流程进行报销。差旅费报销标准应根据公司实际情况制定，明确不同地区、不同职级员工的住宿标准、交通费用标准、伙食补贴标准等。业务招待费应严格按照公司规定的额度和审批流程进行报销，报销时应提供详细的招待事由、招待对象等信息。办公用品费、通讯费、运输费等费用应根据公司实际需求和相关规定进行报销，确保费用支出合理、合规。2.报销流程申请人填写费用报销单，详细注明费用发生日期、事由、金额、附件张数等信息，并按照公司审批流程进行审批。部门负责人对本部门员工的报销申请进行审核，确认费用支出是否真实、合理、符合部门预算，并签字批准。财务部门对报销单进行审核，重点审核报销手续是否齐全、费用标准是否符合规定、发票是否真实有效等。审核无误后，由财务负责人签字批准。审批通过后，出纳人员按照报销单金额支付报销款项，并在报销单上加盖“现金付讫”或“银行付讫”章。3.报销凭证要求报销凭证应真实、合法、有效，原则上应为税务机关统一监制的发票或财政部门监制的行政事业性收费收据。发票应具备开票日期、购买方名称、销售方名称、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等完整信息，并加盖发票专用章。除发票外，报销还应提供相关的审批文件、合同协议、出差审批单、费用明细清单等附件，作为报销的依据。报销凭证如有涂改、伪造等情况，财务部门有权拒绝报销。八、财务监督与检查1.内部监督财务部门应建立健全内部监督机制，定期对出纳进出帐业务进行自查，确保财务制度的执行情况良好。财务负责人应定期检查现金日记账、银行存款日记账、票据登记簿等财务记录，核对账实、账账是否相符。加强对出纳人员工作的监督，定期对其业务操作进行检查，发现问题及时纠正，并对相关责任人进行批评教育或按照公司规定进行处理。2.外部审计公司应按照国家法律法规和相关规定，定期聘请外部审计机构对公司财务状况进行审计。外部审计机构应对公司出纳进出帐业务进行全面审查，包括财务制度的执行情况、资金收支的真实性和合规性、票据管理等方面。公司应积极配合外部审计机构的工作