走帐往来对帐财务制度

PAGE走帐往来对帐财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司走帐往来对帐流程，确保财务数据的准确性、及时性和完整性，加强财务管理，防范财务风险，维护公司的合法权益。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及与外部客户、供应商之间的走帐往来业务。3.基本原则真实性原则：走帐往来业务必须真实发生，相关凭证和记录应如实反映经济业务的实际情况。准确性原则：对帐数据应准确无误，确保帐帐相符、帐实相符。及时性原则：及时进行对帐工作，确保财务信息的时效性，以便及时发现和解决问题。保密性原则：参与对帐工作的人员应对涉及的财务信息予以保密，不得泄露给无关人员。二、走帐往来业务定义及范围1.走帐往来业务定义走帐往来是指公司在日常经营活动中，因销售商品、提供劳务、采购物资等业务而与外部单位或个人发生的资金收付往来，以及公司内部各部门之间因业务协作而产生的资金划转。2.走帐往来业务范围销售业务往来：包括与客户签订销售合同后，客户支付货款、公司开具发票等一系列资金往来活动。采购业务往来：涵盖向供应商采购物资或服务时，公司支付采购款项、供应商开具发票等相关资金流动。内部资金划转：如公司内部不同部门之间因费用分摊、项目资金调配等原因进行的资金划转。三、对帐职责分工1.财务部门职责负责制定和完善走帐往来对帐财务制度，并监督制度的执行情况。组织定期和不定期的对帐工作，编制对帐报表，分析对帐结果，及时发现和解决对帐中存在的问题。对涉及走帐往来的财务凭证、帐簿、报表等资料进行审核和保管，确保财务数据的准确性和完整性。协助相关部门处理对帐过程中的争议事项，提供财务专业意见和支持。2.业务部门职责负责本部门走帐往来业务的日常管理，确保业务活动的真实性和合规性。及时提供与走帐往来业务相关的原始凭证和资料，配合财务部门进行对帐工作。对本部门走帐往来业务的对帐结果进行确认，如有异议及时与财务部门沟通并查明原因。协助财务部门做好与外部客户、供应商的对帐协调工作，维护良好的合作关系。3.审计部门职责对走帐往来对帐财务制度的执行情况进行审计监督，检查对帐工作的规范性和有效性。对重大走帐往来业务的对帐结果进行抽查核实，防范财务风险和舞弊行为。针对审计过程中发现的问题提出改进建议，促进公司财务管理水平的提升。四、对帐流程1.日常对帐财务部门每日对银行存款、现金等货币资金进行核对，并编制资金日报表，确保帐实相符。对于销售业务，业务部门应在发货后及时与客户核对销售数量、金额等信息，并将相关情况反馈给财务部门。财务部门根据业务部门提供的信息，与客户的应收帐款进行核对，确保销售数据的准确性。在采购业务方面，采购部门应在收到供应商发票后，及时与发票信息、采购合同及入库单等进行核对，并提交给财务部门。财务部门核对无误后，与供应商的应付帐款进行核对，确保采购业务的资金往来准确无误。公司内部各部门之间的资金划转，由发起部门填写资金划转申请单，经相关审批后提交财务部门。财务部门根据申请单进行帐务处理，并定期与各部门核对内部往来帐目。2.定期对帐每月末，财务部门负责编制应收帐款、应付帐款等往来帐项的对帐清单，发送给相关业务部门和外部客户、供应商进行核对。业务部门收到对帐清单后，应在规定时间内完成核对工作，并将核对结果反馈给财务部门。如发现差异，应及时与财务部门沟通，查明原因并进行调整。财务部门根据业务部门反馈的核对结果，对往来帐项进行调整，确保帐帐相符。