氏修谱财务制度

PAGE氏修谱财务制度一、总则（一）目的本财务制度旨在规范氏修谱过程中的财务管理行为，确保修谱资金的合理使用、安全运作，保障修谱工作的顺利进行，维护修谱组织及相关利益方的合法权益。（二）适用范围本制度适用于参与氏修谱工作的所有部门、人员以及与修谱财务活动相关的各类事项。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财务规章制度，确保修谱财务活动合法合规。2.真实性原则：财务信息真实、准确、完整，如实反映修谱资金的收支情况和财务状况。3.合理性原则：各项费用支出应合理、必要，符合修谱工作的实际需求，杜绝浪费和不合理开支。4.专款专用原则：修谱资金应专款专用，不得挪作他用，确保资金用于修谱相关的各项工作。5.公开透明原则：财务信息应定期公开，接受修谱组织内部成员及相关利益方的监督，确保财务活动透明化。二、财务管理职责（一）财务部门职责1.负责制定和完善氏修谱财务管理制度，并组织实施。2.负责修谱资金的筹集、核算、管理和监督，确保资金安全、合理使用。3.负责编制财务预算、决算报告，定期向修谱组织汇报财务收支情况。4.负责财务档案的整理、归档和保管，确保财务资料的完整性和保密性。5.协助修谱组织进行财务审计和监督检查工作，提供相关财务资料和解释。（二）其他部门职责1.各部门应配合财务部门做好修谱财务工作，按照规定提供相关财务信息和资料。2.各部门负责人对本部门的费用支出负责，严格审核费用报销凭证，确保支出合理、合规。3.参与修谱工作的人员应遵守财务制度，不得擅自挪用、截留修谱资金，不得虚报、冒领费用。三、预算管理（一）预算编制1.财务部门应根据氏修谱工作的总体安排和实际需求，编制年度财务预算。预算内容应包括收入预算、支出预算、资金预算等。2.收入预算应根据修谱资金的筹集渠道和预计收入情况进行编制，包括捐赠收入、会费收入、赞助收入等。3.支出预算应根据修谱工作的各项任务和费用标准进行编制，包括资料收集费用、印刷费用、会议费用、调研费用、人员薪酬等。4.资金预算应根据修谱资金的收支情况和资金使用计划进行编制，合理安排资金，确保资金供需平衡。5.预算编制应广泛征求各部门意见，进行充分论证和审核，确保预算的科学性、合理性和可行性。（二）预算执行1.财务部门应严格按照预算执行，确保各项收支按照预算安排进行。2.各部门应严格控制费用支出，不得超预算开支。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序进行审批。3.财务部门应定期对预算执行情况进行分析和监控，及时发现问题并采取措施加以解决。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇特殊情况需要调整预算，应由相关部门提出书面申请，说明调整原因和调整金额。2.财务部门应根据申请进行审核，并提交修谱组织领导审批。3.预算调整经批准后，财务部门应及时调整预算指标，并按照新的预算执行。四、收入管理（一）捐赠收入1.鼓励社会各界人士对氏修谱工作进行捐赠。捐赠应遵循自愿原则，不得强制摊派。2.财务部门应设立专门的捐赠账户，对捐赠资金进行单独核算和管理。3.接受捐赠时，应开具合法有效的捐赠票据，并注明捐赠人姓名、捐赠金额、捐赠用途等信息。4.定期公布捐赠收入情况，接受社会监督。（二）会费收入1.参与氏修谱工作的人员应按照规定缴纳会费。会费标准应合理确定，并报修谱组织备案。2.财务部门应及时收取会费，并开具相关票据。3.对会费收入进行明细核算，定期核对会费缴纳情况。（三）赞助收入1.积极争取社会赞助，为氏修谱工作提供资金支持。2.与赞助方签订赞助协议，明确赞助金额、赞助用途、赞助期限等条款。3.按照赞助协议及时收取赞助资金，并进行规范核算和管理。五、支出管理（一）费用报销原则1.严格执行国家有关费用开支标准和财务制度，确保费用支出合理、合规。2.费用报销应提供真实、合法、有效的凭证，包括发票、收据、报销单等。3.报销凭证应注明费用发生的时间、地点、内容、金额等信息，并由经办人、证明人签字，部门负责人审核，财务部门审批。（二）费用报销流程1.