茶楼财务制度报销流程

PAGE茶楼财务制度报销流程一、总则1.目的本财务制度报销流程旨在规范茶楼的财务报销行为，确保费用支出合理、合规、透明，保障茶楼的正常运营和财务安全。2.适用范围本制度适用于茶楼全体员工在日常经营活动中发生的各类费用报销。3.基本原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际发生情况。合理性原则：费用支出应符合茶楼的经营需要和相关规定，具有合理性和必要性。合规性原则：严格遵守国家法律法规和财务制度，确保报销流程合法合规。及时性原则：员工应及时办理报销手续，避免逾期报销。二、费用报销范围1.办公费用文具、纸张、笔墨、文件夹等办公用品。办公设备的耗材，如打印机墨盒、硒鼓等。办公家具的维修、保养费用。2.差旅费员工因公务出差的交通费用（飞机票、火车票、汽车票等）。出差期间的住宿费。市内交通费（出租车票、公交车票等）。出差补贴（按公司规定标准执行）。3.业务招待费因业务需要招待客户的餐饮费用。招待客户的礼品费用。招待客户的娱乐费用（需提前经上级批准）。4.通讯费员工因工作需要发生的手机通讯费用（按公司规定标准报销）。固定电话费用。5.培训费员工参加与工作相关的培训课程费用。培训教材、资料费用。6.会议费组织会议的场地租赁费用。会议资料印刷费用。会议期间的餐饮、住宿费用（如有）。7.其他费用经上级批准的其他与茶楼经营活动相关的费用支出。三、报销流程1.填写报销单员工应根据实际发生的费用，按照报销单的格式要求，如实填写报销日期、报销部门、报销人姓名、费用明细、金额等信息。报销单上应注明费用发生的事由，并附上相关的发票、收据等原始凭证。2.部门负责人审核部门负责人对本部门员工的报销申请进行审核，确认费用支出是否真实、合理、符合本部门的工作需要。审核通过后，部门负责人在报销单上签字批准。3.财务审核财务人员对报销单及原始凭证进行审核，检查凭证的真实性、合法性、完整性，以及费用报销是否符合公司财务制度的规定。审核内容包括发票的真伪、开票日期、金额是否正确、报销金额是否超标准等。对于不符合规定的报销申请，财务人员应及时与报销人沟通，说明原因并要求其补充或更正相关资料。4.总经理审批超过一定金额的报销申请（具体金额由公司根据实际情况确定），需经总经理审批。总经理对报销申请进行全面审查，综合考虑茶楼的财务状况、经营策略等因素，做出最终的审批决定。5.报销支付经审核、审批通过的报销申请，财务人员按照公司的财务支付流程，及时将报销款项支付给报销人。支付方式可以选择现金、银行转账等，具体方式根据公司规定和实际情况确定。四、报销凭证要求1.发票报销必须提供合法有效的发票，发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。发票应加盖销售方的发票专用章，印章清晰、完整。发票内容应与实际发生的经济业务相符，不得虚开发票。2.收据在无法取得发票的情况下，可以使用收据作为报销凭证，但收据应符合以下要求：收据应加盖收款单位的财务专用章或发票专用章。收据上应注明收款事由、金额、日期等信息。对于金额较大的收据报销，应提供相关的证明材料，如合同、协议等，以证明经济业务的真实性。3.其他凭证除发票和收据外，其他能够证明费用支出真实性的凭证，如车票、机票、住宿发票、会议通知等，也应作为报销的附件一并提供。凭证应保持完整、清晰，不得涂改、挖补。五、报销时间规定1.日常报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，将报销单及相关凭证提交给部门负责人审核。2.差旅费报销员工出差归来后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。如有特殊情况需要延期报销，应提前向财务部门说明原因，并经批准后方可延期。六、特殊情况处理1.预借差旅费员工因公务需要预借差旅费的，应填写《预借差旅费申请表》，注明借款金额、出差事由、预计出差天数等信息，经部门负责人和财务负责人审核、总经理审批后，到财务部门办理借款手续。预借的差旅费应在出差归来后的[X]个工作日内办理报销冲账手续，多退少补。如因特殊原因未能及时归还借款，应提前向财务部门说明情况，并办理延期还款手续。2.零星采购对于零星采购的费用报销，如金额较小且无法取得发票的，可以由采购人员填写《零星采购报销单》，注明采购物品名称、数量、金额、采购日期等信息，并附上相关的采购清单或收据，经部门负责人审核、财务审核后报销。3.误餐补贴员工因工作原因不能在公司食堂就餐的，可以享受误餐补贴。误餐补贴的标准按照公司规定执行，员工应在每月末填写《误餐补贴报销表》，经部门负责人审核后，由财务部门统一发放。七、财务监督与检查1.内部审计公司定期对财务报销情况进行内部审计，检查报销流程是否合规、报销凭证是否真实有效、费用支出是否合理等。2.财务自查财务部门应定期对报销业务进行自查，及时发现和纠正存在的问题，确保财务报销工作的规范运行。3.违规处理对于违反财务制度报销流程的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、辞退等。对于违规报销的费用，公司有权要求报销人追回，