软件正版化的考评制度

软件正版化的考评制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国著作权法》《计算机软件保护条例》等法律法规，参照行业正版化使用标准及集团母公司关于知识产权管理的相关规定，结合企业内部信息化建设及风险防控实际需求制定。旨在规范软件资产使用行为，防范侵权风险，维护企业合法权益，促进可持续发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司所有业务场景下的软件安装、采购、使用、维护及废弃处置等全生命周期管理。第三条本制度下列术语含义：（一）软件正版化专项管理：指通过制度约束、技术监控、责任落实等手段，确保公司使用的所有软件均为合法授权产品的系统性管理活动。（二）知识产权合规风险：因软件侵权行为引发的行政、法律及经济损失可能。（三）软件资产合规性：指软件采购、许可、使用等环节符合法律法规及企业内部规定的状态。第四条软件正版化专项管理遵循以下原则：（一）全面覆盖原则：确保公司所有软件资产纳入统一管理范围；（二）责任到人原则：明确各级主体在正版化工作中的具体职责；（三）风险导向原则：重点关注高价值软件及高风险使用场景；（四）持续改进原则：动态优化管理措施，适应外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对软件正版化工作负总责，分管信息化及法务工作的领导承担直接管理责任，其他领导根据分工履行分管领域监管职责。第六条设立软件正版化专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导任副组长，成员包括信息化、财务、人力资源、法务及各部门代表。领导小组主要履行统筹规划、决策审批、监督评价职能，原则上每季度召开一次会议。第七条明确专项管理牵头部门为信息化管理部门，主要职责包括：（一）制定并修订正版化管理制度；（二）组织软件资产清查及合规评估；（三）协调采购渠道及许可谈判；（四）开展全员培训及宣贯工作。第八条专责部门为法务合规部，主要职责包括：（一）审核软件采购合同的合法性；（二）提供侵权纠纷的处置支持；（三）定期出具合规评估报告。第九条业务部门及下属单位负责：（一）落实本领域软件使用规范；（二）开展员工操作监督；（三）配合完成资产盘点。第十条基层执行岗位员工须履行以下义务：（一）签署岗位合规承诺书；（二）及时上报可疑侵权行为；（三）按照授权范围使用软件。第三章专项管理重点内容与要求第十一条软件资产登记管理：建立公司级软件资产台账，明确软件名称、版本、授权数量、安装终端及使用部门，每年更新一次。第十二条采购流程规范：所有软件采购必须通过正规渠道，履行比价、审批程序，签订正式授权协议，留存完整合同及发票。第十三条许可协议管理：签订许可协议时，重点审核授权范围、期限及违约责任条款，对云服务类软件需明确数据存储地及跨境使用限制。第十四条使用范围管控：根据业务需求配置软件授权，禁止跨部门共享或超许可范围安装，定期抽查终端使用情况。第十五条欺诈性软件防范：禁止安装未经认证的办公、设计类软件，对来源不明的工具需经合规部门评估后方可使用。第十六条临时许可审批：特殊业务场景确需临时安装非授权软件的，须经领导小组批准并限时使用，使用后及时卸载。第十七条旧版软件处置：淘汰或报废的软件必须统一回收销毁，避免二次传播，相关记录存档三年备查。第十八条协议变更管理：当供应商变更许可条款时，需重新评估协议合规性，必要时组织法律部门协商调整。第十九条侵权风险防控：建立侵权行为举报机制，对恶意侵权行为按公司规定追究责任，重大侵权事件需上报集团备案。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：每年结合法律法规变化及业务需求修订制度，修订稿经领导小组审议通过后发布实施。第二十一条风险识别预警机制：每半年开展一次软件合规排查，采用人工盘点与技术监控相结合方式，对高风险领域发布预警通知。第二十二条合规审查机制：将软件合规审查嵌入采购审批、系统上线、员工入职等关键节点，实行“一票否决制”。第二十三条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行整改，信息化部门监督；（二）重大风险由领导小组组织专项治理，必要时寻求外部法律支持；（三）明确应急流程，要求48小时内完成问题上报。第二十四条责任追究机制：（一）对违规安装者处警告或罚款，情节严重者调离岗位；（二）对部门负责人实行连带考核，年度评优与正版化指标挂钩；（三）涉嫌刑事犯罪的移交司法机关处理。第二十五条评估改进机制：每年委托第三方机构开展管理有效性评估，形成报告并提交领导小组决策，重点优化流程漏洞。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：各层级领导须在月度会议中布置正版化工作，建立责任清单并跟踪落实。第二十七条考核激励机制：将正版化考核纳入部门绩效，排名靠后的部门取消年度评优资格，优秀员工可获得专项奖励。第二十八条培训宣传机制：新员工入职前必须接受软件合规培训，每年组织全员测试，考核合格方可上岗。第二十九条信息化支撑：引入软件资产管理工具，实现终端安装记录自动采集、实时监控及预警推送。第三十条文化建设：在办公区域张贴合规标语，编制《软件使用手册》发放至各岗位，鼓励员工举报违规行为。第三十一条报告制度：（一）风险事件每月汇总至信息化部门，季度报领导小组；（二）年度管理情况需经审计部门审核，形成报告存档备查；（三）重大事件须在24小时内上报集团总部。第六章附则