河南防暑降温费财务制度

PAGE河南防暑降温费财务制度一、总则（一）目的为加强公司防暑降温费的财务管理，规范费用的计提、发放和使用，保障员工在高温环境下的身体健康，根据国家相关法律法规及河南省关于防暑降温费的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、劳务派遣员工等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格按照国家法律法规及河南省相关政策规定执行防暑降温费的财务处理，确保公司财务活动合法合规。2.专款专用原则：防暑降温费应专项用于为员工发放防暑降温用品、提供防暑降温饮料及药品等，不得挪作他用。3.公平合理原则：根据员工的工作环境、工作强度等因素，公平合理地确定防暑降温费的发放标准和方式，确保员工权益得到充分保障。二、防暑降温费相关政策依据（一）国家法律法规1.《中华人民共和国劳动法》规定，用人单位必须建立、健全劳动安全卫生制度，严格执行国家劳动安全卫生规程和标准，对劳动者进行劳动安全卫生教育，防止劳动过程中的事故，减少职业危害。用人单位应当为劳动者提供必要的劳动保护用品。2.《防暑降温措施管理办法》明确了高温作业及高温天气作业的定义，规定了用人单位在高温天气期间应采取的防暑降温措施，包括合理安排工作时间、提供防暑降温饮料及药品等，并对高温津贴的发放标准和条件作出了规定。（二）河南省相关政策河南省人力资源和社会保障厅、河南省卫生健康委员会、河南省应急管理厅、河南省总工会联合发布的《关于做好高温天气劳动保护和防暑降温工作的通知》等文件，对河南省企业防暑降温费的发放标准、发放时间等作出了具体规定。三、防暑降温费的计提与发放（一）计提标准根据河南省政策规定，从事室外作业和高温作业人员每人每月300元；非高温作业人员每人每月150元。全年按6个月计发，列入企业成本费用。（二）计提方法1.财务部门应根据当月员工考勤记录及岗位信息，准确计算每位员工的防暑降温费计提金额。2.计算公式为：个人当月防暑降温费计提金额=对应岗位月标准金额×实际出勤月数。（三）发放时间防暑降温费应在每年6月至9月期间按月发放。如遇特殊情况需提前或推迟发放，应报公司管理层批准，并向员工做好解释说明。（四）发放方式1.通过银行代发的方式，将防暑降温费直接发放至员工工资卡中。2.在发放时，应在工资条中明确列示防暑降温费的发放金额，便于员工核对。四、防暑降温用品及饮料、药品的管理（一）采购管理1.公司应根据员工人数及实际需求，制定防暑降温用品、饮料及药品的年度采购计划。采购计划应明确采购品种、数量、预算等内容。2.采购工作应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价等方式选择合格的供应商。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购物资的质量和供应及时性。3.采购的防暑降温用品应符合国家相关质量标准，如防暑饮料应为具有防暑降温功能的饮品，药品应为正规厂家生产、符合国家药品质量标准的常用防暑药品。（二）验收管理1.物资采购到货后，由公司行政部门、质量检验部门等相关人员共同进行验收。验收内容包括物资的品种、数量、规格、质量等是否与采购合同一致。2.对于验收合格的物资，应及时办理入库手续，填写入库单，注明物资名称、规格、数量、入库日期等信息。对于验收不合格的物资，应及时与供应商沟通协商，要求其更换或处理。（三）库存管理1.设立专门的防暑降温物资仓库，对采购入库的物资进行分类存放，并建立库存台账。库存台账应详细记录物资的出入库情况，包括物资名称、规格、数量、出入库日期、领用部门及人员等信息。2.定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。如发现账实不符情况，应及时查明原因，并进行相应的处理。3.做好库存物资的保管工作，确保物资不受潮、变质、损坏等。对于易过期的药品，应定期检查保质期，及时清理过期药品。（四）领用管理1.各部门根据实际工作需要，填写防暑降温用品、饮料及药品领用申请表，注明领用物资名称、规格、数量、领用原因等信息，经部门负责人审批后，到仓库办理领用手续。2.仓库管理人员根据审批后的领用申请表发放物资，并填写出库单。出库单应与领用申请表一一对应，作为物资发放的依据。3.员工领用防暑降温用品、饮料及药品时，应在领用登记表上签字确认。领用登记表应记录员工姓名、部门、领用物资名称、规格、数量、领用日期等信息，以便进行统计和查询。五、财务核算与账务处理（一）会计科目设置在“应付职工薪酬防暑降温费”科目下核算公司应发放给员工的防暑降温费。该科目贷方反映公司计提的防暑降温费金额，借方反映实际发放的防暑降温费金额，期末贷方余额反映公司尚未发放的防暑降温费金额。（二）账务处理流程1.每月计提防暑降温费时，会计分录为：借：生产成本/制造费用/管理费用/销售费用等贷：应付职工薪酬防暑降温费2.实际发放防暑降温费时，会计分录为：借：应付职工薪酬防暑降温费贷：银行存款（三）财务报表列示在公司月度财务报表的“应付职工薪酬”项目中，应单独列示防暑降温费的期末余额，反映公司尚未支付给员工的防暑降温费金额。同时，在成本费用类报表中，应将计提的防暑降温费按照费用性质分别计入相应的成本费用项目中，如实反映公司的成本费用支出情况。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对防暑降温费的财务收支情况进行审计监督，检查防暑降温费的计提、发放、使用等是否符合本制度规定，是否存在违规操作行为。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）员工监督鼓励员工对防暑降温费的发放和使用情况进行监督。如员工发现存在违规行为，可向公司人力资源部门、财务部门或上级领导反映，公司应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给员工。（三）外部检查积极配合政府相关部门对公司防暑降温费执行情况的检查。如