零售店资金管理财务制度

PAGE零售店资金管理财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范零售店资金管理流程，确保资金安全、高效运作，提高资金使用效益，保障零售店各项业务的顺利开展，实现零售店的可持续发展。（二）适用范围本制度适用于本零售店全体员工及涉及资金管理的相关业务活动。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规及相关财务制度，确保资金管理活动合法合规。2.安全性原则采取有效措施保障资金安全，防止资金被盗、挪用、损失等情况发生。3.效益性原则合理安排资金，优化资金配置，提高资金使用效率，实现资金的保值增值。4.全面性原则涵盖零售店资金管理的各个环节，包括资金筹集、资金使用、资金核算、资金监督等，确保资金管理全过程的规范有序。二、资金筹集管理（一）自有资金管理1.零售店的自有资金包括开业时的初始投资、经营过程中的留存收益等。自有资金应按照法律法规及公司章程的规定进行管理和使用。2.财务部门应定期对自有资金的状况进行清查和核对，确保资金账实相符。3.在自有资金的使用过程中，应遵循效益性原则，合理安排资金投向，提高自有资金的使用效率。（二）外部融资管理1.融资计划根据零售店的经营发展规划和资金需求情况，制定合理的融资计划。融资计划应包括融资方式、融资金额、融资时间、还款计划等内容。2.融资方式银行贷款选择合适的银行，根据银行的贷款政策和要求，准备相关贷款资料，如营业执照、财务报表、贷款申请书等。与银行进行沟通协商，确定贷款额度、贷款利率、贷款期限等贷款条款。按照银行的要求办理贷款手续，签订贷款合同，并确保按时足额还款。商业信用合理利用供应商提供的商业信用，如应付账款、应付票据等。在规定的信用期限内支付货款，维护良好的商业信用关系。对商业信用的使用情况进行记录和分析，避免因逾期付款而产生不良信用记录或额外的财务成本。3.融资风险管理对融资活动可能面临的风险进行评估，如利率风险、汇率风险、信用风险等。制定相应的风险应对措施，如通过套期保值工具规避利率风险和汇率风险，加强对融资对象的信用评估和监控以降低信用风险。三、资金使用管理（一）资金预算管理1.年度资金预算编制每年末，各部门应根据本部门下一年度的业务计划和工作安排，编制本部门的资金预算草案，包括收入预算、成本费用预算、资金支出预算等。财务部门对各部门的资金预算草案进行汇总和审核，结合零售店的整体经营目标和财务状况，编制零售店年度资金预算草案。年度资金预算草案经零售店管理层审议通过后，报董事会批准实施。2.月度资金预算调整每月初，各部门应根据实际业务开展情况，对上月资金预算执行情况进行分析总结，并编制本月资金预算调整草案。财务部门对各部门的资金预算调整草案进行审核，结合上月资金预算执行情况和本月业务发展变化，编制零售店月度资金预算调整草案。月度资金预算调整草案经零售店管理层审批后执行，确保资金预算与实际业务情况相匹配。3.资金预算执行监控财务部门应定期对资金预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并向管理层汇报。各部门应严格按照资金预算安排使用资金，不得擅自调整预算项目和金额。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。（二）采购资金管理1.采购计划制定采购部门应根据零售店的销售情况、库存状况和市场需求，制定合理的采购计划。采购计划应明确采购商品的种类、数量、规格、采购时间等内容。2.采购资金审批采购资金支出应按照规定的审批流程进行审批。采购申请单应经采购部门负责人、财务部门负责人、分管领导等相关人员审批后，方可办理付款手续。3.采购付款方式根据与供应商签订的采购合同约定，选择合适的付款方式，如货到付款、预付款、分期付款等。在付款前，应核对采购发票、验收单等相关凭证，确保付款金额与采购合同及实际采购情况相符。（三）销售资金管理1.销售收款流程销售部门应及时与客户签订销售合同，明确销售价格、付款方式、付款期限等条款。财务部门应根据销售合同约定，及时跟踪客户付款情况，确保销售款项按时足额收回。对于应收账款，财务部门应建立应收账款台账，详细记录客户名称、欠款金额、欠款期限、收款情况等信息，并定期对应收账款进行账龄分析和催收。2.销售折扣与折让管理销售折扣与折让应按照规定的审批程序进行审批。销售部门应填写销售折扣与折让申请单，经财务部门审核、分管领导审批后，方可执行。财务部门应准确记录销售折扣与折让的金额和原因，确保销售收入的真实性和准确性。（四）费用资金管理1.费用预算控制各部门应严格按照年度费用预算控制费用支出，不得超预算开支。如因特殊情况需要增加费用支出，应按照规定的程序进行预算调整和审批。2.费用报销审批费用报销应按照规定的审批流程进行审批。报销人应填写费用报销单，并附上相关发票、收据、审批单等凭证，经部门负责人、财务部门负责人、分管领导等相关人员审批后，方可报销。3.费用报销标准明确各项费用的报销标准，如差旅费、业务招待费、办公费等。费用报销应符合公司规定的报销标准和相关法律法规的要求。四、资金核算管理（一）会计核算1.财务部门应按照国家统一的会计制度和会计准则，对零售店的资金业务进行准确、及时的会计核算。2.设置专门的会计科目，如现金、银行存款、应收账款、应付账款、短期借款、长期借款等，对资金的收支、结算、债权债务等情况进行详细记录。3.定期编制财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等，真实反映零售店的资金状况和经营成果。（二）资金清查1.定期对资金进行清查盘点，确保资金账实相符。现金清查应做到日清月结，银行存款清查应定期与银行对账单进行核对。2.对于清查中发现的账实不符情况，应及时查明原因，并按照规定的程序进行处理。如属于记账错误，应及时更正；如属于资金被盗、挪用等情况，应及时采取措施进行追回，并追究相关人员的责任。五、资金监督管理（一）内部审计监督1.内部审计部门应定期对零售店的资金管理情况进行审计监督，检查资金管理制度的执行情况、资金使用的合规性和效益性等。2.审计人员应通过查阅财务凭证、报表、合同等资料，实地查看资金使用情况，与相关人员进行访谈等方式，对资金管理活动进行全面审计。3.对于审计中发现的问题，内部审计部门应及时提出审计意见和建议，并督促相关部门进行整改。（二）财务监督1.财务部门应加强对资金管理活动的日常监督，严格审核各项资金收支凭证，确保资金收支的真实性、合法性和准确性。2.定期对资金预算执行情况进行分析和评价，及时发现资金管理过程中存在的问题，并向管理层提出改进措施和建议。3.配合内部审计部门和外部审计机构的审计工作，提供相关资料和信息，积极协助审计工作的开展。（三）员工监督1.鼓励全体员工对资金管理活动进行监督，如发现违规行为或异常情况，应及时向管理层或相关部门报告。2.对于员工的监督举报，应建立相应的保护机制和奖励制度，确保员工的合法权益得到保障，同时对提供有效线索和证据的员工给予适当奖励。六、资金风险管理（一）风险识别与评估1.定期对零售店资金管理活动可能面临的风险进行识别和评估，如市场风险、信用风险、流动性风险、操作风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过套期保值、多元化投资等方式进行规避；对于信用风险，应加强对客户的信用评估和管理，建立信用风险预警机制；对于流动性风险，应合理安排资金，优化资金结构，确保资金的流动性；对于操作风险，应加强内部控制，规范资金管理流程，提高员工的风险意识和操作技能。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略，确保风