杜绝垫付资金财务制度

PAGE杜绝垫付资金财务制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范财务行为，防范财务风险，杜绝垫付资金情况的发生，保障公司资金安全和正常运营，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财务制度，确保公司财务活动合法合规。2.安全性原则：保障公司资金安全，避免因垫付资金导致资金损失。3.规范性原则：规范财务审批流程和资金使用程序，做到有章可循、有据可查。4.效益性原则：在杜绝垫付资金的前提下，合理安排资金，提高资金使用效益。二、资金审批流程（一）预算内资金审批1.部门根据年度预算和工作安排，编制月度资金使用计划，详细列出各项费用的用途、金额及预计支付时间。2.部门负责人对资金使用计划进行审核，确保计划合理、合规，并签字确认。3.将审核后的资金使用计划提交至财务部门。财务部门对计划进行复核，重点审核资金安排是否符合预算、是否存在不合理支出等。如无异议，财务部门负责人签字确认。4.资金使用计划经财务部门复核后，报公司分管领导审批。分管领导根据公司整体情况和资金状况，对计划进行审批，签署意见。5.对于预算内金额较小（具体金额标准由公司根据实际情况确定）的支出，经分管领导审批后，可由财务部门直接办理支付手续。对于金额较大的支出，需报公司总经理审批。总经理审批通过后，财务部门方可办理支付。（二）预算外资金审批1.因特殊情况需要发生预算外支出的，由部门提出书面申请，详细说明支出的原因、金额、必要性及预计对公司的影响等。2.部门负责人对申请进行审核，签署意见后提交至财务部门。3.财务部门对申请进行初审，审核支出是否符合公司业务发展需要、是否有相应的资金来源等。初审通过后报公司分管领导。4.分管领导对申请进行评估，如认为确有必要，可组织相关部门进行专题讨论，并提出审核意见。审核通过后报公司总经理。5.总经理对预算外资金申请进行最终审批。审批通过后，财务部门根据审批意见安排资金支付。（三）紧急资金审批1.遇有紧急情况需要立即支付资金的，由相关部门填写紧急资金支付申请表，说明紧急情况的详细情况、预计支付金额及支付的必要性等，并附上相关证明材料。2.部门负责人对申请表进行紧急审核，确认情况属实后签字，并在申请表上注明“紧急”字样。3.将申请表及证明材料迅速提交至财务部门。财务部门在收到申请表后，应立即进行审核，重点审核紧急情况的真实性和支付的必要性。如情况紧急，财务部门可先行电话请示公司分管领导，经同意后进行紧急支付，但事后需及时补办正式审批手续。4.对于紧急支付金额较小（具体金额标准由公司根据实际情况确定）的情况，经财务部门负责人签字确认后，可直接办理支付。对于金额较大的紧急支付，需报公司总经理审批。总经理审批通过后，财务部门方可办理支付，并在支付后及时将审批手续补齐。三、资金支付管理（一）支付方式1.公司应优先采用银行转账、支票等非现金支付方式进行资金支付，确保资金支付的安全性和可追溯性。2.对于符合现金支付规定的小额支出，可采用现金支付方式，但必须严格按照现金管理规定进行操作，确保现金支付的合规性和安全性。（二）支付流程1.财务部门根据审批通过的资金使用计划或申请，准备支付凭证。支付凭证应包括付款申请单、发票、合同等相关资料，并确保资料齐全、真实、有效。2.财务人员对支付凭证进行再次审核，重点审核支付金额是否准确、支付对象是否正确、相关手续是否完备等。审核无误后，在支付凭证上签字确认。3.将审核后的支付凭证提交至财务部门负责人审批。财务部门负责人对支付凭证进行最终审核，如无异议，签字批准支付。4.根据支付凭证，财务人员通过银行转账、支票开具等方式进行资金支付，并及时登记资金支付台账，记录支付日期、支付金额、支付对象等信息。5.资金支付完成后，财务人员应及时将支付凭证及相关资料进行归档保存，以便日后查阅和审计。（三）支付监督1.公司内部审计部门应定期对资金支付情况进行审计监督，检查支付流程是否合规、支付凭证是否齐全、资金使用是否合理等。2.对于审计中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。整改情况应及时向公司管理层汇报。3.公司财务部门应加强对资金支付的日常监控，及时发现和处理异常支付情况。如发现存在垫付资金或其他违规支付行为，应立即采取措施进行纠正，并追究相关人员的责任。四、财务报销管理（一）报销范围1.公司员工因工作需要发生的差旅费、业务招待费、办公用品费、通讯费等费用，可以按照本制度规定进行报销。2.报销费用必须与公司业务相关，且符合国家法律法规和公司财务制度的规定。（二）报销流程1.员工在费用发生后，应及时收集相关发票、收据等报销凭证，并按照公司规定的格式填写报销单。报销单应注明费用的详细情况、金额、报销事由等，并由报销人签字确认。2.将填写完整的报销单及相关报销凭证提交至部门负责人。部门负责人对报销事项进行审核，确认费用真实、合理、与业务相关后，签字批准报销。3.