关于商标法第五次修订中说明商标使用情况的制度

关于商标法第五次修订中说明商标使用情况的制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国商标法》及相关法律法规、行业准则，结合企业内部商标管理需求，旨在规范商标使用行为，防控商标侵权风险，提升品牌资产价值。制度制定充分考虑了商标法第五次修订的核心要义，特别是关于商标使用许可、强制许可、商标保护力度等方面的调整，确保企业商标管理活动合法合规、权责清晰、流程严谨。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖商标申请、使用、许可、保护等全生命周期管理场景，包括但不限于产品研发、生产制造、市场营销、广告宣传、渠道管理、跨境电商等业务领域。第三条本制度中下列用语的含义：（一）商标使用专项管理：指企业围绕商标法律要求，通过制度约束、流程管控、风险防范等手段，确保商标使用合规性、安全性及效益性的系统性管理活动。（二）商标使用风险：指因商标使用不当、保护不足或管理疏漏，可能导致的法律纠纷、品牌声誉受损、经济损失或知识产权权利灭失等潜在危害。（三）商标使用合规：指商标使用行为严格遵循商标法及企业内部管理制度，权利行使合法、使用范围明确、风险防控到位的管理状态。第四条商标使用专项管理应遵循以下原则：（一）全面覆盖：确保商标使用各环节纳入制度管控范围，不留管理死角。（二）责任到人：明确各级主体在商标使用管理中的职责，实现责任闭环。（三）风险导向：聚焦高发风险领域，优先配置资源，强化重点防控。（四）持续改进：动态评估管理效果，优化制度流程，适应法律变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为本单位商标使用管理的第一责任人，对商标使用合规性负总责；分管领导为直接责任人，负责具体组织协调、监督考核。第六条设立商标使用专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导及相关部门负责人组成，主要履行以下职责：（一）统筹制定、修订商标使用管理制度及操作细则；（二）审议重大商标使用决策事项，如商标许可、转让等；（三）协调跨部门商标使用争议，监督制度执行情况。第七条明确各层级管理职责分工：（一）牵头部门（知识产权管理部门）：负责商标使用专项管理制度建设、风险识别、培训宣贯、监督考核及年度报告。（二）专责部门（法务合规部门）：负责商标使用合规审核、合同管理、侵权处置及法律支持。（三）业务部门/下属单位：落实商标使用审批流程，开展日常自查，及时上报异常情况。第八条基层执行岗位人员应履行以下合规操作义务：（一）严格遵守商标使用审批程序，不得擅自变更商标标识或使用范围；（二）发现商标使用风险时，第一时间向专责部门或牵头部门报告；（三）签署岗位合规承诺书，明确个人在商标使用中的法律责任。第三章专项管理重点内容与要求第九条商标申请使用管理商标申请应遵循“必要性、显著性、合法性”原则，优先保护核心业务商标，避免低质申请增加维护成本。禁止以“囤积商标”为目的的恶意申请，确保商标申请与实际经营需求匹配。第十条商标使用许可管理商标许可应签订书面协议，明确许可范围、期限、费用及权利义务，许可使用不得超出核准注册的类别或商品/服务项目。专责部门应审核许可协议的法律效力，防止因许可条款缺失引发纠纷。第十一条商标使用监控管理建立商标使用动态监控机制，定期排查闲置商标，对无商业价值的商标启动注销程序。同时监测市场侵权行为，对恶意抢注、近似商标使用等风险点建立预警清单。第十二条商标保护应急管理发现商标侵权时，应立即启动应急预案：①快速评估侵权程度；②收集证据材料；③与侵权方协商或向行政/司法机关投诉；④专责部门统一协调处置，防止多头应对。第十三条商标使用变更管理商标使用范围调整（如商品/服务类别增减、注册人变更等）需经审批，变更内容应与实际经营规模相适应。禁止将注册商标用于与指定商品/服务不相关的领域，避免法律风险。第十四条商标使用档案管理建立商标使用档案，包含注册证书、许可协议、宣传资料、监测记录等关键文件，档案管理责任到人，确保资料完整可追溯。第十五条涉外商标使用管理对于跨境电商等涉外业务，需根据目标市场法律要求调整商标使用策略，避免因文化差异或法律冲突引发侵权风险。专责部门应提供本地化合规建议。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制商标法修订或行业政策变化时，牵头部门应在X个月内组织评估，修订完善相关条款。制度修订需经领导小组审议通过，并同步更新培训材料。第十七条风险识别预警机制每季度开展商标使用风险排查，重点评估以下风险点：①商标闲置或使用强度不足；②许可协议条款漏洞；③侵权监测滞后。风险等级分为一般、重大，重大风险需上报领导小组决策。第十八条合规审查机制将商标使用合规审查嵌入业务流程：①新产品上市前需附商标合规证明；②广告宣传材料需经专责部门审核；③合同签订时需明确商标归属。实行“未经合规审查不得实施”原则。第十九条风险应对机制一般风险由业务部门自行整改，重大风险需成立专项处置组，明确责任分工。应急流程包括：①临时停止使用违规商标；②启动法律程序；③定期复盘处置效果。第二十条责任追究机制违反商标使用规定的行为按以下标准处罚：①轻微违规（如未及时更新商标标识）：通报批评；②一般违规（如擅自扩大许可范围）：绩效考核扣分；③重大违规（如商标侵权未及时处置）：纪律处分。第二十一条评估改进机制每年开展商标使用管理成效评估，指标包括：商标使用率、侵权案件发生率、制度执行覆盖率。评估结果作为制度优化的重要依据，持续完善管理流程。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障各级负责人需签署商标使用管理责任书，明确“一岗双责”要求，确保商标管理纳入绩效考核体系。第二十三条考核激励机制将商标使用合规情况纳入部门年度考核，优秀案例予以奖励，不合格部门取消评优资格。个人绩效考核与商标管理履职情况直接挂钩。第二十四条培训宣传机制分层级开展商标管理培训：管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范。每年不少于X次培训，确保全员掌握核心制度。第二十五条信息化支撑通过数字化系统实现商标使用全流程管理，包括：商标数据库、风险预警系统、合规审查平台，提升管理效率与风险响应速度。第二十六条文化建设编制《商标使用合规手册》，在办公区域张贴宣传海报，每年组织签署合规承诺书，营造“人人重商标、事事讲合规”的管理氛围。第二十七条报告制度风险事件每月汇总上报，年度管理情况需经领导小组审议后报公司决策层。报告内容应包含：风险事件、处置措施