酒店财务制度报销流程

PAGE酒店财务制度报销流程一、总则1.目的本制度旨在规范酒店财务报销流程，确保酒店各项费用支出合理、合规、透明，加强财务管理和内部控制，提高资金使用效益，保障酒店正常运营。2.适用范围本制度适用于酒店全体员工，包括正式员工、试用期员工、实习生等。3.基本原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，反映实际发生的经济业务。合理性原则：费用支出应符合酒店经营活动的需要，具有合理性和必要性。合规性原则：报销行为必须符合国家法律法规、酒店财务制度以及相关行业标准的规定。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销凭证要求1.发票报销必须取得合法有效的发票。发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容或商品明细、金额、税率、税额、发票专用章等。发票内容应与实际发生的经济业务相符，不得开具虚假发票或与业务不符的发票。发票应加盖发票专用章，印章清晰、完整。对于增值税专用发票，还应注意发票的认证期限，确保及时认证抵扣。2.收据在某些情况下，如支付给个人的小额费用等，可以使用收据作为报销凭证。收据应注明收款单位名称（个人姓名）、收款日期、收款金额、收款事由等，并由收款人签字确认。对于行政事业性收费收据，应加盖财政部门监制章；对于企业自制收据，应符合相关规定并加盖企业财务专用章。3.其他凭证除发票和收据外，可以作为报销凭证的其他单据包括：火车票、飞机票、船票、汽车票、住宿发票、餐饮发票、办公用品清单、差旅费报销单、业务招待费审批单等。这些凭证应具备相应的格式和内容要求，如火车票应包含乘车日期、车次、票价等信息；住宿发票应注明入住日期、退房日期、房间号、房价等信息。三、报销流程1.费用发生员工在开展业务活动过程中发生费用支出时，应按照酒店相关规定及业务实际情况，取得合法有效的报销凭证，并妥善保管。2.填写报销单员工应根据费用发生情况，如实填写《酒店费用报销单》。报销单应包括以下内容：报销日期、员工姓名、部门、报销事由、附件张数、金额明细（如办公用品、差旅费、业务招待费等各项费用的具体金额）、报销金额合计等。对于涉及多个项目或费用明细较多的报销，应分别填写在报销单的不同行次，并注明每项费用的具体用途和金额。报销事由应清晰、准确地描述费用发生的原因和用途，以便财务审核人员能够快速理解和判断。3.部门负责人审批员工将填写完整的报销单提交给所在部门负责人进行审批。部门负责人应根据业务实际情况，对报销事项的真实性、合理性、必要性进行审核，并签署审批意见。部门负责人审批的重点包括：费用是否与部门业务相关、是否符合酒店规定的预算范围、是否有其他替代方案等。如发现报销事项存在疑问或不符合规定，部门负责人应及时与员工沟通并要求补充说明或调整。4.财务审核报销单经部门负责人审批后，提交至酒店财务部门进行审核。财务审核人员应依据本制度及相关财务规定，对报销凭证的真实性、合法性、完整性以及报销金额的准确性、合理性进行全面审核。财务审核的主要内容包括：发票是否符合要求（如发票真伪、内容是否齐全、印章是否清晰等）、费用是否在预算范围内、报销标准是否符合规定（例如差旅费的住宿标准、交通补贴标准等）、报销金额计算是否正确等。对于不符合规定的报销凭证或报销事项，财务审核人员应及时与员工沟通，要求其补充或更正相关凭证，或调整报销金额。如员工对审核意见有异议，可与财务审核人员进行沟通解释，必要时可提供相关证明材料。5.总经理审批经财务审核通过的报销单，提交至酒店总经理进行最终审批。总经理应从酒店整体运营和财务管理的角度，对重大费用支出、涉及多个部门的费用报销等事项进行全面审查，并签署审批意见。总经理审批的重点在于费用支出对酒店经营效益的影响、是否符合酒店战略规划和发展需要等。对于金额较大或涉及重要事项的报销，总经理有权要求相关人员进行进一步的汇报和说明。6.报销支付报销单经总经理审批通过后，财务部门根据酒店资金状况和支付安排，及时办理报销支付手续。对于符合现金支付条件的报销，财务人员将以现金形式支付给员工；对于通过银行转账支付的报销，财务人员将按照员工提供的银行账号信息，将报销款项足额转入员工账户。在报销支付完成后，财务人员应在报销单上加盖“已支付”印章，并登记入账，确保财务记录的准确性和完整性。四、各类费用报销规定1.差旅费报销定义：差旅费是指员工因公务出差期间发生的交通、住宿、餐饮、市内交通等费用。报销标准交通费用：根据出差的实际情况乘坐相应交通工具，凭有效票据报销。乘坐飞机应符合酒店规定的审批程序，经济舱机票可全额报销；乘坐火车、汽车等交通工具，按实际票价报销。市内交通费用可根据出差城市的实际情况，按照一定标准报销，如乘坐公交车、地铁等公共交通工具的费用凭票据实报销，乘坐出租车的费用应注明事由并经审批后按规定报销。住宿费用：根据出差目的地的不同，按照酒店制定的住宿标准报销。一般情况下，一线城市和经济发达地区的住宿标准相对较高，二线及以下城市的住宿标准相应降低。