现金日记账财务制度规定

PAGE现金日记账财务制度规定一、总则（一）目的本制度旨在规范公司现金日记账的管理，确保公司现金收支的准确记录、安全保管及有效监督，保障公司资金的正常流转和财务信息的真实性、完整性，维护公司及相关利益者的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及现金收支的业务活动，包括但不限于日常办公费用报销、销售收款、采购付款等现金交易行为。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规及财务规章制度，确保现金日记账的记录和管理合法合规。2.准确性原则：现金日记账的记录应真实、准确、完整，如实反映每一笔现金收支业务的详细情况，不得虚报、漏报或错报。3.及时性原则：现金收支业务发生后，应及时进行记录，确保日记账信息的时效性，不得拖延或积压。4.安全性原则：加强现金的保管和安全防范措施，防止现金被盗、丢失或挪用，确保公司资金安全。5.监督性原则：建立健全内部监督机制，对现金日记账的记录和管理进行定期检查和监督，及时发现和纠正存在的问题。二、现金日记账的设置与登记（一）账簿设置公司应设置专门的现金日记账，采用订本式账簿，按现金收支业务发生的时间顺序逐笔登记。现金日记账应具备以下基本栏目：日期、凭证编号、摘要、对方科目、收入金额、支出金额、余额等。（二）登记依据现金日记账的登记依据为审核无误的现金收款凭证、现金付款凭证及相关原始凭证。登记时应确保凭证编号准确、摘要清晰、对方科目明确、收支金额与凭证一致，并及时结出余额。（三）登记要求1.日期填写：按照现金收支业务实际发生的日期填写，确保日记账记录与业务发生时间一致。2.凭证编号：填写记账凭证的编号，以便于核对和查找相关凭证。3.摘要：简要描述现金收支业务的内容，应准确反映业务性质和主要事项，便于日后查阅和理解。4.对方科目：填写与现金收支业务相对应的会计科目，明确资金的来源和去向。5.收入金额：填写现金收入的实际金额，应与收款凭证金额一致。6.支出金额：填写现金支出的实际金额，应与付款凭证金额一致。7.余额：每日终了，应根据当日现金收支情况计算并结出余额，余额应与实际库存现金相符。如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。三、现金收支管理（一）现金收入管理1.收款范围：公司现金收入主要包括销售商品或提供劳务收取的现金、收回备用金、收到的押金及其他零星收入等。2.收款流程业务部门开票：销售部门或相关业务部门在发生销售业务或取得其他收入时，应及时开具合法有效的发票或收款收据。收款人员收款：收款人员在收到现金后，应立即开具收款收据，并在收据上加盖公司财务专用章或发票专用章。收款收据应一式三联，分别为存根联、收据联和记账联，存根联由收款人员留存备查，收据联交付款方作为付款凭证，记账联作为登记现金日记账的依据。款项缴存银行：收款人员应于当日或次日将收到的现金缴存银行，不得坐支现金。缴存现金时，应填写现金缴款单，注明缴款日期、缴款单位、款项来源、金额等信息，并将现金缴款单回单作为登记现金日记账的附件。3.收款监督：财务部门应定期对收款情况进行核对和检查，确保收款金额与开票金额一致，收款收据的开具和使用符合规定。同时，应加强对收款人员的监督管理，防止收款过程中出现贪污、挪用等违规行为。（二）现金支出管理1.支出范围：公司现金支出主要用于日常办公费用、差旅费、业务招待费、工资福利支出、零星采购支出等符合公司财务制度规定的支出项目。2.支出审批费用报销审批：员工因工作需要发生的费用支出，应按照公司规定的审批流程进行报销。报销人应填写费用报销单，注明报销日期、报销部门、报销事由、金额等信息，并附上相关原始凭证。费用报销单经部门负责人审核签字后，报财务部门审核，财务部门审核通过后，报公司领导审批。经公司领导审批同意后，方可办理报销手续。借款审批：员工因工作需要预借现金的，应填写借款单，注明借款日期、借款部门、借款事由、借款金额等信息，并经部门负责人审核签字后，报财务部门审核，财务部门审核通过后，报公司领导审批。经公司领导审批同意后，方可办理借款手续。借款人员应在规定的期限内归还借款，如有特殊情况需要延期还款的，应提前向财务部门申请并经公司领导批准。3.支出流程支付申请：费用报销人或借款人员按照审批后的报销单或借款单，向财务部门提交支付申请。财务审核：财务部门对支付申请进行审核，核对报销单或借款单的填写是否完整、准确，审批手续是否齐全，原始凭证是否真实、合法、有效，金额是否与审批金额一致等。如发现问题，应及时与报销人或借款人员沟通并要求其补充或更正相关信息。