经办人填写费用报销单，详细注明费用明细、报销金额、报销事由等信息，并粘贴相关凭证。2.将报销单提交所在部门负责人审核，部门负责人应审核费用的真实性、合理性和必要性，签字确认后提交财务部门。3.财务部门对报销凭证进行审核，重点审核凭证的合法性、合规性、完整性以及报销金额的准确性。审核通过后，由财务负责人签字审批。4.审批通过的报销单交给出纳人员，出纳人员按照规定支付报销款项。（三）各项费用支出规定1.资料收集费用用于购买谱牒资料、查阅档案、实地调研等方面的费用。报销时应提供相关资料购买发票、调研记录、档案查阅证明等凭证。2.印刷费用包括谱牒印刷、排版、装订等费用。应选择正规的印刷厂家，签订印刷合同，明确印刷质量、价格、交货时间等条款。报销时提供印刷发票、印刷合同等凭证。3.会议费用用于组织修谱工作会议、研讨会等的费用，包括场地租赁、会议设备租赁、餐饮、住宿等。会议费用应严格控制，按照规定标准报销。报销时提供会议通知、会议签到表、费用发票等凭证。4.人员薪酬支付给参与修谱工作的工作人员的薪酬，包括工资、津贴、补贴等。应按照规定的薪酬标准和考勤记录进行核算和发放。报销时提供工资表、考勤记录等凭证。5.其他费用与氏修谱工作相关的其他合理费用支出，如办公用品购置、通讯费、差旅费等。报销时按照相应的费用报销规定提供凭证。六、资金管理（一）资金筹集1.根据氏修谱工作的资金需求，通过多种渠道筹集资金，确保资金及时足额到位。2.加强与捐赠人、赞助方等的沟通与协调，积极争取各方支持。（二）资金存储1.修谱资金应存入专门的银行账户，确保资金安全。2.选择信誉良好、服务优质的银行作为开户银行，并定期对银行账户进行检查和核对。（三）资金使用1.严格按照预算安排和规定的支出范围使用资金，确保资金专款专用。2.资金支付应通过银行转账等方式进行，严禁现金支付大额款项。3.加强对资金使用的监控，定期对资金使用情况进行检查和分析，发现问题及时处理。（四）资金审批1.建立健全资金审批制度，明确审批流程和审批权限。2.重大资金支出应经过修谱组织领导集体研究决定，并按照规定程序进行审批。七、资产管理（一）固定资产管理1.对氏修谱工作中购置的固定资产进行登记和核算，包括办公设备、印刷设备、交通工具等。2.建立固定资产台账，详细记录固定资产的名称、型号、数量、购置时间、使用部门等信息。3.定期对固定资产进行清查盘点，确保账实相符。对盘盈、盘亏的固定资产应及时查明原因，按照规定进行处理。4.固定资产的购置、处置应按照规定程序进行审批，确保资产安全。（二）低值易耗品管理1.对氏修谱工作中使用的低值易耗品进行登记和核算，如办公用品、印刷耗材等。2.建立低值易耗品台账，记录低值易耗品的购入、领用、库存等情况。3.加强对低值易耗品的领用管理，实行领用登记制度，确保低值易耗品的合理使用。八、财务监督（一）内部监督1.财务部门应定期对氏修谱财务收支情况进行内部审计，检查财务制度的执行情况、预算执行情况、资金使用情况等。2.各部门应配合财务部门的内部审计工作，提供相关资料和信息。3.对内部审计中发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.接受修谱组织内部成员及相关利益方的监督，定期公布财务信息，听取各方意见和建议。2.按照规定接受有关部门的财务审计和监督检查，如实提供财务资料，积极配合审计和检查工作。九、财务档案管理（一）档案范围氏修谱财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、预算报告、决算报告、审计报告、合同协议、票据等与财务活动相关的各类资料。（二）档案整理1.财务部门应定期对财务档案进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订。2.确保财务档案的完整性和准确性，不得擅自销毁、涂改财务档案。（三）档案保管1.设立专门的财务档案保管场所，配备必要的保管设备，确保财务档案的安全。2.财务档案应按照规定的保管期限进行保管，不得提前销毁。3.定期对财务档案进行检查和核对，发现问题及时处理。（四）档案查阅1.因工作需要查阅财务档案