公司财务制度报销制度

PAGE公司财务制度报销制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司的财务报销行为，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，加强财务管理，提高资金使用效益，保障公司正常运营。2.适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。3.基本原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。合理性原则：费用支出应符合公司业务需要，具有合理性，不得铺张浪费。合规性原则：报销行为必须严格遵守国家法律法规、财经纪律以及公司的相关规定。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销流程1.费用申请员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请单，详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等信息，并按照公司审批流程提交相关部门负责人审批。费用申请单应附相关的业务说明、合同协议、预算等资料，以便审批人全面了解费用情况。2.审批部门负责人收到员工的费用申请单后，应根据公司业务情况、预算安排等进行审核，判断费用的合理性和必要性，并签署审批意见。对于金额较大或涉及重要事项的费用申请，需经上级领导或公司管理层进一步审批。审批人应在规定时间内完成审批，不得无故拖延。如不同意申请，应明确说明理由。3.报销准备员工在费用发生后，应及时收集相关的报销凭证，包括发票、收据、清单、合同等。报销凭证应符合国家法律法规和税务部门的要求，具备以下要素：发票：必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票抬头、日期、金额、货物或服务名称、税率、税额等，且加盖发票专用章。收据：对于确实无法取得发票的情况，可使用财政部门监制的收据，但应注明原因，并经相关领导批准。清单：如购买多项物品或服务，应提供详细的清单，清单内容应与发票或收据一致，并加盖供应商公章。合同：涉及经济业务的报销，应提供相关合同协议，合同内容应明确双方的权利义务、费用标准、支付方式等。员工应将报销凭证按照费用申请单上的项目顺序整理粘贴，并在每张凭证上注明费用所属项目、日期、金额等信息，确保报销凭证清晰、完整、可查。4.报销提交员工将整理好的报销凭证及费用申请单一并提交至公司财务部门。财务部门应指定专人负责接收报销资料，并对报销凭证的完整性、合规性进行初步审核。如发现报销凭证不符合要求，财务人员应及时通知员工补充或更正相关资料。5.财务审核财务人员按照本制度及相关法律法规的规定，对报销凭证的真实性、合法性、合理性进行详细审核。审核内容包括：发票审核：检查发票的真伪、内容是否完整、与报销业务是否相符、是否在规定期限内取得等。费用合理性审核：判断费用是否符合公司业务实际需要，是否超出预算范围，是否存在不合理的支出。审批流程审核：核实费用申请是否经过了规定的审批流程，审批意见是否明确、合规。对于审核通过的报销申请，财务人员在报销凭证上加盖“审核通过”章，并按照公司财务核算要求进行账务处理。对于审核不通过的报销申请，财务人员应出具书面意见，说明原因，并将报销资料退回员工。6.报销支付经财务审核通过的报销申请，按照公司的资金支付流程进行支付。对于金额较小的报销，可采用现金支付或银行转账至员工个人银行账户的方式；对于金额较大的报销，一般采用银行转账支付。财务部门应在规定时间内完成报销支付工作，并及时记录报销情况，确保财务数据的准确性和完整性。三、费用报销标准及规定1.差旅费交通费用飞机票：员工因公务需要乘坐飞机的，应根据公司规定的级别标准选择相应舱位。乘坐经济舱的，凭有效机票报销；乘坐头等舱或商务舱的，需经公司领导特别批准，否则超出经济舱部分的费用自理。火车票：根据实际行程和票价报销，原则上应选择高铁二等座或动车二等座，如因特殊情况需要乘坐一等座或软卧的，需经上级领导批准。汽车票：按照实际发生金额报销，但应避免不必要的长途汽车出行，如可选择高铁或动车出行的，优先选择高铁或动车。市内交通费：员工在出差地市内因公务需要乘坐出租车、地铁、公交车等交通工具的，凭有效票据实报销。如乘坐出租车，应在发票上注明起止地点、事由等信息。住宿费用根据出差目的地的不同，分为不同的住宿标准级别。员工应按照相应级别标准选择住宿酒店，超出标准部分的费用自理。