部门负责人审核通过后的报销单及凭证，提交至财务部门。财务部门对报销凭证进行审核，重点审核凭证的真实性、合法性、完整性，以及报销金额是否符合公司规定的标准等。审核无误后，财务人员签字确认。4.财务部门审核通过的报销单报公司分管领导审批。分管领导根据公司财务状况和报销规定，对报销事项进行审批，签署意见。5.对于金额较小（具体金额标准由公司根据实际情况确定）的报销，经分管领导审批后，财务部门可直接办理报销手续。对于金额较大的报销，需报公司总经理审批。总经理审批通过后，财务部门方可支付报销款项。（三）报销期限1.员工应在费用发生后的规定时间内（具体期限由公司根据实际情况确定）办理报销手续，逾期未报的，财务部门原则上不予受理。特殊情况需经公司分管领导批准后方可报销。2.对于跨年度的费用报销，应在次年规定的时间内办理，逾期未报的，按照公司相关规定处理。五、应收账款管理（一）应收账款的确认1.销售部门在与客户签订销售合同或协议时，应明确约定付款方式、付款期限等条款，并将相关信息及时传递给财务部门。2.财务部门根据销售合同或协议，对应收账款进行确认，并建立应收账款台账，详细记录客户名称、欠款金额、欠款期限、预计收款时间等信息。（二）应收账款的催收1.销售部门负责对应收账款的催收工作。在应收账款到期前，销售部门应及时与客户沟通，提醒客户按时付款。2.对于逾期未付的应收账款，销售部门应制定催收计划，明确催收责任人、催收方式和时间节点等，并及时组织催收工作。催收方式可包括电话催收、邮件催收、上门催收等。3.财务部门应定期向销售部门提供应收账款账龄分析表，协助销售部门了解应收账款的逾期情况，以便采取有效的催收措施。4.对于长期拖欠的应收账款，销售部门应及时向公司管理层汇报，并根据情况采取法律手段等措施进行催收，以减少公司的损失。（三）应收账款的坏账处理1.对于确实无法收回的应收账款，财务部门应按照公司规定的坏账处理程序进行处理。坏账处理程序应包括坏账的确认、审批、核销等环节。2.销售部门应提供相关证据证明应收账款无法收回，如客户破产清算报告、法院判决书等。财务部门根据销售部门提供的证据，对应收账款进行坏账确认，并填写坏账核销申请表。3.坏账核销申请表经部门负责人审核、财务部门负责人复核后，报公司分管领导审批。分管领导根据公司财务状况和相关规定，对坏账核销申请进行审批。4.经公司总经理批准后，财务部门方可对坏账进行核销，并在应收账款台账中进行相应记录。六、应付账款管理（一）应付账款的确认1.采购部门在与供应商签订采购合同或协议时，应明确约定付款方式、付款期限等条款，并将相关信息及时传递给财务部门。2.财务部门根据采购合同或协议，对应付账款进行确认，并建立应付账款台账，详细记录供应商名称、欠款金额、欠款期限、预计付款时间等信息。（二）应付账款的支付1.财务部门应按照采购合同或协议约定的付款期限，及时安排应付账款的支付。在支付前，财务人员应对付款金额、付款对象等进行再次核对，确保支付的准确性。2.对于提前付款或逾期付款的情况，应按照合同约定或与供应商协商的结果进行处理，并及时向公司管理层汇报。3.应付账款支付完成后，财务人员应及时在应付账款台账中进行记录，并将相关支付凭证进行归档保存。（三）应付账款的核对与清理1.财务部门应定期与供应商进行应付账款的核对，确保双方账目一致。核对工作可通过函证、对账会议等方式进行。2.对于核对中发现的差异，财务部门应及时与供应商沟通，查明原因，并进行相应的调整。3.公司应定期对应付账款进行清理，及时发现和处理长期挂账的应付账款。对于确实无需支付的应付账款，应按照公司规定的程序进行核销处理。七、财务风险管理（一）风险识别与评估1.公司财务部门应定期对公司面临的财务风险进行识别和评估，包括垫付资金风险、资金流动性风险、信用风险、市场风险等。2.风险识别和评估应采用定性与定量相结合的方法，通过对公司财务数据、业务情况、市场环境等因素的分析，确定风险的可能性和影响程度。（二）风险应对措施针对识别和评估出的财务风险，公司应制定相应的风险应对措施：1.对于垫付资金风险，严格执行本制度规定的资金审批流程和支付管理要求，杜绝任何形式的垫付资金行为。2.对于资金流动性风险，合理安排资金，优化资金结构，确保公司资金的正常周转。加强资金预算管理，提高资金使用效率，避免资金闲置或过度占用。3.对于信用风险，加强客户信用管理，建立客户信用档案，对客户的信用状况进行评估和监控。在与客户签订合同或协议时，明确约定付款条款和违约责任，降低信用风险。4.对于市场风险，密切关注市场动态，及时调整公司经营策略，降低市场波动对公司财务状况的影响。加强市场调研和分析，提高公司应对市场变化的能力。（三）风险监控与预警1.公司应建立财务风险监控机制，定期对财务风险状况进行监控和分析。财务部门应及时收集和整理相关财务数据，通过指标分析、趋势分析等方法，对财务风险进行实时监控。2.设定财务风险预警指标，如资金负债率、流动比率、应收账款周转率等。当指标偏离正常范围时，及时发出预警信号，提醒公司管理层采取相应措施进行风险控制。