三单一函财务制度

PAGE三单一函财务制度一、总则（一）目的本财务制度旨在规范公司/组织的财务管理行为，确保财务信息的准确性、完整性和及时性，加强财务内部控制，防范财务风险，提高资金使用效益，保障公司/组织的稳健运营。（二）适用范围本制度适用于公司/组织及其所属各部门、各分支机构。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财经制度，确保公司/组织的财务活动合法合规。2.真实性原则：财务核算应当以实际发生的经济业务为依据，如实反映财务状况和经营成果。3.完整性原则：涵盖公司/组织财务活动的全过程，包括预算管理、收入管理、支出管理、资产管理、负债管理等各个方面。4.准确性原则：财务数据的记录、计算和报告应当准确无误，避免出现差错和虚假信息。5.及时性原则：及时收集、整理、分析和报告财务信息，为公司/组织的决策提供及时有效的支持。6.内部控制原则：建立健全内部控制制度，加强对财务活动的监督和管理，防范财务风险。二、三单一函概述（一）定义“三单一函”是指发票、合同、订单和付款函，是公司/组织财务管理中的重要凭证和依据。（二）作用1.发票是证明经济业务发生的法定凭证，是财务核算的原始依据。2.合同是明确双方权利义务的协议，是保障公司/组织合法权益的重要文件。3.订单是公司/组织与客户之间的交易约定，是安排生产、采购等活动的依据。4.付款函是公司/组织支付款项的书面通知，是控制资金流出的重要手段。（三）相互关系发票、合同、订单和付款函之间相互关联、相互制约。合同是订单的基础，订单是生产、采购等活动的依据，发票是确认收入和成本的凭证，付款函是支付款项的依据。它们共同构成了公司/组织财务管理的重要链条。三、发票管理（一）发票的开具1.销售部门在签订合同或收到订单后，应及时通知财务部门开具发票。2.财务部门根据合同或订单的约定，按照税务法规的要求，准确开具发票。发票开具应注明购货单位名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息，确保发票内容真实、准确、完整。3.发票开具后，应及时交付给购货单位，并做好签收记录。（二）发票的取得1.采购部门在采购货物或接受服务时，应要求供应商开具合法有效的发票。2.取得的发票应符合以下要求：发票内容应与实际交易相符，包括货物或服务的名称、规格、数量、金额等；发票应加盖发票专用章；发票的开具日期应在规定的期限内。3.采购部门应及时将取得的发票传递给财务部门进行审核和入账。（三）发票的审核1.财务部门应建立发票审核制度，对收到的发票进行严格审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性等。2.审核发票的真实性，主要检查发票是否为税务机关统一监制的发票，发票号码是否连续，发票上的印章是否清晰等。3.审核发票的合法性，主要检查发票的开具是否符合税务法规的要求，发票的内容是否与实际交易相符等。（四）发票的保管1.财务部门应设立专门的发票保管岗位，负责发票的保管工作。2.发票应按照类别、号码顺序进行存放，确保发票的安全和完整。3.已开具的发票存根联和发票登记簿应按照税务法规的要求保存一定期限，期满后报经税务机关查验后销毁。四、合同管理（一）合同的签订1.业务部门在开展业务活动前，应与对方签订合同。合同应明确双方的权利义务、交易内容、交易价格、付款方式、交货时间等条款。2.合同签订前，业务部门应进行合同评审，确保合同条款符合公司/组织的利益和法律法规的要求。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本传递给财务部门备案。（二）合同的执行1.业务部门应按照合同约定履行义务，确保合同的顺利执行。2.财务部门应根据合同约定，及时跟踪款项的收付情况，确保资金的安全和及时回笼。3.合同执行过程中如发生变更或纠纷，业务部门应及时通知财务部门，并共同协商解决方案。（三）合同的结算1.合同执行完毕后，业务部门应及时办理结算手续。结算时应提供合同、发票、验收报告等相关资料。2.财务部门应根据合同约定和相关资料，对结算金额进行审核，确保结算金额准确无误。3.结算完成后，财务部门应及时进行账务处理，确保财务信息的准确反映。（四）合同的归档1.合同执行完毕后，业务部门应将合同原件及相关资料整理归档，妥善保管。2.