办公用品财务制度

PAGE办公用品财务制度一、总则（一）目的为了加强公司办公用品的财务管理，规范办公用品的采购、使用、库存等环节的财务行为，提高办公用品的使用效率，节约公司成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在办公用品使用过程中的财务相关事宜。（三）基本原则1.预算控制原则严格按照公司年度预算安排办公用品的采购支出，确保各项费用支出在预算范围内。2.规范操作原则办公用品的采购、验收、入库、领用、报销等环节应遵循相关财务制度和流程，确保操作规范、手续齐全。3.节约高效原则鼓励员工节约使用办公用品，提高办公用品的使用效率，避免浪费。4.监督考核原则建立健全办公用品财务监督机制，对各部门办公用品的使用情况进行考核，确保制度的有效执行。二、职责分工（一）财务部门1.负责制定办公用品财务管理制度，并监督执行。2.审核办公用品采购计划、报销凭证等，确保财务支出的合理性和合规性。3.定期对办公用品的财务收支情况进行核算和分析，为公司决策提供数据支持。（二）采购部门1.根据各部门需求，结合公司预算，制定办公用品采购计划。2.负责办公用品的采购工作，选择合格的供应商，确保采购物品的质量和价格合理。3.办理采购物品的验收、入库手续，及时将采购信息传递给财务部门。（三）行政部门1.负责办公用品的库存管理，建立库存台账，定期盘点库存。2.根据各部门需求，发放办公用品，做好领用登记工作。3.配合财务部门做好办公用品的成本核算和分析工作。（四）使用部门1.提出本部门办公用品的需求计划，经审批后提交采购部门。2.合理使用办公用品，杜绝浪费现象，对领用的办公用品负责保管。三、采购管理（一）采购计划1.各部门应根据实际工作需要，于每月[具体日期]前向行政部门提交次月办公用品需求计划。需求计划应详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等。2.行政部门汇总各部门需求计划后，结合库存情况，于每月[具体日期]前编制办公用品采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、规格、数量、预计采购金额等，并提交财务部门审核。3.财务部门根据公司预算和资金状况，对采购计划进行审核。如采购计划超出预算范围，应及时与行政部门沟通调整，确保采购支出在预算控制范围内。（二）供应商选择1.采购部门应建立办公用品供应商名录，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商。2.对于新的供应商，采购部门应进行实地考察或资质审核，确保其具备提供办公用品的能力和条件。3.在选择供应商时，应充分考虑采购成本、交货期、售后服务等因素，通过招标、询价、谈判等方式确定最优供应商。（三）采购实施1.采购部门根据审核后的采购计划，向选定的供应商发出采购订单。采购订单应明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货期等条款。2.供应商应按照采购订单要求及时组织供货。采购部门应跟踪采购进度，确保货物按时、按质、按量交付。3.对于金额较大的办公用品采购项目，应签订书面采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购过程的合法性和规范性。（四）验收与入库1.办公用品到货后，采购部门应会同行政部门、使用部门等相关人员进行验收。验收内容包括物品的名称、规格、数量、质量等是否与采购订单一致。2.验收合格的办公用品应及时办理入库手续。行政部门应根据验收结果填写入库单，入库单应注明物品名称、规格、数量、供应商等信息，并由验收人员签字确认。3.入库单应一式三联，一联由行政部门留存，作为库存管理的依据；一联交财务部门，作为记账凭证；一联交采购部门，作为结算凭证。四、库存管理（一）库存台账1.行政部门应建立办公用品库存台账，详细记录办公用品的入库、领用、库存等情况。库存台账应定期更新，确保账实相符。2.库存台账应包括以下内容：物品名称及规格、入库日期、入库数量、领用日期、领用数量、库存数量、供应商等。（二）库存盘点1.行政部门应定期对办公用品库存进行盘点，确保库存数量的准确性。盘点周期为每季度一次。2.盘点工作应由行政部门组织，财务部门派人监盘。盘点结束后，应编制盘点报告，详细记录盘点情况，包括账实差异、差异原因分析等。3.如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的账务处理。对于盘盈的办公用品，应及时办理入库手续；对于盘亏的办公用品，应查明原因，属于责任人原因造成的，应由责任人赔偿；属于正常损耗的，应按规定进行核销。（三）库存限额1.根据公司办公用品的使用情况和资金状况，设定办公用品库存限额。库存限额应定期进行评估和调整。2.行政部门应严格控制库存数量，确保库存不超过限额。如库存接近限额，应及时通知采购部门安排采购，避免因库存短缺影响工作正常开展。五、领用管理1.各部门员工因工作需要领用办公用品时，应填写办公用品领用申请表，注明领用物品名称、规格、数量、领用原因等，并经部门负责人签字批准。2.行政部门根据批准后的领用申请表发放办公用品，并在库存台账上记录领用情况。领用申请表应一式三联，一联由行政部门留存，作为库存管理的依据；一联交财务部门，作为记账凭证；一联交领用部门，作为领用记录。3.员工领用办公用品时，应在领用登记表上签字确认。行政部门应定期对领用登记表进行核对，确保领用记录的准确性。（二）特殊办公用品领用对于价值较高、使用频率较低或有特殊用途的办公用品，如电脑、打印机、复印机等，员工领用前应填写特殊办公用品领用申请表，并经部门负责人、行政部门负责人、财务部门负责人签字批准。行政部门应建立特殊办公用品使用档案，记录其领用、归还、维修等情况。员工使用完毕后，应及时归还行政部门，并办理归还手续。六、费用报销（一）报销凭证1.办公用品采购报销时，应提供合法有效的报销凭证，包括发票、采购订单、入库单、领用申请表等。报销凭证应内容完整、字迹清晰、印章齐全。2.发票应注明办公用品的名称、规格、数量、单价、金额等信息，并加盖销售方发票专用章。发票内容应与采购订单、入库单等一致。（二）报销流程1.员工将填写完整的报销凭证提交给部门负责人审核。部门负责人应审核报销内容是否真实、合理，是否符合公司规定。2.部门负责人审核通过后，将报销凭证提交给财务部门。财务部门应按照财务制度和审批流程对报销凭证进行审核，重点审核报销金额是否准确、报销凭证是否合规等。3.财务部门审核通过后，报公司领导审批。公司领导根据审批权限对报销事项进行审批。4.通过审批的报销凭证，由财务部门办理报销手续，将款项支付给报销人。（三）报销时间办公用品采购报销应在取得报销凭证后的[具体天数]内办理，逾期不予报销。特殊情况需延期报销的，应提前向财务部门说明原因，并经批准后方可报销。七、监督与考核（一）监督检查1.财务部门应定期对办公用品的采购、使用、库存等情况进行监督检查，确保财务制度的有效执行。2.监督检查内容包括采购计划的执行情况、供应商选择的合理性、库存管理的准确性、领用登记的规范性、费用报销的合规性等。3.对于监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立办公用品使用考核评价机制，对各部门办公用品的使用情况进行考核评价。考核评价指标包括办公用品费用支出、人均办公用品费用、办公用品节约率等。2.考核评价结果与部门绩效挂钩，对办公用品使用管理较好的部门给予奖励，对使用管理不善的部门进行通报批评，并责令限期整改。3.员工个人办