同时，编制月度对帐报告，详细说明对帐情况、差异原因及处理结果，提交给公司管理层和相关部门。3.不定期对帐根据公司业务需要或特殊情况，财务部门可随时组织不定期对帐工作。例如，在重大项目结算、财务审计、税务检查等情况下，对相关走帐往来业务进行重点核对。不定期对帐的范围和方式可根据具体情况灵活确定，重点关注可能存在风险或问题的往来帐项。对帐结果应及时形成报告，为公司决策提供准确的财务信息支持。五、对帐方法1.函证法对于金额较大、帐龄较长或存在疑问的应收帐款、应付帐款等往来款项，采用函证法向对方单位进行函证。函证内容应包括往来款项的明细、金额、帐龄等信息，要求对方单位确认并回函。财务部门对回函进行整理和分析，如有差异及时与对方单位沟通核实。2.核对法将双方的会计凭证、帐簿、报表等资料进行相互核对，检查数据的一致性。核对内容包括原始凭证与记帐凭证的核对、记帐凭证与明细帐的核对、明细帐与总帐的核对、总帐与报表的核对等。通过逐笔核对，查找差异并分析原因。3.电话沟通法对于一些金额较小、情况较为简单的往来款项，可通过电话与对方单位相关人员进行沟通核对。电话沟通应做好记录，确保沟通内容准确无误。如发现问题，及时要求对方单位提供相关资料进行进一步核实。六、对帐差异处理1.差异发现在对帐过程中，如发现双方帐面数据存在差异，财务部门应及时记录差异情况，并要求业务部门协助查明原因。差异原因可能包括记帐错误、未达帐项、业务处理差异等。2.差异分析财务部门对差异情况进行详细分析，区分差异的性质和影响程度。对于记帐错误，应查找错误凭证并进行更正；对于未达帐项，应编制银行存款余额调节表等进行调整；对于业务处理差异，应与业务部门共同核实业务实际情况，确定差异的合理性。3.差异调整根据差异分析结果，财务部门及时进行帐务调整。对于记帐错误，按照会计更正方法进行更正；对于未达帐项，调整相关帐簿记录；对于业务处理差异，如涉及收入、成本等确认问题，应与业务部门协商一致后进行调整。调整后，确保双方帐面数据一致。4.差异跟踪对已处理的差异进行跟踪，检查是否存在再次出现类似差异的情况。如发现差异反复出现或存在重大差异未妥善解决的问题，应及时向上级领导汇报，并采取进一步的措施进行调查和处理。七、对帐记录与档案管理1.对帐记录财务部门应建立完善的对帐记录制度，对每次对帐的过程、结果进行详细记录。对帐记录应包括对帐时间、对帐对象、对帐内容、差异情况及处理结果等信息。对帐记录应采用纸质和电子文档相结合的方式进行保存，确保记录的完整性和可追溯性。纸质记录应妥善归档保管，电子文档应定期备份，防止数据丢失。2.档案管理走帐往来对帐相关的档案资料包括对帐清单、函证回函、对帐报告、差异处理记录等，应按照档案管理规定进行分类整理和归档。对帐档案的保管期限应符合国家法律法规和公司相关规定，一般情况下，应保存至少[X]年。保管期满后，如需销毁，应按照规定的程序进行审批和处理。建立对帐档案查阅制度，严格限制查阅人员范围，查阅档案应进行登记，确保档案资料的安全和保密。八、监督与考核1.监督机制公司审计部门定期对走帐往来对帐财务制度的执行情况进行审计监督，检查对帐工作是否按照规定流程进行，对帐结果是否准确可靠。财务部门内部应建立自查自纠机制，定期对本部门的对帐工作进行检查和总结，发现问题及时整改。公司管理层应加强对走帐往来对帐工作的关注，定期听取对帐工作汇报，对重大对帐问题进行决策和指导。2.考核办法制定对帐工作考核指标，包括对帐及时率、对帐准确率、差异处理及时率等，对业务部门和财务部门的对帐工作进行量化考核。将对帐工作考核结果与部门和个人的绩效挂钩，对在对帐工