员工应选择符合标准的酒店住宿，并取得合法有效的住宿发票。餐饮费用：按照出差天数和规定标准报销。餐饮补贴标准应根据不同地区和出差性质有所差异，如在一线城市出差的补贴标准相对较高，在偏远地区出差的补贴标准可适当调整。餐饮补贴应在规定范围内凭发票或相关凭证报销，如有超支部分，需经特殊审批。报销流程：员工出差结束后，应在规定时间内填写差旅费报销单，附上出差审批单、交通票据、住宿发票、餐饮发票等相关凭证，按照上述报销流程依次进行部门负责人审批、财务审核和总经理审批，最后办理报销支付手续。2.办公用品及低值易耗品报销定义：办公用品是指用于日常办公的文具、纸张、电脑耗材等；低值易耗品是指单位价值较低、使用期限较短的物品，如办公桌椅、文件柜、电话机等。采购规定：酒店应建立办公用品及低值易耗品的采购管理制度，明确采购流程和审批权限。一般情况下，由各部门根据实际需求填写采购申请单，经部门负责人审批后提交至采购部门统一采购。采购部门应选择合格的供应商，确保所采购的物品质量符合要求，并取得合法有效的发票。报销流程：办公用品及低值易耗品采购入库后，使用部门员工应填写费用报销单，附上采购申请单、发票、入库单等相关凭证，按照报销流程进行审批和报销。对于批量采购的办公用品及低值易耗品，应按照实际领用情况分摊费用，并在报销单上注明领用明细。3.业务招待费报销定义：业务招待费是指酒店为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用。报销标准：业务招待费应严格控制在酒店规定的预算范围内，并遵循必要且合理的原则。报销时应注明招待对象、招待事由、招待时间等详细信息。对于宴请费用，应附上菜单明细；对于礼品费用，应附上礼品清单及签收证明。审批流程：业务招待费报销需提前填写《业务招待费审批单》，详细说明招待事项的背景、目的、预计费用等信息，经部门负责人审核后，提交至总经理审批。未经审批的业务招待费不得报销。报销流程：业务招待活动结束后，员工应及时填写费用报销单，附上审批单、发票、菜单明细或礼品清单等相关凭证，按照报销流程依次进行部门负责人审批、财务审核和总经理审批，最后办理报销支付手续。4.会议费报销定义：会议费是指酒店组织或参加各类会议所发生的场地租赁、会议设备租赁、餐饮、住宿、资料印刷等费用。报销标准：会议费应根据会议的实际需求和酒店规定的标准进行控制。场地租赁费用应根据会议规模和场地类型合理确定；会议设备租赁费用应根据设备使用情况和市场价格进行审核；餐饮和住宿费用应符合会议期间的实际需要，并按照相应标准报销。报销流程：会议举办前，应填写会议预算申请表，经相关部门负责人和总经理审批后执行。会议结束后，经办人应填写费用报销单，附上会议预算申请表、发票、会议通知、参会人员名单、费用明细清单等相关凭证，按照报销流程进行审批和报销。对于大型会议或涉及多个部门的会议，应明确费用分摊方式，并在报销单上注明。五、特殊情况处理1.预借差旅费员工因公务需要提前预借差旅费的，应填写《预借差旅费申请表》，注明预借金额、出差事由、出差时间等信息，经部门负责人审核、总经理审批后，到财务部门办理预借手续。预借金额应根据出差预计费用合理确定，不得超过预计实际支出。员工出差返回后，应在规定时间内按照差旅费报销流程办理报销手续，并及时归还预借的差旅费。如预借差旅费有剩余，应及时交回财务部门；如预借差旅费不足，应在报销时补足差额。2.报销凭证遗失如员工不慎遗失报销凭证，应及时向财务部门说明情况，并提供相关证明材料。证明材料应能够证明费用发生的真实性和金额的准确性，如由出票单位出具的加盖公章的票据复印件、行程单、消费记录等。财务部门将根据证明材料的真实性和完整性，结合其他相关证据进行审核。如审核通过，可按照规定办理报销手续，但应在报销单上注明“报销凭证遗失，以[证明材料名称]代替”字样。3.跨年度费用报销原则上，费用应在发生年度内报销。如因特殊原因未能在当年报销的，应在次年1月31日前办理报销手续。对于跨年度的费用报销，财务部门应严格审核，确保费用的真实性和合理性，并按照当年适用的财务制度和税收政策进行处理。4.涉及多个部门的费用报销对于涉及多个部门的费用报销事项，应由主要负责部门牵头填写报销单，并注明费用分摊方式。各部门应根据费用分摊情况，在报销单上签字确认。财务部门在审核时，应重点关注费用分摊的合理性和准确性，确保各部门费用核算的清晰和准确。六、监督与检查1.内部审计监督酒店内部审计部门应定期对财务报销流程及报销情况进行审计监督，检查报销凭证的真实性、合法性、合规性，以及报销流程的执行情况。内部审计人员有权调阅相关凭证、账目和文件资料，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务自查自纠财务部门应定期对报销业务进行自查，及时发现和纠正存在的问题。自查内容包括报销凭证的审核情况、报销流程的执行情况、费用支出的合理性等。对于自查中发现的问题，应制定相应的整改措施，加强财务管理和内部控制。3.违规处理对于违反本制度