出纳兼采购违反财务制度

PAGE出纳兼采购违反财务制度总则1.目的为了加强公司财务管理，规范财务行为，防范财务风险，杜绝出纳兼采购违反财务制度的现象发生，确保公司资金安全和财务工作的正常有序开展，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司全体员工，尤其是涉及出纳和采购工作的相关人员。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保公司财务活动合法合规。独立性原则：出纳与采购岗位应相互独立，不得兼任，以保证财务监督和业务执行的公正性。准确性原则：财务数据记录准确、完整，财务报表真实可靠。监督制衡原则：建立健全内部监督机制，加强对财务工作的监督和制衡，防止权力滥用。出纳与采购岗位分离规定1.岗位设置公司应明确设置独立的出纳岗位和采购岗位，分别负责不同的工作职责。出纳岗位主要负责公司资金的收付、保管、日记账登记等工作。采购岗位主要负责公司物资、服务的采购计划制定、供应商选择、采购合同签订与执行等工作。2.禁止兼任严禁任何人员同时担任出纳和采购岗位，违反此规定的，一经发现，立即予以纠正，并视情节轻重给予相应的纪律处分。3.职责界定出纳人员不得参与采购业务的决策、执行和审批过程，不得擅自支付采购款项。采购人员不得接触公司资金，不得负责资金的收付和保管工作。财务审批流程1.采购申请采购部门根据公司业务需求，填写采购申请表，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算金额、预计采购时间等信息。采购申请表需经采购部门负责人审核签字后，提交至相关业务部门负责人审批。2.业务审批业务部门负责人根据实际业务需求，对采购申请进行审批，确认采购事项的必要性和合理性。如采购申请涉及重大项目或金额较大的，需提交公司管理层进行审批。3.财务审核财务部门收到经业务部门审批后的采购申请表后，对采购预算、资金安排等进行审核。财务审核重点关注采购项目是否符合公司预算安排，资金是否有足够的保障，采购价格是否合理等。如发现采购申请存在预算超支、资金不足或价格不合理等问题，财务部门应及时与采购部门和业务部门沟通，提出修改建议。4.合同签订采购部门根据审批通过的采购申请，与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、付款方式等条款，确保合同内容合法合规、明确清晰。采购合同签订后，需提交财务部门备案。5.付款审批采购物资或服务到货验收合格后，采购部门填写付款申请单，附上采购合同、验收报告等相关凭证。付款申请单经采购部门负责人审核签字后，提交财务部门进行付款审核。财务部门审核付款申请单时，应核对采购合同条款、验收情况以及相关凭证的真实性和完整性。审核通过后，付款申请单提交至公司负责人审批。公司负责人根据公司资金状况和审批权限进行最终审批，批准后财务部门方可办理付款手续。资金管理规定1.现金管理出纳人员应严格按照国家现金管理规定，控制现金的收付范围和额度。公司库存现金不得超过规定的限额，超过限额的现金应及时存入银行。现金收付业务必须有合法有效的凭证，如发票、收据等，并经相关人员签字确认。出纳人员应每日对现金进行盘点，确保账实相符。如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因，并按规定进行处理。2.银行存款管理公司应按照国家银行账户管理规定，开设和使用银行账户。银行账户的开设、变更和撤销需经公司负责人批准，并报财务部门备案。出纳人员应定期核对银行账户余额，编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项。银行付款业务应严格按照财务审批流程进行，确保付款凭证真实、合法、有效。3.资金安全保障公司应加强对资金安全的管理，采取必要的安全防范措施，如安装监控设备、设置保险柜等。出纳人员应妥善保管现金、有价证券、印章、票据等重要物品，确保其安全。严禁将公司资金以个人名义存储或挪用，严禁白条抵库。采购管理规定1.采购计划制定采购部门应根据公司业务需求和库存状况，定期制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的种类、数量、时间安排等，确保采购工作有序进行。采购计划需经采购部门负责人审核后，提交至公司管理层审批。2.供应商选择采购部门应建立供应商评估和选择机制，对潜在供应商进行调查、评估和筛选。评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面。选择供应商应遵循公开、公平、公正的原则，确保选择的供应商具有良好的合作条件。采购部门应与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。3.采购合同管理采购合同应符合法律法规的要求，明确双方的权利和义务，确保合同的有效性和可执行性。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交至财务部门备案。采购部门应跟踪采购合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同按时履行。如因供应商原因导致合同无法履行或出现纠纷，采购部门应及时采取措施，维护公司利益，并向公司管理层报告。4.采购价格控制采购部门应建立采购价格监控机制，定期收集市场价格信息，分析价格变动趋势。在采购过程中，采购人员应通过招标、询价、谈判等方式，争取合理的采购价格。采购价格应在公司预算范围内，并与市场价格水平相符。如发现采购价格过高或不合理，采购部门应及时与供应商协商调整，或重新选择供应商。5.采购验收管理采购物资或服务到货后，采购部门应及时组织相关人员进行验收。验收内容包括物资的规格、数量、质量、性能等方面，确保采购物资符合合同要求。验收合格后，验收人员应填写验收报告，并签字确认。验收报告作为付款的重要依据之一。如发现采购物资存在质量问题或数量短缺等情况，采购部门应及时与供应商联系，要求其采取相应的解决措施。财务监督与检查1.内部审计公司应定期开展内部审计工作，对财务收支、经济业务、内部控制等进行审计监督。通过内部审计，及时发现和纠正财务工作中存在的问题，防范财务风险。内部审计部门应制定审计计划，明确审计范围、内容和方法，确保审计工作的有效性。2.财务检查财务部门应定期对公司财务工作进行自查，检查财务制度的执行情况、财务数据的准确性、资金的安全性等。自查过程中发现的问题应及时整改，并形成自查报告。公司管理层应定期对财务工作进行检查，了解财务状况和财务制度执行情况，对发现的问题提出整改要求。3.违规处理对于违反财务制度的行为，一经查实，公司将视情节轻重给予相应的处理。对于出纳兼采购违反财务制度的行为，将严肃追究相关人员的责任，包括纪律处分、经济赔偿等。如发现违反财务制度的行为涉嫌违法犯罪的，将依法移送司法机关处理。培训与宣传1.财务制度培训公司应定期组织财务制度培训，提高员工对财务制度的认识和理解。培训内容包括财务制度、财务审批流程、资金管理规定、采购管理规定等方面。通过培训，使员工熟悉财务制度要求，明确各自的职责和义务，自觉遵守财务制度。2.宣传教育公司应加强对财务制度的宣传教育，通过内部刊物、宣传栏、会议等形式，广泛宣传财务制度的重要性和相关规定。鼓励员