现金支付：财务部门审核通过后，根据支付申请开具现金支票或支付现金。支付现金时，应由收款人在现金支出凭证上签字确认。现金支出凭证应作为登记现金日记账的依据。4.支出监督：财务部门应加强对现金支出的监督管理，定期对支出情况进行核对和检查，确保支出符合公司财务制度规定和审批流程。同时，应严格控制现金支出范围和金额，尽量减少现金交易，防范现金支付风险。四、现金保管与安全（一）现金保管地点公司应设置专门的保险柜用于存放现金，保险柜应放置在财务部门或其他安全可靠的地点，并配备必要的安全设施，如监控设备、报警装置等。（二）现金保管限额公司应根据日常现金收支业务量，合理确定现金保管限额。现金保管限额一般不得超过公司35天的日常零星开支所需现金量。超过现金保管限额的现金应及时缴存银行。（三）现金保管要求1.专人负责：公司应指定专人负责现金的保管工作，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，不得擅自离岗或将保险柜钥匙交予他人保管。2.定期盘点：财务部门应定期对库存现金进行盘点，确保账实相符。盘点工作应由财务负责人或其他指定人员负责监盘，盘点结果应编制现金盘点表，由盘点人员、监盘人员和保管人员签字确认。如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。3.安全防范：加强对现金保管场所的安全防范措施，确保保险柜的安全可靠。保险柜应设置密码和钥匙双重锁具，钥匙应分别由保管人员和财务负责人或其他指定人员保管。同时，应定期检查保险柜的性能和安全状况，发现问题及时维修或更换。4.防火防盗：现金保管场所应配备必要的防火、防盗设施，如灭火器、防火门、防盗窗等。保管人员应熟悉防火、防盗知识和应急处理流程，确保在发生火灾、盗窃等突发事件时能够及时采取有效的应对措施。五、现金日记账的核对与结账（一）核对内容1.账证核对：每日终了，应将现金日记账的记录与现金收款凭证、现金付款凭证及相关原始凭证进行核对，检查凭证编号、摘要、对方科目、收支金额等是否一致，确保日记账记录的准确性。2.账账核对：定期将现金日记账与总账中的现金科目进行核对，检查两者的余额是否一致，确保账账相符。3.账实核对：财务部门应定期对库存现金进行实地盘点，并将盘点结果与现金日记账的余额进行核对，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。（二）结账要求1.日结：每日终了，现金日记账应结出当日余额，并在余额栏前注明“借”或“贷”字样。如余额为零，应在余额栏内注明“平”字，并在余额栏元位上填写“0”。2.月结：每月终了，现金日记账应在最后一笔记录下划通栏单红线，并在摘要栏内注明“本月合计”字样，然后结出本月发生额和余额，在“本月合计”行下划通栏单红线。3.年结：年度终了，现金日记账应在12月份月结的基础上，全年累计发生额和余额，并在摘要栏内注明“本年累计”字样，然后在“本年累计”行下划通栏双红线。同时，应将年末余额结转下年，并在摘要栏内注明“结转下年”字样。六、财务人员职责（一）出纳人员职责1.负责现金日记账的登记工作，确保记录准确、及时、完整。2.严格按照公司现金收支管理规定，办理现金收付业务，确保现金收支合法合规。3.妥善保管现金及相关票据、印章等，确保现金安全。4.定期对库存现金进行盘点，编制现金盘点表，保证账实相符。5.协助财务部门完成其他与现金管理相关的工作。（二）会计人员职责1.负责审核现金收支凭证，确保凭证的真实性、合法性和完整性。2.定期对现金日记账进行核对和检查，保证账证相符、账账相符。3.协助制定和完善现金日记账财务制度，提出改进建议和措施。4.参与公司现金收支业务的监督和管理，防范财务风险。5.负责编制与现金管理相关的财务报表和分析报告，为公司决策提供依据。（三）财务负责人职责1.全面负责公司现金日记账财务制度的制定、执行和监督。2.审核现金收支业务的重大事项，确保公司资金安全和财务活动合法合规。3.定期组织对现金日记账的检查和审计，及时发现和解决存在的问题。4.协调与其他部门的关系，确保现金管理工作顺利开展。5.对现金管理工作中出现的违规行为进行处理，追究相关人员的责任。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对现金日记账的记录和管理情况进行审计检查，重点检查现金收支业务的真实性、合法性、准确性和完整性，以及现金保管和安全措施的执行情况。2.财务部门应建立健全内部监督机制，加强对现金日记账登记、收支管理、保管等环节的日常监督，及时发现和纠正存在的问题。（二）外部监督1.接受