合同归档应按照类别、时间顺序进行存放，便于查阅和管理。3.合同保管期限应按照公司/组织的规定执行，期满后报经批准后销毁。五、订单管理（一）订单的下达1.销售部门根据客户需求和市场情况，下达订单。订单应明确产品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间等条款。2.订单下达前，销售部门应进行订单评审，确保订单条款符合公司/组织的利益和生产、采购等部门的实际情况。3.订单下达后，销售部门应及时将订单副本传递给生产、采购等相关部门。（二）订单的执行1.生产部门根据订单要求，组织生产。生产过程中应严格按照订单要求控制产品质量和生产进度。2.采购部门根据订单要求，及时采购原材料和零部件。采购过程中应严格按照订单要求控制采购成本和采购进度。3.订单执行过程中如发生变更或问题，相关部门应及时通知销售部门，并共同协商解决方案。（三）订单的跟踪1.销售部门应建立订单跟踪制度，及时跟踪订单的执行情况。2.订单跟踪内容包括生产进度、采购进度、交货时间等。销售部门应及时向客户反馈订单执行情况，确保客户满意度。3.订单执行完毕后，销售部门应及时办理订单结算手续。结算时应提供订单、发票、验收报告等相关资料。（四）订单的归档1.订单执行完毕后，销售部门应将订单原件及相关资料整理归档，妥善保管。2.订单归档应按照类别、时间顺序进行存放，便于查阅和管理。3.订单保管期限应按照公司/组织的规定执行，期满后报经批准后销毁。六、付款函管理（一）付款函的开具1.财务部门根据合同或订单约定，在付款前开具付款函。付款函应明确付款金额、付款方式、付款时间等条款。2.付款函开具后，应及时传递给相关部门进行审核和审批。3.付款函审核通过后，财务部门应按照付款函的要求及时安排资金支付。（二）付款函的审核1.相关部门应建立付款函审核制度，对付款函进行严格审核。审核内容包括付款金额是否准确、付款方式是否符合合同约定、付款时间是否合理等。2.审核付款函的真实性，主要检查付款函是否为财务部门开具，付款函上的印章是否清晰等。3.审核付款函的合法性，主要检查付款函的开具是否符合公司/组织的财务制度和相关法律法规的要求。（三）付款函的审批1.付款函审核通过后，应按照公司/组织的审批流程进行审批。审批人应根据合同或订单约定，对付款金额、付款方式、付款时间等进行审批。2.审批人应在付款函上签署审批意见，并注明审批日期。3.付款函未经审批或审批不通过的，财务部门不得安排资金支付。（四）付款函的保管1.财务部门应设立专门的付款函保管岗位，负责付款函的保管工作。2.付款函应按照类别、号码顺序进行存放，确保付款函的安全和完整。3.已支付的付款函存根联和付款登记簿应按照公司/组织的规定保存一定期限，期满后报经批准后销毁。七、财务核算与报告（一）财务核算1.财务部门应按照国家统一的会计制度和公司/组织的财务制度，进行财务核算。2.财务核算应准确记录公司/组织的经济业务，包括资产、负债、所有者权益、收入、成本、费用等。3.财务核算应及时编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表应真实、准确、完整地反映公司/组织的财务状况和经营成果。（二）财务报告1.财务部门应定期编制财务报告，向公司/组织管理层和相关部门提供财务信息。2.财务报告应包括财务报表、财务分析报告、财务预算执行情况报告等。财务分析报告应分析公司/组织的财务状况、经营成果和现金流量情况，提出存在的问题和建议。3.财务报告应按照规定的时间和格式报送，确保财务信息的及时传递和有效利用。八、财务监督与检查（一）内部审计1.公司/组织应设立内部审计部门，定期对财务活动进行审计。2.内部审计部门应制定审计计划，明确审计范围、审计内容、审计方法等。3.内部审计部门应按照审计计划进行审计工作，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）财务检查1.财务部门应定期对公司/组织的财务活动进行检查。2.财务检查应包括财务制度执行情况、财务核算准确性、资金使用效益等方面。3.财务检查应及时发现问题，并提出整改措施，确保公司/组织的财务活动合法合规、规范有序。（三）外部审计1.公司/组织应按照法律法规的要求，定期聘请外部审计机构对财务报表进行审计。2.外部审计机构应按照审计准则进行审计工作，出具审计报告。审计