销售记录制度

销售记录制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》及相关行业规范、集团母公司关于企业内控管理的规定制定，旨在规范销售记录管理，防控数据安全与业务合规风险，提升销售管理效能。企业内部销售活动涉及的数据采集、存储、使用、传输等环节，必须遵循本制度要求，确保数据资产安全、业务流程合规、管理责任落实。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖销售全流程中客户信息、交易记录、合同文本、市场反馈等销售记录的管理，包括但不限于线上销售系统、线下业务单据、客户沟通台账等。境外业务需结合当地法律法规要求，进行差异化适配管理。第三条本制度下列术语含义：（一）“销售记录专项管理”指对销售活动中产生的各类信息载体及其流转过程进行制度化管控，包括数据采集、处理、存储、使用、销毁等全生命周期的管理活动。（二）“销售记录风险”指因记录管理不善可能导致的数据泄露、滥用、丢失、篡改等风险，或因不合规操作引发的法律责任、商业损失、声誉影响等。（三）“销售记录合规”指销售记录管理活动符合国家法律法规、行业准则及企业内部制度要求，保障数据主体权益，防范合规风险。第四条销售记录专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）全面覆盖：销售记录管理范围覆盖所有业务场景及记录类型，确保无死角管控。（二）责任到人：明确各层级、各岗位管理职责，建立责任追溯机制。（三）风险导向：聚焦高发风险点，实施差异化管控措施。（四）持续改进：根据内外部环境变化动态优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对销售记录专项管理负总责，统筹决策资源，审定重大风险防控方案；分管领导为直接责任人，负责组织落实专项管理制度，协调跨部门协作。第六条设立销售记录专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，牵头部门负责人、信息技术部门负责人、法务合规部门负责人及业务部门代表为成员。领导小组职责包括：（一）统筹规划销售记录专项管理工作，协调解决跨部门问题；（二）审批重大风险防控方案及专项管理制度修订；（三）监督评价专项管理成效，定期通报管理情况。第七条明确三类主体职责：（一）牵头部门（如销售管理部或数据管理部）：负责专项管理制度建设、风险识别与评估、监督考核、培训宣贯、应急预案制定等；（二）专责部门（如信息技术部、法务合规部）：分别负责销售记录系统安全运维、数据合规审核、合同风险审查等；（三）业务部门/下属单位：落实本领域专项管理要求，开展日常风险防控，确保业务操作符合规范。第八条基层执行岗（如销售人员、客服人员）需履行以下合规操作责任：（一）按流程采集、记录、传输销售记录，严禁擅自变更或删除；（二）妥善保管业务单据、电子数据，防止泄露或遗失；（三）及时上报异常情况（如客户投诉、疑似违规操作），配合调查处置。第三章专项管理重点内容与要求第九条客户信息采集规范：销售记录中的客户姓名、联系方式、交易行为等敏感信息需经客户明确授权或符合法定豁免情形；禁止通过非法渠道获取客户信息。第十条记录存储与安全管控：（一）销售记录需存储在符合安全标准的系统或介质中，定期备份，重要记录应加密存储；（二）禁止在非工作场所或个人设备存储销售记录；（三）离职员工需按流程交还所有销售记录载体，禁止擅自带走。第十一条数据使用与共享限制：（一）销售记录仅用于业务分析、客户服务、合规报告等授权用途，禁止用于广告营销、关联交易等非主营业务；（二）跨部门共享需经牵头部门审批，并签订数据使用协议；（三）禁止将销售记录提供给第三方商业机构，除非获得客户书面同意或法律法规要求。第十二条业务流程合规审查：销售合同签订、价格调整、客户投诉处理等关键环节需留存完整记录，并由专责部门审核其合规性；禁止未经授权擅自修改交易记录。第十三条记录定期清理与销毁：（一）根据业务类型和法律要求设定记录保存期限，到期后经审批销毁，销毁过程需双人监督并留存凭证；（二）电子记录需通过物理销毁或安全删除方式处理，禁止简单覆盖。第十四条特殊场景管控：涉及国际销售时需遵循出口国数据跨境规则，必要时进行数据脱敏或获得客户同意；禁止将客户信息传输至法律禁止收集数据的国家或地区。第十五条异常操作监控：系统需记录所有记录访问、修改、导出行为，并设置异常行为自动预警，专责部门需定期核查异常记录处置情况。第十六条合同与凭证管理：销售合同、发票、物流单等关键记录需归档保存，电子合同需采用可信电子签名，纸质凭证按会计档案管理要求存储。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：牵头部门每年至少评估一次制度适用性，根据法规变化、业务调整及时修订，修订需经领导小组审议。第十八条风险识别预警机制：每年开展销售记录专项风险评估，分级标注风险等级（低/中/高），发布预警通知，明确管控措施。第十九条合规审查机制：将销售记录合规审查嵌入以下关键节点：（一）新员工入职时进行合规培训并签署承诺书；（二）重大交易前由专责部门审核交易记录完整性；（三）系统升级前进行数据安全测试。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，上报牵头部门备案；（二）重大风险需启动应急预案，领导小组协调资源处置，并按层级上报；（三）建立风险事件台账，分析原因并优化防控措施。第二十一条责任追究机制：违规情形及处罚标准如下：（一）违反数据采集规定，处X元至X万元罚款，情节严重者调岗或解除劳动合同；（二）记录泄露导致客户投诉，对责任部门扣减年度绩效分，对个人进行纪律处分；（三）故意销毁记录者追究行政责任，涉嫌犯罪的移交司法机关。第二十二条评估改进机制：每半年开展一次专项管理有效性评估，通过问卷调查、现场检查等方式收集反馈，形成改进报告提交领导小组。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：各级领导需定期听取专项管理汇报，带头落实数据合规要求，对管理中的重大问题亲自督办。第二十四条考核激励机制：将销售记录合规情况纳入部门年度考核（占X%权重），个人考核结果与评优、晋升挂钩；设立专项管理奖金，奖励合规行为。第二十五条培训宣传机制：分层级开展培训：（一）管理层需掌握合规履职要求，每年培训不少于X小时；（二）全员需接受基础操作规范培训，考核合格后方可上岗；（三）定期发布合规案例，强化意识。第二十六条信息化支撑：通过销售管理系统实现以下功能：（一）自动记录操作日志，支持审计追踪；（二）设置权限矩阵，禁止越权访问；（三）对接数据脱敏工具，满足跨境合规需求。第二十七条文化建设：（一）发布《销售记录合规手册》，明确红线行为；（二）组织年度合规宣誓活动，签订承诺书；（三）设立举报渠道，鼓励员工监督违规行为。第二十八条报告制度：（一）风险事件上报：发生记录泄露等事件需在X小时内上报牵头部门，24小时内上报领导小组；（二）年度管理情况报告：每年X月X日前提交包含风险统计、整改措施、培训记录等内容的管理报告。第六章附则第二十