住宿费用应凭正规酒店发票报销，发票上应注明住宿日期、房费金额、酒店名称等信息。如因特殊情况未能取得发票，需提供其他有效证明材料，并经相关领导批准。餐饮补贴按照出差天数给予一定标准的餐饮补贴，补贴标准根据地区差异分为不同档次。餐饮补贴用于补贴员工在出差期间的餐饮费用支出，不再另行报销餐饮发票。员工应自行记录餐饮补贴的使用情况，如有剩余应上缴公司。2.业务招待费招待标准业务招待应遵循必要、合理、适度的原则，根据招待对象的级别、业务性质等确定招待标准。一般情况下，招待费用应控制在公司规定的预算范围内。对于重要客户或重大业务活动的招待，需提前制定招待方案，并经上级领导批准。报销要求业务招待费报销时，应提供详细的招待清单，包括招待时间、地点、人员、事由、费用明细等信息。招待费用应凭正规发票报销，发票内容应注明招待费字样及具体消费项目。如涉及赠送礼品，应提供礼品清单及签收证明。严禁以业务招待费名义进行变相的个人消费或违规支出。3.办公用品及设备购置购置审批各部门因工作需要购置办公用品及设备的，应提前填写购置申请单，注明购置物品的名称、规格、数量、预算金额等信息，并按照公司审批流程提交审批。对于金额较大的办公用品及设备购置，需经过公司管理层审批。报销规定办公用品及设备购置应凭正规发票报销，发票上应注明物品名称、数量、单价、金额等信息。如购置的物品较多，可附销售清单。购置的办公用品及设备应符合公司实际需求，不得随意购置与工作无关的物品。对于已购置的办公用品及设备，应妥善保管和使用，如有损坏或丢失应及时报告并说明原因。4.通讯费补贴标准根据员工的工作岗位和级别，制定不同的通讯费补贴标准。补贴标准分为固定补贴和根据实际发生费用按一定比例报销两种方式。员工可根据自身实际通讯费用支出情况，选择其中一种补贴方式，并在入职时向公司报备。一经选定，在一个自然年度内不得随意变更。报销要求选择固定补贴方式的员工，每月按照补贴标准领取通讯费补贴，不再另行报销通讯费用发票。选择按实际发生费用报销方式的员工，应凭正规通讯费发票报销，发票上应注明手机号码、费用所属期间等信息。报销金额不得超过补贴标准上限。5.培训学习费用培训申请员工参加外部培训学习，应提前填写培训申请单，注明培训课程名称、培训时间、培训地点、培训费用等信息，并按照公司审批流程提交相关部门负责人及上级领导审批。培训申请应说明培训对员工个人工作能力提升及公司业务发展的必要性，经批准后方可参加培训。报销规定培训学习费用应凭正规发票报销，发票上应注明培训内容、培训费用明细等信息。如培训涉及教材、证书等费用，应一并提供相应发票。对于公司内部组织的培训，相关费用由公司统一支付，员工不再另行报销。员工参加培训学习后，应将培训资料、学习心得等提交给公司相关部门备案，以便评估培训效果。四、报销凭证管理1.凭证收集员工应按照本制度规定及时收集报销凭证，并确保凭证的真实性、合法性和完整性。对于涉及多个部门或多个项目的费用支出，应分别收集相关凭证，并进行清晰标注。2.凭证整理员工应将收集到的报销凭证按照费用申请单上的项目顺序进行整理粘贴，确保凭证排列整齐、易于查看。每张凭证应注明费用所属项目、日期、金额等信息，对于金额较大或重要的凭证，可单独附上简要说明。3.凭证保管财务部门应指定专人负责保管报销凭证，建立完善的凭证保管制度，确保凭证的安全、完整。报销凭证应按照时间顺序、类别等进行分类存放，便于查询和核对。对于已报销的凭证，应加盖“已报销”章，并妥善保存一定期限，以备审计、税务等部门检查。五、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门应定期对财务报销制度的执行情况进行审计检查，重点审查报销凭证的真实性、合法性、合理性，审批流程的合规性，以及费用支出的效益性等。审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。2.财务监督财务部门应加强对报销业务的日常监督，严格按照本制度进行审核，对不符合规定的报销申请及时予以纠正。财务人员应定期对报销数据进行统计分析，及时发现异常情况，并向公司管理层报告。3.员工监督公司全体员工有权对财务报销行为进行监督，如发现违规报销行为，可向公司财务部门、审计部门或上级领导举报。对于举报属实的员工，公司将给予一定的奖励，并对违规报销人员进行严肃处理。六、违规处理1.对于违反本制度规定的报销行为，公司将视情节轻重给予相应的处理情节较轻的：如报销凭证填写不规范、审批手续不全等，责令相关人员限期改正，并给予警告处分。情节较重的：如虚报费用、伪造报销凭证、未经审批擅自报销等，除追回违规报销款项外，还将根据公司规定扣除相应绩效奖金，并给予记过、降职等处分。情节严重的：如