车队财务制度及报销流程

PAGE车队财务制度及报销流程一、总则1.目的本财务制度及报销流程旨在规范车队的财务管理，确保财务信息的准确、完整，合理控制费用支出，提高资金使用效率，保障车队各项工作的顺利开展。2.适用范围本制度适用于车队全体员工，包括驾驶员、管理人员等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关财务制度。真实性原则：财务数据真实、准确、完整地反映车队经济业务。合理性原则：费用支出应符合车队实际工作需要，具有合理性。审批原则：所有费用报销均需按规定流程进行审批，未经审批不得报销。二、财务岗位职责1.财务负责人职责全面负责车队财务管理工作，制定和完善财务制度及流程。组织编制车队年度预算、决算，并监督执行。审核车队各项财务收支，确保合规、合理。定期分析车队财务状况，为管理层提供决策支持。负责与外部财务机构沟通协调，处理财务相关事务。2.会计职责按照国家会计准则和车队财务制度进行会计核算。负责编制记账凭证、登记账簿、编制财务报表。审核原始凭证的真实性、合法性和完整性。协助财务负责人进行财务分析和预算编制。负责会计档案的整理、归档和保管。3.出纳职责办理现金收付和银行结算业务。负责保管库存现金、有价证券和空白支票。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结。定期盘点库存现金，确保账实相符。协助会计做好其他财务工作。三、预算管理1.预算编制每年末，车队应根据下一年度工作计划和业务需求，编制年度预算。预算内容包括车辆购置及维护费用、燃油费、保险费、人员薪酬、办公费等各项支出。各部门应根据实际工作情况，提出预算申请，经财务负责人审核后汇总编制车队年度预算。2.预算执行车队各部门应严格按照预算执行，控制费用支出。如因特殊情况需要调整预算，应提前提交书面申请，说明调整原因和金额，经财务负责人审核，报管理层批准后执行。3.预算监督与考核财务部门定期对预算执行情况进行监督检查，及时发现问题并提出改进措施。年末对各部门预算执行情况进行考核，将考核结果与部门绩效挂钩。四、收入管理1.收入来源车队收入主要包括运输业务收入、车辆租赁收入等。2.收入确认与核算运输业务收入应根据实际完成的运输任务数量和合同约定的单价进行确认。车辆租赁收入应按照租赁合同约定的租金金额和支付方式进行确认。会计人员应及时准确地记录收入，确保收入核算的真实性和完整性。3.收款管理对于运输业务收入和车辆租赁收入，应及时与客户签订合同，明确收款方式和时间。出纳人员负责收取款项，并开具收款凭证。财务部门应定期核对收款情况，确保款项及时足额入账。五、费用报销管理1.费用报销范围车辆购置及维护费用：包括车辆购置款、车辆购置税、保险费、维修保养费、零部件更换费等。燃油费：车辆运行过程中消耗的燃油费用。人员薪酬：驾驶员、管理人员等的工资、奖金、福利等。办公费：办公用品、水电费、通讯费等。差旅费：员工因工作需要出差的交通、住宿、餐饮等费用。业务招待费：因业务需要发生的招待客户的费用。其他费用：符合车队实际工作需要的其他合理费用。2.费用报销标准车辆购置及维护费用：按照相关规定和车队实际情况制定合理的标准，确保车辆性能良好，满足工作需求。燃油费：根据车辆型号和油耗标准，结合实际行驶里程进行核算。人员薪酬：按照公司薪酬制度执行。办公费：根据实际工作需要，合理控制办公用品采购数量和费用。差旅费：按照公司差旅费管理办法执行，明确不同地区的住宿、交通等费用标准。业务招待费：严格控制业务招待费支出，遵循必要、合理、适度的原则，不得超支。其他费用：根据实际情况制定相应的报销标准。3.费用报销流程报销人填写费用报销单，详细注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并附上相关原始凭证。部门负责人审核报销单，确认费用的真实性和合理性，签字批准。财务负责人审核报销单，重点审核费用是否符合报销标准、原始凭证是否齐全合规，签字批准。管理层根据审批权限进行审批，如金额较大或特殊情况需经更高层领导批准。报销人将经审批后的报销单提交给出纳，出纳审核无误后予以报销付款。六、固定资产管理1.固定资产购置车队因工作需要购置固定资产，应提前提交申请，说明购置原因、资产名称、规格型号、数量、预算金额等信息。经财务负责人审核，报管理层批准后，按照相关规定进行采购。2.固定资产入账固定资产购置后，财务部门应及时进行入账处理，按照固定资产的实际成本进行计价。固定资产入账时，应登记固定资产卡片，详细记录资产的基本信息、购置时间、使用部门等。3.固定资产折旧财务部门按照国家规定的折旧方法和折旧年限，对固定资产计提折旧。折旧费用计入相关成本费用科目。4.固定资产清查与处置定期对固定资产进行清查盘点，确保账实相符。对于闲置、报废的固定资产，应及时办理处置手续，按照规定进行评估和处理，处置收入计入相关科目。七、资金管理1.现金管理车队应严格遵守现金管理规定使用现金，控制现金库存限额。现金收付业务应及时登记日记账，做到日清月结。严禁白条抵库、坐支现金等违规行为。2.银行存款管理车队应按照规定开设银行账户，办理银行存款收付业务。出纳人员应定期核对银行账户余额，编制银行存款余额调节表，确保账实相符。加强银行账户安全管理，妥善保管银行账户密码、印鉴等。3.资金审批大额资金支出应提前提交资金使用计划，经财务负责人审核，报管理层批准。资金支付时，应严格按照审批流程进行，确保资金支付安全、合规。八、财务报表与财务分析1.财务报表编制财务部门应定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表应真实、准确、完整地反映车队的财务状况和经营成果。2.财务分析财务负责人定期对财务报表进行分析，撰写财务分析报告。财务分析内容包括车队财务状况、经营成果、预算执行情况、成本费用分析等。通过财务分析，为管理层提供决策依据，发现问题并提出改进建议。九、财务档案管理1.档案范围财务档案包括会计凭证（原始凭证、记账凭证）、会计账簿、财务报表、预算资料、合同协议、银行对账单、税务资料等。2.档案整理与归档会计人员应定期对财务档案进行整理，按照类别、时间顺序进行编号归档。财务档案应妥善保管，存放地点应安全、防火、防潮、防虫。3.档案查阅与借阅内部人员查阅财务档案，需经财务负责人批准，并登记查阅内容和时间。外部单位查阅财务档案，需持有单位介绍信，经财务负责