公司合同审核制度

公司合同审核制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》等法律法规，参照行业合同管理准则及集团母公司相关制度要求制定，旨在规范公司合同审核工作，防范合同履行风险，保障公司合法权益，促进业务合规经营。结合公司实际管理需求，本制度重点防控合同签订、履行过程中的法律、商业及操作风险，推动风险防控体系与业务发展同频共振，提升公司合同管理水平。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营活动中各类合同的起草、审核、签订、履行及归档等全流程管理。具体适用场景包括但不限于采购、销售、工程、租赁、技术服务、知识产权合作、劳动用工等业务领域，确保合同管理覆盖公司所有业务场景及层级。第三条本制度下列术语含义如下：（一）“XX专项管理”是指公司针对合同审核工作建立的系统性管理机制，涵盖组织架构、职责分工、流程规范、风险防控、考核激励等环节，通过制度化管理手段提升合同审核的科学性、规范性与时效性。（二）“XX风险”是指合同审核及履行过程中可能出现的法律风险、商业风险、操作风险及合规风险，包括但不限于合同条款漏洞、权利义务不明确、违约责任缺失、履行条件不落实等情形。（三）“XX合规”是指公司合同审核工作必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保合同内容合法有效、权责清晰、风险可控，避免因合同问题引发法律纠纷或经济损失。第四条XX专项管理遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则：确保公司所有合同均纳入XX专项管理范畴，不留管理空白，实现合同审核全流程、全要素管控。（二）“责任到人”原则：明确各层级、各部门在合同审核工作中的具体职责，建立责任追溯机制，确保每一份合同都有明确的审核主体和责任人。（三）“风险导向”原则：以风险防控为核心，将重点风险点嵌入合同审核流程，实施差异化审核标准，优先管控重大风险。（四）“持续改进”原则：定期评估XX专项管理有效性，根据内外部环境变化及时优化制度流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为本制度第一责任人，对公司合同审核工作的全面合规性负总责；分管领导为直接责任人，负责XX专项管理制度的组织实施、监督考核及动态调整。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导及相关部门负责人组成，统筹协调XX专项管理工作，负责重大合同审核决策、跨部门协作及管理制度的最终审批。领导小组下设办公室，由牵头部门指定专人负责日常事务。第七条XX专项管理领导小组主要职责包括：（一）统筹制定和修订XX专项管理制度，明确审核标准、流程及职责分工；（二）组织协调重大、复杂合同的跨部门联合审核，确保决策科学合理；（三）监督考核各部门XX专项管理执行情况，定期通报工作进展；（四）对重大合同风险事件进行定性分析，提出处置意见并监督落实。第八条牵头部门职责：（一）牵头负责XX专项管理制度建设，组织开展制度宣贯及培训；（二）建立合同审核模板库及风险清单，优化审核流程标准化；（三）定期开展合同审核工作复盘，识别管理漏洞并推动改进；（四）汇总分析合同风险数据，向领导小组提供决策支持。第九条专责部门职责：（一）负责合同业务合规性审核，重点核查合同主体资格、条款合法性、权利义务完整性；（二）参与复杂合同的条款谈判，提出法律风险防控建议；（三）建立合同风险处置台账，跟踪重大风险化解情况；（四）推动合同管理系统应用，实现风险实时监控与预警。第十条业务部门/下属单位职责：（一）落实XX专项管理要求，负责合同草案的初步审核及业务真实性核查；（二）组织合同履约过程中的风险排查，及时上报异常情况；（三）配合专责部门开展合同审核反馈问题整改；（四）加强部门内部合同管理培训，提升员工合规意识。第十一条基层执行岗责任：（一）严格遵守合同审核流程，落实岗位职责合规承诺；（二）在合同履行中发现风险隐患，须第一时间上报主管及专责部门；（三）对经审核批准的合同严格履行，不得擅自变更条款或违约；（四）参与合同归档管理，确保资料完整、准确、可追溯。第三章专项管理重点内容与要求第十二条采购合同审核标准：（一）供应商尽职调查：核实供应商资质、商业信誉、履约能力，严禁与利益相关方进行关联交易；（二）招标流程规范：依法依规开展招标、投标、开标、评标及定标工作，避免人为干预；（三）价格合理性审查：结合市场价格基准及采购需求，防止价格虚高或过低。第十三条销售合同审核标准：（一）客户信用评估：对大额销售合同必须开展客户信用评级，控制应收账款风险；（二）交货条款明确：明确交货时间、地点、方式及违约责任，避免争议；（三）价格条款合规：不得设置阴阳条款或价格歧视，确保合同公平性。