采购财务制度审批流程

PAGE采购财务制度审批流程一、总则（一）目的为了加强公司采购财务的管理与监督，规范采购审批流程，确保采购活动的合法性、合规性、合理性和效益性，保障公司资产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规以及公司内部的各项规章制度。2.合规性原则：严格按照财务制度和审批流程进行操作，确保每一笔采购支出都符合规定。3.合理性原则：采购决策应基于实际需求，避免盲目采购和浪费，确保采购资源的合理利用。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。5.职责分离原则：采购、审批、财务等相关部门和岗位应相互分离、相互制约，防止舞弊行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门职责采购需求部门应根据本部门的业务发展规划、年度工作计划以及实际工作需要，提前编制采购预算草案，详细列出采购项目的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。财务部门负责对各部门提交的采购预算草案进行汇总、审核和平衡，结合公司年度财务预算和资金状况，提出调整建议，并形成公司整体采购预算方案。2.预算审核与批准采购预算方案经财务部门负责人审核后，提交公司管理层审批。公司管理层应综合考虑公司战略目标、市场情况、资金状况等因素，对采购预算方案进行全面评估和决策。经批准的采购预算方案应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，必须按照规定的程序进行申请和审批。（二）预算执行与监控1.采购申请：采购需求部门必须在采购预算范围内提出采购申请，填写采购申请表，注明采购项目名称、规格、数量、预算金额、申请理由等内容，并提交相关证明材料。2.预算监控：财务部门应定期对采购预算的执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并向相关部门反馈。采购部门应严格按照预算执行采购任务，不得超预算采购。如因特殊原因需要超预算采购时，必须按照规定的程序进行申请和审批。三、采购审批流程（一）采购申请1.申请部门：采购需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表，并提交相关证明材料，如采购计划、合同草案、技术规格要求等。2.申请内容：采购申请表应详细注明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、申请理由、预计到货时间等信息。3.提交方式：采购申请表应通过公司内部审批系统或纸质文件的方式提交至采购部门。（二）采购部门初审1.审核内容：采购部门收到采购申请表后，应及时对申请内容进行初审，重点审核采购项目的必要性、合理性、合规性以及预算执行情况等方面。2.审核意见：采购部门根据初审结果，在采购申请表上签署审核意见。如同意采购，应注明采购方式、采购时间等信息；如不同意采购，应说明理由，并退回采购申请表。（三）财务部门审核1.审核内容：财务部门收到采购申请表后，应重点审核采购项目的预算执行情况、资金来源、付款方式等方面。2.审核意见：财务部门根据审核结果，在采购申请表上签署审核意见。如同意采购，应注明资金安排、付款方式等信息；如不同意采购，应说明理由，并退回采购申请表。（四）管理层审批1.审批权限：根据采购项目的金额大小和重要程度，设定不同的管理层审批权限。一般情况下，小额采购项目由部门负责人审批；中等金额采购项目由分管领导审批；大额采购项目由公司总经理审批。2.审批流程：采购申请表经采购部门和财务部门审核通过后，提交至相应的管理层进行审批。管理层应认真审阅采购申请表及相关材料，根据公司的采购政策和实际情况，做出审批决策。（五）签订采购合同1.合同起草：采购部门根据审批通过的采购申请表，与供应商进行谈判，并起草采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核：采购合同起草完成后，应提交至财务部门和法务部门进行审核。财务部门重点审核合同的付款方式、资金安排等条款；法务部门重点审核合同的合法性、合规性、完整性等方面。3.合同签订：采购合同经财务部门和法务部门审核通过后，由公司授权代表与供应商签订合同。合同签订后，应及时将合同副本提交至采购部门、财务部门等相关部门备案。（六）采购验收1.验收标准：采购部门应根据采购合同的约定，制定详细的采购验收标准和流程。验收标准应明确采购项目的质量、数量、规格等方面的要求。2.验收流程：采购项目到货后，采购部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应按照验收标准对采购项目进行逐一核对，确保采购项目符合合同要求。验收合格后，验收人员应在验收报告上签字确认。3.验收报告：验收报告应详细记录采购项目的名称、规格、数量、到货时间、验收情况等信息，并由验收人员签字确认。验收报告经采购部门负责人审核后，提交至财务部门作为付款依据。（七）付款审批1.付款申请：采购部门根据验收报告和采购合同的约定，填写付款申请表，并提交相关证明材料，如发票、验收报告、合同副本等。2.付款审核：财务部门收到付款申请表后，应重点审核付款申请的真实性、合法性、合规性以及资金安排等方面。审核通过后，在付款申请表上签署审核意见。3.付款审批：付款申请表经财务部门审核通过后，提交至相应的管理层进行审批。管理层应根据公司的资金状况和付款政策，做出付款决策。（八）付款执行1.付款方式：公司应根据采购合同的约定和实际情况，选择合适的付款方式，如支票、汇票、电汇、网上银行支付等。2.付款操作：财务部门根据审批通过的付款申请表，按照规定的付款方式和流程进行付款操作。付款完成后，应及时记录付款信息，并将付款凭证归档保存。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购部门、财务部门等相关部门应定期对采购活动进行风险识别，重点关注采购过程中的市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、付款风险等方面。2.风险评估：对识别出的采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，并根据风险评估结果制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：加强市场调研，及时掌握市场动态和价格变化趋势，合理安排采购时间和采购数量，避免因市场波动导致采购成本增加。2.质量风险应对：严格审核供应商资质和信誉，加强采购合同管理，明确质量标准和违约责任，加强采购验收环节的管理，确保采购项目质量符合要求。3.价格风险应对：建立供应商评估和选择机制，通过招标、询价、谈判等方式，选择优质供应商，争取合理的采购价格。同时，加强采购成本分析和控制，定期对采购价格进行比较和评估，及时发现价格异常情况并采取措施。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、合规性、完整性。同时，加强合同执行过程的监督和管理，及时发现合同执行过程中存在的问题并采取措施。5.付款风险应对：加强付款审批管理，严格审核付款申请的真实性、合法性、合规性。同时，合理安排资金，确保付款资金及时到位，避免因付款不及时导致供应商不满或产生法律纠纷。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门应定期对采购活动进行自查，重点检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等方面。2.财务部门监督：财务部门应加强对采购活动的财务监督，定期对采购预算的执行情况、采购资金的使用情况进行检查和分析，及时发现问题并提出改进建议。3.内部审计监督：公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计，重点检查采购流程的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用效益等方面。审计结束后，应出具审计报告，并提出审计意见和建议。（二）外部审计1.定期审计：公司应定期聘请外部审计机构对采购活动进行审计，审计内容包括采购流程的合规性、采购合同的合法性、采购资