第十四条工程合同审核标准：（一）资质审查：核查承包方施工资质、安全生产许可，严禁无资质或挂靠施工；（二）工程量核算：联合财务、技术部门复核工程量及计价标准，防止虚报冒算；（三）履约担保要求：明确履约保证金比例、支付方式及退还条件。第十五条租赁合同审核标准：（一）租赁物权属核实：确认租赁物合法合规，避免权属争议；（二）租金支付周期：合理设置租金支付频率，防范资金周转风险；（三）维修责任划分：明确租赁物维修义务，避免责任推诿。第十六条财务合同审核要求：（一）资金审批权限：大额资金支付必须经集体决策，落实分级审批制度；（二）税务合规审查：核查合同发票开具、税种适用及纳税义务履行情况；（三）资金用途监控：确保资金按合同约定用途使用，防止挪用。第十七条知识产权合同审核要求：（一）授权范围明确：核查知识产权授权期限、地域范围及使用方式；（二）侵权责任约定：明确违约方的赔偿责任，设定合理违约金标准；（三）保密条款完善：保护核心技术秘密，约定保密期限及违约后果。第十八条劳动用工合同审核要求：（一）岗位与薪资匹配：确保岗位说明、薪资标准与劳动合同一致；（二）试用期条款合法：严格审查试用期设定及解除条件，防止侵权；（三）社保缴纳合规：核查社保缴纳基数及方式，避免法律纠纷。第十九条数据领域合同审核要求：（一）数据使用范围限制：明确数据采集、存储、使用及共享边界，遵守数据安全法；（二）第三方数据处理：审查数据委托处理协议，确保数据安全责任落实；（三）跨境数据传输审查：涉及跨境传输的合同须符合数据出境安全评估要求。第二十条安全领域合同审核要求：（一）安全生产责任：明确承包方安全责任，签订安全生产责任书；（二）隐患排查条款：约定安全检查频率及隐患整改时限；（三）事故处理流程：制定安全事故应急响应机制及责任划分标准。第四章专项管理运行机制第二十一条制度动态更新机制：（一）定期评估：每年对XX专项管理制度实施效果进行评估，分析存在问题；（二）法规跟踪：专责部门负责跟踪合同相关法律法规变化，及时修订制度条款；（三）业务调整同步：公司业务模式变更时，同步优化合同审核流程及风险防控措施。第二十二条风险识别预警机制：（一）定期排查：每季度组织专项风险排查，形成风险清单及应对方案；（二）分级评估：对识别风险按“一般、重大、特别重大”三级分类，制定差异化管控措施；（三）预警发布：重大风险须及时发布预警通知，明确管控要求及责任部门。第二十三条合规审查机制：（一）嵌入业务流程：将合同审核嵌入业务决策、谈判、签订等关键节点；（二）分级授权：小额合同实行简易审核，大额合同须经领导小组审批；（三）未经审查禁止实施：任何合同未经合规审核不得签订，违规按制度追责。第二十四条风险应对机制：（一）一般风险处置：由业务部门制定整改方案并落实，专责部门监督；（二）重大风险处置：启动应急预案，领导小组协调资源，及时化解风险；（三）责任协同：风险处置须明确牵头部门、配合部门及责任人员。第二十五条责任追究机制：（一）违规情形界定：包括合同签订不规范、风险未管控、履职不合规等；（二）处罚标准：视情节轻重实施绩效扣减、纪律处分甚至解除劳动合同；（三）联动考核：违规行为须计入个人及部门年度考核，影响评优晋升。第二十六条评估改进机制：（一）年度评估：每年对XX专项管理有效性开展全面评估，形成评估报告；（二）流程优化：针对评估发现的问题，修订制度条款及操作指南；（三）案例库建设：收集典型合同审核案例，作为培训及制度完善依据。第五章专项管理保障措施第二十七条组织保障：（一）层级责任：明确公司领导对XX专项管理的领导责任，签订年度目标责任书；（二）部门协同：建立跨部门协调机制，重大问题由领导小组召集会议解决；（三）工作例会：每月召开XX专项管理例会，通报进展、分析问题、部署任务。第二十八条考核激励机制：（一）纳入考核：将XX专项管理情况纳入部门及个人年度考核，设定权重占比；（二）正向激励：对表现突出的部门及个人予以奖励，如绩效加分、评优推荐；（三）绩效考核挂钩：合同审核不合格的部门，负责人须承担管理责任。第二十九条培训宣传机制：（一）分层培训：对管理层开展合规履职培训，对业务人员开展操作规范培训；（二）常态化培训：每年至少组织两次全员合同管理培训，考核合格后方可上岗；（三）宣传资料：编制XX专项管理手册，发放至各部门及下属单位。第三十条信息化支撑：（一）系统建设：开发合同管理系统，实现电子化审核、风险预警及台账管理；（二）数据共享：打通业务系统与合同系统数据壁垒，实现风险信息实时推送；（三）智能审核：引入AI技术辅助审核，提升审核效率及准确性。第三十一条文化建设：（一）合规手册发布：编制XX专项管理合规手册，作为员工行为规范指南；（二）承诺书签订：组织全员签订合规承诺书，增强全员责任意识；（三）文化宣传：通过内部刊物、培训等方式，营造“合规创造价值”的文化氛围。第三十二条报告制度：（一）风险事件上报：重大风险事件须在24小时内上报领导小组及相关部门；（二）年度报告：每年底提交XX专项管理年度报告，内容包括工作成效、问题整改、制度优化建议；（三）报告审核：年度报告须经领导小组审批，抄送公司主要负责人及母公司指